Versatile administrative manager - Centre , Saint Denis

Long term
Centre , Saint Denis, La Réunion
Learning
Partial remote possible
2000 - 2500€ (Monthly)
2 yrs of exp.
Posted on 09-08-2022
Start : septembre 2022
This job is no longer available.

Simplon.co

Simplon.co est un réseau de Fabriques solidaires et inclusives qui proposent des formations gratuites aux métiers techniques du numérique en France et à l’étranger Discover the impact study >

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VOTRE MISSION

Simplon Réunion a fait l’objet d’une forte croissance depuis 1 an et l’acquisition de nouveaux locaux au centre de Saint-Denis, nécessitant la création de ce nouveau poste de Chargé·e administratif polyvalent.

Rattaché à la Directrice de Simplon Outre-mer, les missions principales :

1.GESTION FINANCIÈRE

Gestion de la facturation achats

  • Traiter quotidiennement les factures émises par nos prestataires (formateur·trices et jury d’examen) et fournisseurs :
  • vérification des factures envoyées sur notre boîte mail dédiée
  • ajout des étiquettes analytiques
  • transmission à l’équipe facturation du siège
  • archivage des factures selon la bonne nomenclature dans notre drive
  • mise à jour de notre tableau de suivi
  • Participer aux réunions hebdomadaires dédiées au suivi de la facturation achats avec l’équipe finance du siège de Simplon
  • Faire des points d’alerte en cas de risque de non paiement dans les délais annoncés

Gestion de la facturation ventes

  • Etre garant de la facturation des alternances :
  • recensement et archivage de tous les documents nécessaires à la facturation (accords de prise en charge, échéanciers de paiement, certificats de réalisation,..)
  • édition des bons de commande via notre outil de gestion des ventes
  • dépôt des documents sur chaque plateforme OPCOs
  • mise à jour du tableau de suivi de facturation de l’alternance
  • Etre garant de la facturation de nos principaux partenaires, via leurs plateformes dédiées (par exemple, Kairos pour Pôle Emploi)
  • recensement et archivage des bons de commandes
  • suivi des dates d’échéance
  • Participer aux réunions hebdomadaires dédiées au suivi de la facturation ventes avec l’équipe finance du siège de Simplon

2.GESTION ADMINISTRATIVE

Gestion administrative des apprenant·e·s

  • Gérer le processus d’entrée et de suivi des apprenant.e.s : envoi mail d'entrée en formation, saisie des apprenant·e·s dans notre logiciel, gestion des absences/retard, envoi des convocations aux examens et des attestations de fin de formation, état de présence pour facturation
  • Établir les contrats d’alternance : envoi mail aux entreprises, complétion du CERFA et de la convention de formation,...

3. GESTION DES SERVICES GÉNÉRAUX

Gestion des locaux et équipements

  • Collaborer à l’identification des besoins de l’organisation en équipement (ameublement, informatique, reprographie…) et à la gestion des commandes
  • Organiser les interventions des différents prestataires (sociétés de ménage, sécurité incendie, artisans…)
  • Veiller au bon fonctionnement des équipements en place, organiser la gestion de la maintenance courante
  • Concevoir les procédures de gestion des achats de consommables et de gestion des stocks et les mettre en place
  • Gérer les aspects logistiques liés à la préparation d’évènements
Profile

Pour rejoindre Simplon :

  • Goût du travail collaboratif
  • Agilité et capacité à s’adapter à des publics très variés
  • Intérêt pour la culture numérique et l’innovation sociale

Compétences requises

  • Très grande aisance avec les outils informatiques : suite Google (google docs, google sheets, etc), gestion administrative dématérialisée, signature électronique, outils de gestion de la relation client, etc.
  • Facilité à s’approprier de nouveaux outils
  • Organisation et rigueur dans l’exécution des tâches confiées
  • Proactivité et autonomie
  • Qualités relationnelles (disponibilité, écoute, patience)
  • Intérêt pour l’économie sociale et solidaire

Expérience requise

  • Formation supérieure (Bac +2/+3) en gestion administrative
  • Une expérience dans le domaine de la formation professionnelle est un plus