Entrepreneurship in the territories: is it the right time?
L’agence recrute, dans ses locaux Lyon 6ème, son Office Manager polyvalent.
Rattaché à la Direction Générale et en particulier de l’associée Directrice Administrative et Financière, ce poste polyvalent recouvre trois grands types de mission :
1- Vie de l’agence et services généraux
L’OM contribuera à faciliter le travail des équipes projet en coordonnant la gestion des moyens, équipements et services nécessaires :
- S’assurer du bon fonctionnement et de la coordination des postes de travail
- Gestion des fournisseurs et prestataires : informatique, téléphonie, imprimantes, consommables…
- Gestion des abonnements (presse et logiciels)
- Supervision du prestataire de nettoyage et petit entretien des locaux
- Organisation des moment festifs de l’agence
- Mise en place de la séance hebdomadaire du planning d’agence …
2- Gestion contractuelle et financière des contrats
- Tenue du tableau de bord des différents contrats (une cinquantaine d’affaires actives) :
- Saisie des contrats, ordres de service, plannings prévisionnels, partenaires co-traitants, sous-traitants, avenants, prestataires (graphistes, photographe…)
- Participation au montage et suivi de la facturation en lien avec l’associée Directrice Administrative et Financière, les chefs de projet et les maîtres d’ouvrage. Saisie sur Chorus et lettrages
- Tenue de points périodiques d’avancement des affaires avec les chefs de projet
- Suivi des paiements et relances
Cette gestion contractuelle et financière sera centralisée sur une application en cours de développement pour Ilex. L’Office Manager sera pleinement impliqué dans la mise en route de cet outil, en lien avec le prestataire et la Direction. Il sera le garant de la bonne utilisation de son application par l’ensemble des salariés et en assurera les extractions mensuelles de suivi.
3- Gestion des appels d’offre publics :
- Assistance à la veille journalière des appels d’offres sur les plateformes spécialisées
- Montage des dossiers d’appels d’offre, candidatures et offres, en lien avec les chefs de projet
- Coordination des réponses avec les partenaires co-traitants et sous-traitants
- Mise à jour permanente des pièces administratives,
Type de contrat : CDD / CDI et salaire à discuter selon expérience.
Contact : Envoyez votre candidature par mail, avec en objet le préfixe [JOB_OfficeManager], aux deux adresses suivantes : Cliquez sur candidater pour accéder aux informations. et Cliquez sur candidater pour accéder aux informations.
