Emergency Department Program Manager (M/F) - Permanent contract - Paris

💡 SSE organization
Long-term contract
Localisation Paris, France
Emergency aid
Occasional remote authorized
34520.21 - 39745.85€ (Annual)
3 yrs of exp.
Posted on 11-20-2023
Start : January 2024

CARE France

CARE est une ONG de Solidarité Internationale, ayant pour but de lutter contre la pauvreté et les inégalités avec un impact durable.

💡 SSE organization

This structure is based on a principle of solidarity and social utility: its management is democratic and participative, and its profit-making potential is limited. It may be an association, cooperative, foundation, mutual or ESUS company.

More information
  • Website
  • Nonprofit organization
  • Between 50 and 250 employees
  • Emergency aid
Impact study
CARE France did not yet communicate its impact measurement.
Labels and certifications
This structure did not communicate to us the labels or certifications that it was able to obtain.
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Présentation de CARE France

Fondé en 1945, CARE est l’un des plus grands réseaux humanitaires mondiaux, apolitique et non confessionnel. Notre mission est de lutter contre l’extrême pauvreté. CARE met en place des projets d’urgence et de développement dans des domaines complémentaires les uns des autres : éducation, sécurité alimentaire, santé eau potable, développement d’activités génératrices de revenus en impliquant les communautés et en collaborant avec des partenaires locaux. CARE défend les droits des femmes et soutient leur autonomisation. En 2023, CARE International était présent dans 109 pays.

Grâce à ses 85 salarié.e.s et 67M€ de budget, CARE France apporte à ses partenaires sur le terrain : expertise technique, financements, contrôle de gestion, ressources humaines si nécessaire, ainsi que des relais en termes de plaidoyer.

Au sein de la confédération, CARE France a été désigné comme membre référent pour le Cameroun, le Liban et Madagascar. Pour en savoir plus sur CARE : www.carefrance.org

Descriptif du poste

Objectif général du poste

Ce poste est, au sein de l’équipe programmes, sous la responsabilité hiérarchique du responsable du pôle Urgences.

Ce poste a pour mission de soutenir la mise en œuvre et le développement du portefeuille programmatique de CARE France dans sa zone / thématique d’intervention et d’appuyer le suivi financier des projets portés par le pôle (30% du temps).

Il /Elle développera les relations avec les représentants de CARE, ses partenaires et les bailleurs de fonds institutionnels.

Il /Elle apportera expertise et conseils en matière programmatique et contractuelle aux bureaux pays par :

- Un suivi de qualité de la mise en œuvre des projets par les bureaux pays

- Le maintien d’une relation qualitative avec les bailleurs de fonds.

Mission et activités principales :

Fonction 1 : Prospecter et soutenir le développement des projets portés par CARE France comme signataire de contrats (rôle CARE Member Partner)

Ø Connaître et appréhender les stratégies et priorités des principaux bailleurs institutionnels pertinents pour le périmètre géographique / thématique, assurer une veille sur les appels à projet et les partager avec les bureaux pays, animer les réponses aux appels à proposition quand pertinent et mettre en œuvre une stratégie de démarchage pour l’obtention de financements en gré à gré (CDCS, AAP),

Ø Animer les réponses aux appels à proposition quand pertinent et soutenir les bureaux pays dans le développement de propositions de qualité. Suivre les différents marqueurs dans les propositions et en conséquence proposer les améliorations nécessaires

Ø Garantir une veille stratégique sur le pays / zone d’intervention et supporter les actions liées aux objectifs clés (stratégie programmatique et géographies priorisées, communication, plaidoyer, …) ;

Ø Collaborer avec l’équipe partenariat pour obtenir et développer de nouveaux financements (entreprises, fondations), et l’obtention de cofinancements ;

Ø Participer ou animer les mécanismes de coordination et de support aux bureaux pays dans le cadre de la coordination des membres CARE européens et tout autre mécanisme de coordination CARE global

Fonction 2 : Gérer des programmes / projets portés par CARE France et veiller à leur bonne mise en œuvre programmatique et à la maximisation de l’impact pour les participants

Ø Accompagner le démarrage des projets conformément aux process internes (workflow) : conventions, IPIA, alerte sur les points sensibles de procédures bailleurs telles que nouvelles dispositions contractuelles, plans de passation des marchés, soutien technique, évaluation, RH, accompagnement et mise en place de systèmes de monitoring et évaluation, négociations avec les bailleurs & partenaires (le cas échéant), signatures des contrats avec les bailleurs, participation à la création de documents de projets, communication interne ;

Ø Entretenir une relation de qualité avec le(s) bailleur(s) des projets en s’assurant qu’ils soient régulièrement informés des avancées et difficultés des projets (répondre dans les temps à leurs questions, notifier informellement et formellement des évènements majeurs ; négocier les avenants à temps, demandes du bailleurs, gérer les demandes vers le bailleur (no cost extension, modification de projet, demande de dérogation, etc.); En particulier, s’assurer de la qualité des visites des bailleurs sur le terrain avec les COs concernés et coordonner au niveau du siège ;

Ø Visiter les projets aux étapes clés mise en œuvre pour s’assurer de la qualité de mise en œuvre et pouvoir remonter des informations complètes et pertinentes aux bailleurs et accompagner la montée en compétences des intervenants des bureaux pays ;

