Office Manager / Assistant administratif - Paris

short term contract
Paris
Circular economy
No remote
27000 - 32000€ (Annual)
Posted on 02-21-2022

Phenix

Agir ensemble contre le gaspillage en proposant des solutions performantes, humaines et digitales, qui profitent à tous.

More informations
  • Website
  • Company
  • Between 250 and 2000 employees
  • Circular economy
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Plutôt colibri… ou Phenix ?

Chez Phenix, ils ne s’en cachent pas : ils ont de grandes ambitions. Nourrir les personnes dans le besoin, éradiquer le gaspillage, sauver la planète… C’est peu dire que le champion français de l’anti-gaspi a du pain sur la planche !

Les super-pouvoirs du Phenix ?

  • 💪 L’impact : tel un messager entre les entreprises, les associations caritatives et les consommateurs, Phenix a déjà sauvé 140 millions de repas grâce à ses solutions positives et solidaires.

  • 💛 Un cœur gros comme ça : en donnant aux plus démuni·e·s les invendus des magasins, Phenix lutte concrètement contre le gaspillage ET la précarité.

  • 🐝 La Tech For Good : en mettant ses outils tech au service du bien commun, Phenix prouve qu’il est possible d’être une entreprise à la pointe de la technologie tout en améliorant le monde. Chez Phenix, ils sont très fiers d’être labellisés B-Corp et ESUS (Entreprise Solidaire d’Utilité Sociale). Cocorico !


Phenix connaît une forte croissance depuis ces dernières années. Nous comptons aujourd’hui +280 phenicien.nes en Europe. Pour accompagner ses collaborateur.trices engagé.es et ambitieux.ses, nous souhaitons renforcer l’équipe avec un.e Office Manager. En collaboration avec les teams RH et Finance et en collaboration avec les pays ; tes missions seront les suivantes :

  • Suivi des différents prestataires : société de nettoyage, assurances, prestataire de travaux d’entretien, prestataire de la flotte de véhicule, etc ;

  • Lancement d’appel d’offres, négociation des contrats de nouveaux prestataires ;

  • Gestion des locaux : Syndic Paris et des différents bailleurs pour nos 15 antennes en France, sécurité incendie, suivi de la maintenance (climatisation, etc) ;

  • Aménagement et organisation des locaux de Paris (travaux, décoration, équipement, mise en place du flexdesk, etc…) dans une démarche éco-responsable ;

  • Accompagnement des country managers en Belgique, Italie, Portugal, Espagne, Allemagne et Pays Bas dans leur recherche de bureaux et gestion des services généraux ;

  • Gestion du courrier et des colis, commandes de fournitures et mobilier éco-responsables, courses alimentaires, cartes de visite, etc.

  • Administration de Cleemy pour la gestion des NDF et de Spendesk, contrôles des dépenses et de la bonne application des procédures. Vérification des pièces justificatives et des imputations comptables et analytiques.

  • Saisie des factures fournisseurs des filiales étrangères. Préparation des règlements. Réconciliations bancaires. Suivi des comptes fournisseurs.

  • Interface avec les cabinets d’expertise-comptable locaux (transferts de documents, préparation d’états…).

Profile
  • Tu as une expérience d’au moins 1 an en gestion des services généraux / office management ; idéalement au sein d’une structure en hyper-croissance ;
  • Tu parles couramment français et anglais ;
  • Tu es débrouillard.e, autonome ;
  • Tu es à l’aise dans la prise de décision ;
  • Tu es sensible aux sujets sociaux et environnementaux.

Ce que nous proposons :

  • Rémunération selon profil
  • Des valeurs d’entreprise fortes de #solidarité, #audace, #transparence, #optimisme et de l’accompagnement.
  • Les tickets restaurant à 7€ pris en charge à 50% par Phenix.
  • 100% de l’abonnement transport en commun domicile-bureau remboursé ou option de Mobilité Durable
  • Mutuelle d’entreprise
  • La possibilité de faire une 1/2 journée de bénévolat / mois dans l’association de ton choix
  • La possibilité d’évoluer dans un environnement dynamique et avoir une ouverture internationale