Administrative and financial management officer - Marseille

💡 Transition partners
Long-term contract
Localisation Marseille, France
Learning
Partial remote possible
28000 - 32000€ gross (Annual)
1 yrs of exp.
Posted on 06-14-2024

Simplon.co

Simplon.co est un réseau de Fabriques solidaires et inclusives qui proposent des formations gratuites aux métiers techniques du numérique en France et à l’étranger

💡 Transition partners

The mission of this structure is to help companies and citizens improve their environmental and social impact. For example, CSR consulting, training, raising awareness of transition issues, media, etc.

More information
  • Website
  • Company
  • Between 50 and 250 employees
  • Learning
Impact study

Carried out an internal impact measurement.

Labels and certifications
This structure did not communicate to us the labels or certifications that it was able to obtain.
Internal practices and policies
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En proche collaboration et avec le soutien de l’équipe de l’Impact Unit SUD, votre mission consiste à apporter un appui à la gestion administrative, financière et logistique des activités Simplon SUD, notamment des actions de formation.

MISSIONS

Au sein d’une équipe de 2 personnes, et placé·e sous la responsabilité de la Responsable Administrative et Financière, le.la Chargé·e de gestion administrative et financière :

  • Assiste la Responsable Administrative et Financière dans la gestion et le suivi administratif et financier des actions de formation et des projets, en collaboration avec la chargée de gestion admin en alternance actuelle :
  • facturation, dépôts et suivi des factures sur les différents portails publics et privés (OPCO pour l’alternance, Pole Emploi, Chorus Pro…)
  • suivi admin des subventions : collecte et archive l’ensemble des pièces requises par les différents financeurs/partenaires de Simplon SUD et notamment les documents nécessaires à la réalisation des bilans intermédiaires et finaux (centralisation des factures, et compilation dans tableaux de suivis budgétaires/subventions).
  • suivi des charges directes liées à la formation et indirectes de Simplon SUD (veille à la bonne imputation des codes analytiques) ;
  • Constitue et appui au montage des contrats d’alternance (convention de formation et cerfa), suit les dossiers, établit les documents et les pièces administratives qui y sont liés : enregistre et met à jour les informations ; documents dans les outils, les bases de données dédiés selon les procédures Simplon (logiciel Ypareo) ;
  • Création de contrats de prestations de formateur via les outils interne (logiciel Ypareo),
  • Appuie l’équipe dans le suivi des devis et factures afférentes;
  • S’assure du bon paiements des factures prestataires, suivi des campagnes de paiements
  • Est garant·e de la centralisation et du bon classement de l’ensemble des documents administratifs, juridiques et comptables, des prestataires mais aussi des fiches de présence des apprenant·e·s, les contrats et les pièces financières ;
  • Veille à la conformité des dossiers en général (procédure interne classement et archivage des documents administratifs, qualiopi)
  • S’assure de la bonne gestion des stocks de fournitures, et des relations avec les différents fournisseurs (fournitures diverses, ménage des fabriques…) ;
  • Participe aux démarches logistiques du fonctionnement quotidien des fabriques, veille à la conformité des locaux (baux, ERP, incendie, assurance, accessibilité…), notamment lors d’un lancement de formation (déménagements) ou lors d’évènements ponctuels ;
  • Assure des missions transversales de l’Impact Unit SUD et du siège de Simplon.

Ces activités et missions ne sont pas exclusives. Le.la Chargé·e d’administration pourra assurer des activités complémentaires pour contribuer au bon fonctionnement des fabriques et de Simplon.

Profile

Compétences attendues

  • Utilisation d’outils bureautiques et collaboratifs (suite Google - traitement de texte, tableur, google drive…), aisance informatique permettant de s’adapter aux différents outils numériques et plateformes
  • Techniques de gestion administrative
  • Proactivité, autonomie, rigueur, capacité à trouver des solutions, bonne gestion du stress
  • Gestion des priorités, planification et respect des délais, organisation de son travail
  • Compréhension des enjeux liés à la formation professionnelle dans les territoires
  • Intérêt pour la culture numérique et l’innovation sociale
  • Aptitudes relationnelles, écoute, capacité à travailler en équipe (collaboration, communication)

Expérience souhaitée

  • Vous avez une expérience d’1 à 3 ans (alternance comprise) sur un poste similaire
  • Une expérience au sein d’un organisme de formation serait un plus