Ø Lorsque nécessaire, former les intervenants des projets gérés dans les bureaux pays à assurer la qualité du suivi programmatique et contractuel des projets : respect des objectifs, indicateurs, échéances, procédures, points sensibles… Soutenir les CO dans la mise en œuvre d’une culture de compliance spécifique aux bailleurs français et européens en lien avec le service audit et l’unité CI à Bruxelles

Ø Assurer une veille géopolitique sur les CO de sa zone géographique. Comprendre et anticiper le contexte sécuritaire et les risques des projets ;

Ø Enrichir et mettre à jour les outils de reporting internes concernant sa zone d’intervention à chaque phase clé des projets ; En particulier respecter les étapes et outils interne de suivi du cycle du projet (« workflow ») ;

Partager les informations pertinentes sur ses pays et projets avec le reste de l’association (à la signature de contrats, à la suite de missions terrain ou à des événements majeurs), en particulier avec la communication ;

Ø Réviser les rapports narratifs et financiers (amélioration et correction sur la forme et le fond, veiller au respect des délais, des guidelines, des informations obligatoires à fournir)

Ø S’assurer de la réalisation des évaluations dans les temps, et selon les Termes de Référence prévus et du suivi des recommandations

Ø Gérer la communication / visibilité et plaidoyer en fonction du projet : plan de communication (dans le respect des règles bailleurs le cas échéant), relation media, représentation

Fonction 3 : Encadrer la gestion des aspects administratifs et financiers des programmes / projets portés par CARE France en collaboration avec la Direction administration et finances et le / la Responsable du contrôle de gestion

Ø S’assurer du respect des étapes et outils internes de suivi administratif et financier du cycle du projet (« workflow ») qui précise les périmètres respectifs entre Programmes et Finances ;

Ø Pour les projets dont CARE France est tête de file, gérer la relation de consortium (admin, légal, finances.)

Ø Suivre la gestion des mouvements de trésorerie (envoi et suivi des fonds vers le terrain ou partenaires…).

Ø Contrôler et suivre la bonne mise en œuvre des plans d’achats (en conformité avec les règles CARE et bailleurs) en fonction des process internes, piloter les dérogations aux règles des bailleurs ;

Ø Assurer la négociation des contrats signés avec les bailleurs ou supporter les COs dans ces négociations (budgets et conditions) ;

Ø Obtenir l’intégralité des ICR des projets tout en s’efforçant d’obtenir une couverture optimale des cofinancements

Fonction 4 : Contribuer à la capitalisation des connaissances et des expériences et à l’amélioration continue des travaux de l’équipe programmes

Ø Nourrir la réflexion sur la stratégie Programmes de CARE France et participer activement aux ateliers stratégiques CARE France ;

Ø Nourrir la réflexion sur la stratégie du Pôle Urgences (Orientations stratégiques, plan d’action pôle -PAO) ;

Ø Participer dans la mesure du possible aux ateliers de planification stratégique des Cos / bureaux régionaux ;

Ø Développer ses connaissances et celles de l’association en matière de projets, et bonnes pratiques, en particulier sur sa zone d’intervention géographique ;

Ø Participer activement, quand pertinent, aux ateliers et conférences concernant sa thématique ou sa zone géographique ;

Ø Collaborer avec les équipes marketing, communication et partenariats pour des réunions ou campagnes d’information (mailings, communiqués de presse, réunions grands donateurs et partenaires privés, recruteurs de rue) ;

Fonction 5 : Apporter un appui financier transversal au Pôle Urgences

Ø Appuyer le Responsable de Pôle et le/la Responsable de programmes pour la révision et le dépôt de rapports financiers complexes

Ø Appuyer, sur sollicitation, le Responsable de Pôle et le/la Responsable de programmes pour la révision et le dépôt de budget dans le cadre de propositions de projets

Ø Fournir un appui transversal sur le volet financier (formation, amélioration des outils, revue technique) dans le cadre de la préparation des dépôts HIP annuels

Ø Réaliser une veille active sur les procédures financières des bailleurs institutionnels

Ø Gérer administrativement les contrats « pool fund » propres à CARE international dans le cadre des Urgences

Ø Appuyer les membres du pôle sur les IPIA

Ø Appuyer les membres du pôle sur la réalisation des soldes de tout compte des projets

Profile

Formation et expérience :

2-3 années d’expérience dans une fonction équivalente en ONG internationale.

Compétences requises :

· Bonne qualité rédactionnelle

· Connaissance des principaux bailleurs institutionnels du Pôle Urgences et de leurs procédures (ECHO/CDCS)

· Connaissance du cycle de projets et maîtrise des attendus aux différentes étapes

· Capacité à s’approprier et à appliquer les règles CARE concernant la mise en œuvre des programmes

· Expertise technique en fonction du poste

· Capacité de négociation

· Maîtrise du Pack Office

· Intérêt pour les problématiques et le fonctionnement du secteur humanitaire

· Rigueur et appétence pour le suivi administratif et financier de projet et gestion de contrats

· Bonnes capacités de communication et de représentation, à appliquer notamment dans les relations avec les interlocuteurs dans les bureaux pays et chez les bailleurs de fonds

· Goût pour le travail en équipe et la collaboration, capacité d’influence

· Bon relationnel

Langues :

Maîtrise de l’anglais obligatoire

L’espagnol serait un atout