Administrative Assistant in the SSE (M/F) - Paris

short term contract
Part time
Paris, France
Learning
No remote
11.07€ (Hourly)
1 yrs of exp.
Posted on 09-15-2022
Start : septembre 2022
> End : juillet 2023

Association COLOMBBUS

L'association Colombbus lutte contre la fracture du numérique, l'illectronisme et pour la remobilisation professionnelle par le numérique.

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  • Website
  • NGO
  • Between 50 and 250 employees
  • Learning
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Mission :

Dans le cadre d’un des nouveaux dispositifs mis en place par l’équipe du Pôle Médiation Numérique de l’association Colombbus; vous prendrez en charge le suivi administratif de ce nouveau projet. Vous travaillerez en collaboration avec l’ensemble de l’équipe des médiateurs numériques du pôle, sous la responsabilité de la coordinatrice du pôle. Ce projet a pour vocation d’accompagner et soutenir un public en fracture numérique.

Vous trouverez ci-dessous une liste détaillée de vos tâches et missions que vous serez susceptible de réaliser au sein du pôle Médiation Numérique et les conditions de travail liées au poste :

Gestion Administratif:

  • Lister toutes les pièces administratives nécessaires à l’accès au dispositif et du contrôle du projet
  • Scanner toutes les pièces, vérifier la qualité du rendu et les classer dans les dossiers du projet (feuilles d’émargement, compte-rendu de réunions, factures, ….) dans le respect du RGPD
  • Assurer le suivi administratif général des dossiers dématérialisés dans l'outil de gestion dédié : intégration de pièces administratives
  • Relancer les interlocuteurs en cas d’absence de pièces justificatives
  • Mettre en place et mettre à jour des tableaux de suivi de l’activité (taux de présence, nombre de certifications, …)
  • Déclencher les paiements, le cas échéant, sous le contrôle de la coordinatrice du Pôle
  • Organiser les réunions (suivi des agendas, réservation de salles, prise de rendez-vous) auprès des différentes parties prenantes (partenaires financiers, bénéficiaires, médiateurs numériques, fournisseurs, partenaires, …)
  • Piloter l’ensemble des tâches administratives et s’assurer du rendu qualitatif et du respect des délais
  • Gestion des absences : rappel des bénéficiaires / prescripteurs en suivant le process interne
  • Participer à la rédaction du bilan qualitatif
  • Archivage
  • Gestion des fournitures et du matériel informatique (signature d’une
  • décharge à la remise du matériel)
  • Envoyer et collecter les questionnaires de satisfaction mis en place

Vos conditions de travail seront les suivantes:

Présence :

  • Du lundi au vendredi de 9h30 à 13h00
  • Temps partiel : 75,835 heures mensuelles - 17,5 heures hebdomadaires

Avantages :

  • Travailler dans un environnement à taille humaine pour l’économie sociale et solidaire
  • Mutuelle
  • Remboursement 50% titre transport
  • Ordinateur portable

Salaire:

  • Rémunération de 910 € Brut mensuel

Lieu de Travail:

  • Paris (75010)
Profile

Prérequis :

  • Une première expérience sur un poste similaire est souhaitée

  • Profil PIX exigé: profil certifiable avec un niveau PIX 6 sur les compétences suivantes pour poursuivre le processus de recrutement :

  • 1.1 - Mener une recherche et une veille d’information

  • 2.1 - Interagir

  • 3.1 - Développer des documents textuels

  • 4.1 - Protéger les données personnelles et la vie privée

  • 5.2 - Construire un environnement numérique

  • Extrême rigueur dans la gestion des dossiers administratifs (type FSE, Erasmus +, …)

  • Sens de l’initiative, de l’organisation, du travail en équipe

  • Capacité de communication, écrite et orale, en interne et externe

  • Capacité à s’approprier de nouveaux outils numériques

  • ATOUT: Curiosité sur les thèmes et les technologies numériques serait un plus