Training Administrative Manager - Lille

short term contract
Lille, France
Learning
Partial remote possible
25000 - 28000€ (Annual)
2 yrs of exp.
Posted on 12-16-2022

Simplon.co

Simplon.co est un réseau de Fabriques solidaires et inclusives qui proposent des formations gratuites aux métiers techniques du numérique en France et à l’étranger

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  • Website
  • Company
  • Between 50 and 250 employees
  • Learning
Impact study

Carried out an internal impact measurement.

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Enjeux / Finalité du poste : Placé.e sous la responsabilité de la Responsable Administratif et Financier HDF, le.la Chargé.e de gestion administrative/Assistant.e formation participe au pilotage du projet de formation et sera responsable de la Gestion Administrative et logistique des formations en continue et en alternance.

Missions principales :

Gestion Administrative

  • Appui des Équipes Pédagogiques pour assurer :
  • la préparation des documents administratifs de rentrée et sortie de formation
  • la collecte des documents administratifs nécessaires à la prise en charge des actions et à la rémunération des stagiaires (EDOF, Kairos, Conseil Régional, Etat…)
  • la vérification des émargements
  • la centralisation et le classement des documents administratifs
  • la qualité des saisies dans l’ERP de gestion des formations (sur Yparéo)
  • les réponses aux questions administratives des apprenants lorsque le.a formateur.rice ou le.la Chargé.e d’Accompagnement professionnelle ne peuvent leur répondre
  • Suivi de la saisie des indicateurs demandés par les financeurs sur les plateformes propres à chacun
  • Suivi financier des dispositifs de formation : facturation des actions de formations, suivi des règlements, transmissions des factures fournisseurs au siège, mise à jour et suivi de l’échéancier des conventions et des obligations administratives et financières
  • Contribution à l’organisation et à la gestion administrative des passages de certifications

Gestion Logistique

  • Centralisation, évaluation et gestion des besoins logistiques des Fabriques.
  • Gestion des locaux : prestataires, fournisseurs, baux, démarches administratives / établissement secondaire, déménagement, …
  • Gestion des fournitures dans les fabriques.
Profile

Compétences requises

  • Esprit d’équipe : collaboration, communication interne, entraide et bienveillance
  • Organisation personnelle, autonomie, capacité d’apprentissage et d’adaptation
  • Capacité à anticiper, prioriser, planifier et suivre les actions d’une équipe projet
  • Gestion administrative : rigueur, suivi des dossiers
  • La connaissance d’Yparéo sera un vrai plus

Expériences requises : Expérience de 3 ans indispensable dans la Gestion Administrative et idéalement en gestion administrative de la formation.