Entrepreneurship in the territories: is it the right time?
L'organisme
L’association Science Ouverte œuvre depuis 2007 majoritairement dans les quartiers prioritaires de la Ville. Son objectif est d’ouvrir les jeunes aux sciences et les sciences aux jeunes et aux personnes de tout âge. Les activités sont organisées dans deux locaux, un situé dans le quartier Avenir Parisien et au Château de Ladoucette.
Finalité du poste et contexte
L’adjoint.e est un membre indispensable de l’équipe de support de l’association. Il/Elle assiste la direction à la bonne réalisation de sa mission en assumant, plus spécifiquement de tâches d’appui à la gestion des ressources humaines, matérielles et financières.
L’adjoint.e à la directrice exerce ses fonctions dans un contexte d’autonomie relative en communication directe et continue avec la directrice.
L’équipe de l’association est composée de deux chargées de projets, de deux animateurs scientifiques, d’un médiateur scientifique en alternance et d’une chargée de communication/coordinatrice d’activité. L’association accueille aussi 4 élèves de première année de l’École Polytechnique et des bénévoles.
Horaire du lundi à vendredi de 9 h à 17 h.
Activités du poste
Travail administratif/comptabilité
- Payer les factures et faire le rapprochement bancaire mensuellement.
- Mettre à jour le tableau du suivi du budget annuel et les cartables des pièces justificatives mensuellement.
- Établir les devis des services offerts (formations et animations) et envoyer les factures correspondantes.
- Enregistrer les fiches d’inscriptions aux activités des adhérent.es sur la plateforme de gestion de la base des données.
- Préparer le dépôt des chèques ou espèces à envoyer ou à remettre en banque.
Gestion financière
- Remplir les tableaux de bord (suivi du budget annuel, rapports trimestriels et plan de trésorerie).
- Assister la direction à la réalisation de toute tâche relative à l’établissement du dossier destiné au commissaire aux comptes pour la réalisation de l’audit annuel.
Gestion sociale
- Établir les contrats de travail des animateurs selon les informations fournies par la chargée des projets référente correspondante (collèges et lycées)
- Établir la fiche paie avec les informations sur les feuilles de temps individuels.
- Effectuer la paie et fournir les documents prévus par la loi aux salariées (bulletin de paie, attestations fiscales, attestations d’employeur pour Pôle Emploi, attestation de salaire)
- Établir le tableau des tickets restaurant et s’assurer de leur distribution mensuellement.
Gestion matérielle/fournisseurs/locaux
- Effectuer les commandes de matériel selon les besoins de l’équipe
- Effectuer la rotation annuelle des archives selon les procédures internes établies
- Gestion de l’appartement à l’école Joliot Curie.
Collecte des fonds
- Assister la direction à la recherche d’opportunités de financement.
Communication
- Assister la chargée de communication à l’organisation d’événements, l’entretien du site web et des listes d’envoi
Activités
- Fournir au besoin un appui opérationnel à toute l’équipe pour la bonne réalisation des activités.
