Poste
1. Missions et activités
1.1 Association nationale du SPF
Il/elle participe au management de la fonction archive dans l organisation à travers un réseau de correspondants dédiés rattachés fonctionnellement :
- en développant des projets ;
- en participant aux relations externes du service ;
- en définissant et en suivant la mise en œuvre des procédures de travail.
Il/elle gère les moyens qui lui sont affectés, participe / contribue à la sélection des moyens affectés à l archivage et supervise leur utilisation effective.
Dans son domaine, il/elle participe à des mises en concurrence et suivi de prestation, des relations client/fournisseur ou prestataire.
Il/elle est amené à mettre son expertise au service du développement du métier.
Records management et collecte
- Met en place, évalue et contrôle le système de circulation des documents ;
- Elabore des outils du records management (plans de classement des archives courantes et intermédiaires, système de cotation ) ;
- Met en œuvre des outils du records management ;
- Assure la relation et la communication avec les services versants/producteurs.
Animation, sensibilisation et accompagnement
- Anime et met en œuvre la politique d archivage à travers un réseau de correspondants fonctionnels au sein des différents directions et services ;
- Assure et veille à l application effective de la politique d archivage ;
- Forme à la préparation des versements et des éliminations : Gestion des archives intermédiaires ; Préparation, transfert de documents / versements (Contrôle des versements d archives définitives ; Aspects archivistiques ; Aspects logistiques).
- Tableaux de tri et de conservation ;
- Reconstitution du contexte de production des documents ;
- Élimination physique des documents.
Classement et description
- Elabore le plan de classement (Recueil des informations ; Identification des documents ; Rédaction du plan de classement).
- Analyse des documents/dossiers ;
- Définit les modalités de recherche et d indexation.
Conservation
- Définit la politique de conservation préventive et curative (Surveillance des conditions de conservation matérielle et intégrité des collections, récolement ; Audit, diagnostic, analyse des besoins ; Évaluation et négociation des moyens ; Travail en partenariat pour la mise en œuvre des projets avec les prestataires externes ou services ressources en interne : sélection, contractualisation, suivi des missions ; Relations avec les directions et services versants pour contrôle et conseil ; Formation à la conservation préventive.
- Veille à l adéquation des moyens par rapport au volume et à la typologie des archives (Bâtiments, locaux de conservation, conduite projets associés, gestion et organisation de l espace, fixation des règles d accès ; Archives électroniques : suivi du stockage).
- Veille à la capacité de restauration des archives.
Communication et valorisation (hors archive patrimoniale)
- Veille à ce que les publics internes ou externes accèdent aux archives ;
- Veille à la valorisation des archives.
1.2 En direction des fédérations du SPF
- Il/elle fait, anime et promeut la politique d archivage du SPF au sein du mouvement en organisant notamment des journées de sensibilisation ou des temps de rencontres décentralisées ;
- Il/elle accompagne les Secrétaires généraux des Fédérations dans l élaboration de leur politique d archivage en lien avec la politique d archivage du SPF ;
- Il/elle est force de proposition et de conseil auprès des Secrétaires généraux pour la mise en œuvre de la politique d archivage au sein de leurs fédérations ;
- En lien avec l institut de formation, il/elle contribue à l acculturation et à la montée en compétence des Fédérations dans le domaine de l archivage (livret pédagogique, journée de formation par exemple).
- L'archiviste expert(e) privilégie l appui de ressources bénévoles et la recherche de gratuité pour mener à bien ses missions.
2.1 Compétences et savoirs faire opérationnels
- Choisir et mettre en œuvre les techniques de conservation des documents (expertise) ;
- Culture générale (Expertise) ;
- Environnement de travail (institutionnel, juridique) (expertise) ;
- Méthode de constitution d'archives orales (connaissance à expertise) ;
- Méthodes de management (expertise) ;
- Méthodes de valorisation des archives (expertise) ;
- Outils informatiques (expertise) ;
- Principes de l'archivage électronique (expertise) ;
- Principes d'élaboration de procédures de collecte (expertise) ;
- Principes du records management (expertise) ;
- Principes et techniques de communication (maitrise) ;
- Règles et principes du classement et de l'analyse archivistiques (aisance à capacité de proposition) ;
- Techniques de conservation des supports des documents (expertise) ;
- Techniques de formation (expertise) ;
- Choisir et mettre en œuvre les solutions d'archivage électronique (aisance à capacité de proposition) ;
- Choisir et mettre en œuvre les techniques de conservation des documents (capacité de proposition) ;
- Choisir et mettre en œuvre les techniques de valorisation des archives (capacité de proposition) ;
- Classement et analyse archivistiques (expertise à capacité de proposition) ;
- Définir et appliquer les règles d'archivage (expertise à capacité de proposition) ;
- Gestion et management (expertise à capacité de proposition) ;
- Pédagogie (maitrise) ;
- Qualités relationnelles (maitrise) ;
- Structurer et retrouver l'information (capacité de proposition) ;
- Utiliser les techniques de communication et les méthodes pédagogiques (capacité de proposition).
2.2 Connaissances
- Connaissance de l environnement associatif et ses caractéristiques.
2.3 Profil demandé
- Diplôme universitaire spécialisé en archivistique de niveau Bac+5 ;
- Expérience de 5 ans dans le domaine ;
- Qualités requises : rigueur, réactivité, être force de proposition, aisance relationnelle et capacité d écoute, confidentialité ;
- Le partage de l histoire, des valeurs, des missions et du fonctionnement du SPF serait un plus.
2.4 Information particulières
- Poste disponible immédiatement
- Lieu de travail : Association nationale - Paris
- Type de contrat : CDI - 39h/semaine + RTT
- Salaire mensuel brut 4.135,65 Euros sur 13 mois (soit un salaire annuel brut de 53.763,45 Euros)
Pour candidater;
- CV et lettre de motivation à transmettre : Cliquez sur candidater pour accéder aux informations.
- Préciser l'intitule du poste dans l'objet du mail
