Entrepreneurship in the territories: is it the right time?
DESCRIPTION DU POSTE
Le Manager évènement Off-Site H/F - Compétition WSL2024 sera rattaché.e au département « Opérations » du Comité d’organisation WorldSkills Lyon 2024 et évoluera sous la responsabilité du Responsable Events.
Le Manager évènement Off-Site H/F - Compétition WSL2024 aura assurera la planification, la coordination et la livraison des évènements hors-site de Compétition.
Il/elle travaillera en étroite collaboration et en pleine intégration avec :
- WorldSkills International Secretariat (qui encadre et participe à l’organisation de la Compétition et des évènements rattachés avec le Comité d’organisation WSL2024).
- Les différentes directions fonctionnelles du comité d’organisation
- Des agences d’évènements et autres prestataires externes
ACTIVITES
Gestion de Projets et planifications des évènements Off-Site :
- Coordination générale de l’ensemble des parties prenantes (prestataires/directions internes/WSI/participants à l’évènements)
- Collaboration directe avec nos homologues de WSI afin de comprendre leurs besoins et attentes
- Planification des étapes projets
- Réalisation de documents clés de suivi et de présentation de projet destinés aux différentes parties prenantes
- Préparation de supports de présentation - format Word, PowerPoint, Excel et autres- pour validation par le Responsable Events, par la direction WSL2024 et WSI
- Respect des livrables et des échéances auprès de WorldSkills International
- Prise en main d’outils de gestion de projet
- Respect et suivi budgétaire
- Travail collaboratif avec d’autres directions du comité d’organisation
- Communication avec les différents acteurs pour la bonne assimilation des projets et de leurs composantes
- Supervision de la livraison des évènements le jour-J
- Rédaction de rapports/comptes-rendus post-évènements
Services & Prestataires :
- Participation à la sélection et la contractualisation de prestataires externes
- Suivi de différents processus (achats, gestion de commande, paiements) – recherches de prestataires, consultations, contractualisation, suivi des contrats/options et facturation
- Rédaction des cahiers des charges et participation au processus d’appels d’offres
- Pilotage des prestataires de l’élaboration des concepts jusqu’à la livraison des évènements
Coordination:
- Supervision d’une équipe mixte : prestataires, collaborateurs et volontaires avant, pendant et après les évènements.
Opérations :
- Elaboration des programmes des évènements.
- Planning des phases de montage et de démontage pour les directions internes.
- Développement et rédaction des guides opérationnels.
