Entrepreneurship in the territories: is it the right time?
Créée en 1961, Amnesty International (AI) est une association indépendante de toute tendance politique, de tout intérêt économique ou croyance religieuse qui s’appuie sur un réseau de plus de 10 millions de membres et sympathisant.e.s afin de défendre et de promouvoir les droits humains dans le monde. Son financement repose essentiellement sur la générosité du public. Amnesty International France (AIF), créée en 1971, compte aujourd’hui 100 salarié.e.s et plus de 200 bénévoles. L’association s’appuie sur un réseau de 125 000 membres dont près de 5000 agissent au sein des 457 structures militantes présentes dans toute la France.
MISSION
Placé/e sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice générale, membre de l’équipe de la Direction générale (DG), l'Assistant.e intervient en support de l'activité de la Direction générale et de l’Equipe de direction (ED) afin d'optimiser la gestion de l'activité.
Il/Elle organise et coordonne les informations liées au fonctionnement de la Direction générale et de l’Equipe de direction.
Il/Elle prend en charge le suivi de dossiers spécifiques relatifs aux projets et travaux de la Direction.
PRINCIPALES ACTIVITES
Assurer l'accueil téléphonique et physique, filtrer les appels téléphoniques et traiter les mails de façon réactive et pertinente
Gérer l'agenda de la Directrice générale pour la prise de rendez-vous avec des interlocuteurs multiples en veillant à gérer les priorités en fonction des sujets traités
Coordonner le flux d'informations provenant de la DG et contribuer à la mise en place d’une communication efficace entre la direction, les autres pôles et équipes, les groupes locaux, le Conseil d'administration et les autres organes et structures décisionnels d'AIF
Organiser les déplacements nationaux et internationaux de la DG et coordonner la représentation d’AIF par la DG lors d'événements extérieurs : organiser et confirmer les détails de la participation ; préparer et rassembler les briefings et autres informations nécessaires
Gérer les relations administratives et financières avec les prestataires et partenaires externes : contrats, notes de frais, facturation, suivi des échéances, suivi régulier des coûts
Participer à la préparation du budget annuel de la Direction générale et au suivi budgétaire
Rédiger des courriers et gérer le chrono courrier
Mettre à jour des tableaux de bord
Préparer des documents, de la correspondance et d'autres matériels : rédiger, éditer, traiter et distribuer au nom de la DG, le cas échéant ; établir et mettre à jour des données sur le travail de la direction ; compiler et rassembler des rapports destinés aux directions d’AIF, à l’ensemble des équipes, au CA ou autres organes élus ou décisionnels d’AI
Développer et mettre à jour le système de classement et d’archivage des documents pour la DG ; en cohérence avec les procédures internes
Contribuer à la planification et à l'établissement de rapports sur le budget opérationnel annuel d’AIF : en lien avec le Pôle Ressources, assister à la préparation des prévisions trimestrielles et annuelles
Contribuer à la planification, au suivi et à la réalisation des buts et objectifs stratégiques à court et à long termes de la direction. Suivre les actions en relation avec les engagements de la DG ; contrôler et suivre les travaux délégués et/ou commandés par la DG ; suivre les progrès réalisés pour respecter les délais.
ACTIVITES SPECIFIQUES
Appui à l’Equipe de direction dans le cadre de ses réunions et travaux :
- Préparer l'ordre du jour, planifier les réunions
- Gestion des réservations de salles en externe ou interne
- Constituer, centraliser et vérifier la conformité des dossiers
- Rédiger le relevé de décisions et les comptes-rendus de réunion et leur diffusion
- Effectuer le suivi des décisions
- Planifier et organiser les événements proposés par l’Equipe de direction dans son ensemble, ou sous sa responsabilité, en résolvant tout problème rencontré afin d'offrir des événements bien gérés qui permettent aux participants d'atteindre les objectifs et les résultats
Collaborer avec les autres postes administratifs et de coordination au sein des pôles d’AIF pour assurer un soutien mutuel et une couverture si nécessaire
- Assurer, si nécessaire, des tâches de soutien administratif, d’organisation et de coordination pour les directions de pôles qui ne comprennent pas de fonction d’assistanat
