An HR receptionist and working time manager - Poitiers

💡 Public service or utility
Short-term contract
Long-term contract
Localisation Poitiers, France
Services
Occasional remote authorized
No experience required
Posted on 11-12-2024

Region Nouvelle Aquitaine

Le conseil régional exerce notamment dans les domaines de l'économie/emploi, de la jeunesse, de l'aménagement du territoire, de la transition énergétique et écologique

💡 Public service or utility

This structure is public (local authority, government agency, ministry, etc.) or its mission is of general interest: energy, water and waste management.

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  • > 2000 employees
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Labels and certifications
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Cadre d'emploi

  • Catégorie : C
  • Filière : Administrative
  • Cadre d'emplois : Adjoint administratif territorial
  • Grades : Adjoint administratif, Adjoint administratif 2ème classe, Adjoint administratif 1ère classe
  • Site de rattachement : Poitiers
  • Résidence administrative : Poitiers
  • Pôle : Ressources
  • Direction : Ressources Humaines
  • Sous-direction: Sous-Direction Ressources partagées
  • Service : Accueil RH - Temps de travail
  • Sous l'autorité hiérarchique du chef ou de la cheffe de service

Missions principales

  • Accueil RH : assurer la prise en charge et le suivi téléphonique, physique et électronique de toutes les demandes relatives au domaine des ressources humaines (conseils, informations, aides, orientations) et apporter un premier niveau de réponse
  • Temps de travail : assurer la gestion du temps de travail des agents du siège et des lycées

Activités principales

Accueil RH :

  • Assurer l’accueil téléphonique, physique et électronique des agents et du public extérieur en qualité de porte d’entrée de la direction des ressources humaines
  • Saisir les demandes sur le logiciel JIRA (tickets)
  • Analyser la demande, questionner l’agent, au besoin, afin de garantir une information fiable
  • Apporter une réponse immédiate à la demande formulée, s'engager à apporter une réponse plus complète si besoin et/ou orienter vers l’interlocuteur de la DRH le plus à même de traiter une demande plus spécifique
  • Réaliser, à la demande des agents, des attestations employeurs (Compte Epargne Temps, nombre de jours de congés, CAF, garde d’enfants et toute attestation sans indication de salaire).
  • Prendre en charge la gestion des états de grève

Temps de travail :

  • Renseigner les agents du siège, des lycées et les gestionnaires sur des questions relatives à l'application du règlement du temps de travail, et veiller à sa bonne application
  • Créer et régulariser les compteurs temps de travail
  • Prendre en charge la réalisation des badges
  • Rédiger des courriers , des attestations
  • Contribuer à la mise à jour des procédures
  • Participer à la réalisation des emplois du temps des agent-e-s des lycées
  • Contrôler les emplois du temps des établissements
  • Assurer la formation des nouveaux managers (valideurs) à la gestion du temps de travail (logiciel, procédures)
  • Former les agents à l'utilisation de l'outil de gestion du temps

Activités secondaires et/ou ponctuelles

  • Assurer un appui logistique auprès des services (prise en charge du tri et dispatching du courrier en l’absence de l’agent en charge de cette mission….)
  • Participer à d'autres missions du service en tant que de besoin
Profile

Savoirs

  • Cadre statutaire de la Fonction publique territoriale
  • Réglementation sur la protection des données à caractère personnel (RGPD)
  • Compétences, organisation et fonctionnement d'une collectivité
  • Gestion des ressources humaines
  • Techniques d'écoute active et de communication
  • Logiciels bureautiques et métiers

Savoir-faire

  • Mettre en œuvre une règle, une procédure administrative
  • Adapter sa communication à son interlocuteur-trice
  • Analyser les besoins exprimés et proposer des solutions cohérentes
  • Transmettre un savoir, une connaissance
  • Rendre compte, alerter
  • Identifier un risque, une anomalie, un dysfonctionnement
  • Organiser son activité, gérer les priorités
  • Travailler en équipe, en transversalité

Savoir-être

  • Rigueur
  • Capacités de communication écrite et orale, écoute
  • Discrétion professionnelle
  • Pédagogie
  • Sens du service
  • Capacité à prendre du recul
  • Autonomie

Moyens mis à disposition

  • Matériels de bureautique
  • Logiciels
  • Matériels et équipements dédiés au métier exercé

Spécificités du poste

  • Encadrement : non
  • Déplacements ponctuels hors du département de rattachement de la résidence administrative

Informations complémentaires

La Région Nouvelle-Aquitaine est signataire de la Charte européenne pour l’Egalité des Femmes et des Hommes et s’engage pour la diversité et l’égalité professionnelles, dans le respect des textes légaux et réglementaires qui régissent le statut de la fonction publique.

Nous vous invitons à nous adresser votre candidature avant le 08/12/2024 en remplissant en ligne le formulaire dédié.

Après examen de l’ensemble des dossiers des postulants, les candidats présélectionnés pour un entretien avec un jury de recrutement seront contactés et recevront une convocation sous six semaines après la date limite de réception des dossiers. Dans le cas où vous ne seriez pas convoqué dans les délais invoqués ci-dessus, vous pourrez considérer qu’il n’a pas été donné suite à votre demande.

Ce recrutement est géré par l’équipe du service emploi siège de Poitiers.

Pour tous renseignements, vous pouvez appeler au 05 57 57 55 55.