Office manager in a committed association - Pantin

Long term
Pantin, France
Partial remote possible
32000 - 38000€ (Annual)
2 yrs of exp.
Posted on 09-08-2022

Ekopolis

Encourager le développement durable dans les champs de l’aménagement et de la construction en favorisant la montée en compétences des professionnels.

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L’association Ekopolis, pôle de ressources francilien pour la construction et l’aménagement durables connaît un fort développement. Nous recherchons aujourd’hui notre Office manager pour apporter à l’équipe le soutien essentiel dont nous avons besoin pour fonctionner efficacement.

L’Office manager occupe un poste pivot et stratégique au sein de l’association. Travaillant en étroite collaboration avec la direction, vous êtes garant.e de la bonne tenue administrative et comptable de l’association, ainsi que de la bonne gestion des services généraux. Vous assurez également un lien fort avec l’ensemble de l’équipe et gérez la relation administrative avec nos adhérents et partenaires.

L’association compte actuellement 18 salariés pour un budget annuel d’1M€, dont 50% de subventions. La saisie comptable et la gestion de la paye sont externalisées.

Missions et activités principales

Gestion financière et comptable

· Gérer les factures clients et les relances paiements

· Préparer les pièces comptables pour notre cabinet comptable et en assurer l’imputation analytique

· Gérer les paiements, assurer le suivi de la trésorerie et les demandes de versement de subventions

Gestion sociale

· Assurer la communication interne auprès des salariés pour toutes les questions administratives et d’organisation

· Collecter et contrôler les éléments nécessaires au cabinet comptable pour l’établissement des payes

· Piloter les projets RH, en lien avec la direction : charte télétravail, mise en place du forfait mobilités durables, du forfait jours, du règlement intérieur…

Gestion administrative & services généraux

· Assurer le bon fonctionnement des services généraux (locaux et équipements, fournitures, matériel, congés, tickets restaurant, recrutement…)

· Gérer la relation administrative avec les adhérents et les partenaires liés à la démarche BDF

· Élaborer le volet administratif des conventions de subventions et contrats partenaires.

· Contribuer à l’organisation des réunions statutaires de l’association

· Assurer le secrétariat de direction (gestion de RV, courriers, déplacements)

Profile

Titulaire d’un BTS assistant manager ou gestion PME, vous disposez d’une première expérience dans le secteur associatif ou un environnement PME/PMI .

· Autonome, vous savez faire preuve d’agilité et prioriser vos actions.

· Vous aimez travailler en équipe et êtes reconnu.e pour votre aisance relationnelle et votre sens de la communication, tout en sachant faire preuve de discrétion quand vous traitez des données confidentielles ou sensibles.

· Vous êtes rigoureux.se et aimez manipuler les chiffres.

· Vous maitrisez parfaitement la langue française, à l’écrit comme à l’oral.

· Enfin, vous vous sentez concerné.e par les enjeux environnementaux et souhaitez contribuer activement à un projet de grande envergure, favorisant le développement durable dans le secteur de l’aménagement et de la construction.

Ce poste vous offre l’opportunité de donner du sens à votre quotidien, tout en évoluant dans une structure bienveillante, qui propose de belles perspectives d’évolution.

> Apprécié

· Connaissance du secteur bâtiment, aménagement et/ou développement durable

· Engagement au sein de la société civile

· Maitrise de l’anglais