Assistant-e administratif-ve et d’accueil

Hauts-de-Seine Initiative

  • Long term
  • Nanterre, France
  • Between 15 and 50 persons
Social mission

Hauts-de-Seine Initiative est une association loi 1901 à but non lucratif qui a pour vocation d’accompagner et de financer les initiatives créatrices d'emploi sur le département des Hauts-de-Seine.

Job description

L’assistant-e administratif-ve et d’accueil aura les 3 principales missions suivantes :

1. Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs externes

2. Mise en oeuvre des procédures de décaissement et de recouvrement des financements destinées aux créateurs

3. Gestion administrative liée au fonctionnement de l’association.


Mission 1 : Accueil des interlocuteurs externes

• Réceptionner et gérer les appels téléphoniques et l’accueil physique dans les locaux de l’association : prise de messages, mise en relation, premier relai d’information

• Renseigner, orienter de façon pertinente et expliquer les différentes démarches à effectuer

• Assurer la mise en relation avec le-la Chargé-e de mission concerné

• Accueillir les créateurs pour les décaissements si nécessaire

• Traiter les e-mails et courriers entrants et sortants

• Veiller à la bonne installation des salles et du matériel en amont des temps d’animation et de réunion.


Mission 2 : Mise en oeuvre des procédures de décaissement et de recouvrement des financements destinés aux créateurs

• Préparer les dossiers de décaissement par voie dématérialisée : vérifier la conformité des pièces exigées et établir tous les documents nécessaires au déblocage des prêts.

• Constituer, transmettre et suivre les dossiers à décaisser relatifs aux prêts BPI et ceux relatifs à la mise en place des garanties France Active

• Faire la saisie consécutive au décaissement dans les bases de données

• Déclarer les prêts et tout autre évènement, préparer les dossiers de déclaration en défaut de paiement et de mise en jeu de la garantie

• Assister la hiérarchie dans les actions de contentieux avec les bénéficiaires de prêts et les cabinets de recouvrement : relances téléphoniques et écrites, prise de rendez-vous, préparation des dossiers pour le service recouvrement, appui au suivi comptable, etc. .


Mission 3 : Gestion administrative liée au fonctionnement de l’association

• Rédiger des courriers de décision suite aux comités d’engagement de prêts d’honneur

• Suivre les différents documents administratifs, les classer et les archiver

• Etre en appui « back office » à la direction et à l’équipe dans l’organisation des animations et temps forts de l’association : Conseil d’Administration, Assemblée Générale, autres événements

• Être en appui à la direction sur du suivi administratif et logistique et en cas d’audit

• Gérer la vie des locaux dont le courrier, les fournitures de bureau et le petit équipement courant.

La présente offre de poste pourra être amenée à évoluer selon les besoins de l’association.


Formation

Formation de niveau bac - bac+2 en assistance de gestion, assistance de direction, secrétariat (BTS, DUT…)

Connaissances (savoirs)

• Outils bureautiques (Excel, Word…),

• Connaissance des systèmes d’information et de gestion / base de données est un plus.

Capacités (savoir-faire opérationnels contextualisés)

Être capable de :

• Acquérir des connaissances administratives et les implémenter

• Avoir le sens de l’organisation, de la méthode et de la rigueur

• Savoir hiérarchiser les priorités

• Présenter HDSI, ses actions et son projet associatif.

Qualités humaines (savoir-faire relationnels)

• Avoir le goût du travail en équipe, en réseau en partageant des tâches avec d'autres unités

• Avoir le sens du contact

• Etre dynamique, disponible et accueillant-e

• Faire preuve de réactivité, être capable de gérer plusieurs tâches à la fois

• Gérer les priorités.

Avoir un intérêt pour le secteur associatif et les dispositifs d’aide à la création d’entreprise est un plus.


Type de contrat : CDI

Rémunération : 22 à 24 K€ bruts mensuels selon profil

Horaires : 35 heures hebdomadaires ou 39 heures avec JRTT

Lieu : Bureau de Nanterre, déplacements à l’extérieur occasionnels

Autres indemnités : Prise en charge de 50% des titres restaurants

Date de début souhaitée : Dès que possible

How to apply?
Documents à envoyer : CV + Lettre de Motivation avant le 31/01/2020 Email : accueil@hdsi.asso.fr / Tél. 01 49 67 00 49
More informations
  • 123 Rue Salvador Allende, 92000 Nanterre, France
  • Website
  • NGO
  • Posted on 01-20-2021
Take time to define THE meaningful jobs that would really suit you!
Professions associated with the job
  • Projects support > Autres