Entrepreneurship in the territories: is it the right time?
1. Contexte
Le Planning familial est un mouvement féministe d'éducation populaire qui milite depuis 70 ans pour l'égalité femmes/hommes et contre toutes les discriminations de genre. Le Planning revendique la possibilité pour chaque personne de vivre une sexualité épanouie, à l'abri des grossesses non prévues et des infections sexuellement transmissibles. Le Planning défend le droit à l'éducation à la sexualité, à la contraception, à l'avortement, et lutte contre les violences et les discriminations liées au genre et à l'orientation sexuelle. Il agit pour le changement des lois, des pratiques et des comportements. Il accueille, conseille et accompagne sur tout le territoire toutes les personnes qui en ont besoin et ce sans condition.
Organisé en confédération, le mouvement du Planning familial est composé d’une structure nationale, de fédérations régionales et de 82 associations départementales régies par la loi de 1901. Membre français de la Fédération internationale du Planning familial, le mouvement agit au niveau local, national et international.
Dans le cadre d'un remplacement, nous recherchons un·e assistant·e de gestion.
2. Le poste
Au sein de l’équipe confédérale du Planning familial et sous la responsabilité de la co-directrice responsable du service Finances, Ressources et Gestion Associative (FRGA), l’assistant·e de gestion contribue à la bonne gestion administrative et financière de l'organisation.
3. Activités du poste
Contribuer à la gestion administrative :
Suivi administratif du mouvement
- Assurer le suivi des documents statutaires des Associations Départementales et des Fédérations Régionales;
- Vérifier la conformité des comptes annuels et rapports d’activités avec les besoins confédéraux;
- Organiser la collecte : envoi des appels, relances, réception, archivage physique et numérique;
- Préparer et imprimer les dossiers nécessaires au calcul des cotisations.
Gestion administrative du Fonds de Solidarité:
- Envoyer l’appel à demandes de Fonds de Solidarité au mouvement;
- Réceptionner les dossiers transmis par les structures;
- Vérifier la complétude et la conformité des pièces fournies;
- Analyser les demandes selon les critères établis;
- Mettre à jour le tableau analytique de suivi pour la commission finance;
- Préparer la synthèse des dossiers pour faciliter l’examen et les décisions.
Gestion administrative des contrats, assurances et agréments :
- Assurer le suivi et l’archivage des conventions et contrats (papier et numérique);
- Gérer le volet administratif complet des dossiers d’agrément : préparation, collecte et vérification des pièces, mise en forme, envoi aux autorités compétentes et suivi des retours (prochain renouvellement prévu en 2027);
- Assurer le suivi administratif des assurances : contrats, renouvellements, attestations,
- demandes d’informations, échanges avec les assureurs;
- Rédiger et envoyer les courriers et documents administratifs;
- Gérer les envois postaux et le classement des pièces.
Gestion administrative du matériel et du prestataire informatique:
- Gérer les commandes et le suivi du matériel et petits équipements informatiques;
- Assurer le lien administratif avec le prestataire informatique pour le suivi des interventions et demandes techniques;
- Suivre les prestataires intervenant sur le matériel ou les équipements (hors fournitures de bureau et hors entretien des locaux).
- Mise à jour des procédures internes:
- Mettre à jour le cahier des procédures administratives et financières de la confédération;
- Mettre à jour les formulaires de remboursement confédéraux.
Communication interne du service:
- Gérer les diffusions d’information via Mailchimp (ou outil équivalent);
- Tenir à jour les listes de diffusion du mouvement en lien avec le service.
- Support administratif ponctuel:
- Tenir ponctuellement le standard (1 à 2 jours par mois);
- En cas d’absence du secrétariat : assurer la tenue du standard, appuyer l’organisation des déplacements, réservations et envois Mailchimp.
Contribuer à la gestion financière :
Suivi des factures et remboursements:
- Traiter les factures fournisseurs et les demandes de remboursement : réception, contrôle, validation, relances si nécessaire et suivi des paiements;
- Mettre à jour les tableaux de suivi des facturations et paiements;
- Assurer le classement complet, rigoureux et à jour des pièces comptables : factures fournisseurs, demandes de remboursement, justificatifs, documents bancaires et documents associés (papier et numérique);
- Assurer le suivi des demandes de remboursement de la présidence;
- Suivre les contrats et relations avec les fournisseurs et les prestataires.
Dématérialisation des factures:
Participer à la mise en œuvre du projet de dématérialisation :
- Élaboration du cahier des charges avec les référent·es internes;
- Suivi de la relation avec le prestataire;
- Accompagnement du réseau pour la prise en main de l’outil.
- Assurer ensuite le suivi et l’application du processus de dématérialisation.
Relation clients et facturation:
- Assurer la facturation : émission, envoi, suivi des paiements;
- Gérer les relances clients et les demandes liées aux factures;
- Mettre à jour les tableaux de suivi et garantir la conformité des informations;
- Assurer le classement rigoureux, organisé et à jour de toutes les pièces comptables liées à la facturation clients (papier et numérique).
