ALTERNANCE - Executive Assistant F/M - Clermont-Ferrand

Work study
Clermont-Ferrand, France
Consulting
Posted on 04-06-2022
Start : septembre 2022
> End : septembre 2023

Mozaik RH

Le groupe Mozaïk RH est, en France, un acteur majeur de l’inclusion économique des talents de la diversité.

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  • Website
  • Unknown
  • Between 250 and 2000 employees
  • Consulting
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Le groupe Mozaïk RH est, en France, un acteur majeur de l’inclusion économique des talents de la diversité. Fondé en 2008, il développe plusieurs entités qui conjuguent activités commerciales et démarches d’intérêt général : le cabinet de recrutement du même nom, la plateforme de mise en relation Diversifiezvostalents.com et la Fondation Mozaïk.

Mozaïk RH recrute pour son client MICHELIN, le leader de la mobilité durable, l’innovation ou encore l’aide aux déplacements et à la réservation de restaurants.

Mozaïk RH recrute un(e) alternant(e) Assistant(e) de Direction à Clermont Ferrand à partir de Septembre 2022 pour une durée d'un an.

MISSIONS

Vous allez être menée à assister l'équipe dans les opérations administratives : personnel, achats, suivi budgétaire, informatique, déplacements, organisation de réunions.

Vos missions seront :

1. Collaboration avec le Manager :

• Positionne dans le calendrier les réunions et séminaires en respectant les échéances.

• Organiser les réunions (logistique et planification), proposer les ordres du jour, participer si besoin et réviser les comptes rendus.

• Effectue le suivi des actions suite aux réunions. (Facultatif)

• Organiser ponctuellement les événements de l'entité (séminaires, team building…)

• Transmet les informations pertinentes au Manager et à l'équipe de direction.

• Propose des évolutions à son Manager (évolution d'outils, d'organisation…)

• Assure le relais d'information permanent entre le Manager et ses interlocuteurs (N-1, N+1,…)

• Préparation et/ou prise en charge de dossiers

2. Assistant auprès de l'ED/Equipe :

• Gère l'administration du Personnel : procède aux encodages/opérations spécifiques dans les délais (absentéisme hors congés, visites médicales, formations obligatoires, In'Touch, accueil nouvel arrivant, départ…)

• Traite les questions de l'équipe en respectant le délai voire l'urgence de la demande (ex : support plongeurs, information en relation avec les dossiers du Manager…)

• Gère les accès informatiques à l'arrivée et au départ du Personnel : disques partagés, commandes de matériel, accès aux salles…

• Organiser les réunions en tenant compte du délai, de la durée, des participants, des connexions, de l'ordre du jour et du lieu.

• Identifiez les besoins et traitez les demandes en respectant le délai, les règles et les procédures.

• Assure un suivi des demandes

• Dispense des réunions d'information à l'équipe et/ou organise des formations pour l'équipe

• Applique les règles d'archivage des documents et sensibilise l'équipe (confidentialité et conservation).

• Archivez les documents légaux et réglementaires.

• Gestion des achats de l'entité

3. Relais de l'information :

• Assure le relais de l'information nécessaire au bon fonctionnement de l'entité : diffuse les informations dans les délais par le biais du Manager et/ou par mail avec les listes de diffusion adéquates et/ou assure la mise à jour du panneau d' affichage lorsque nécessaire.

• Diffuse les notes de l'entité et les notes du Groupe.

• Rédiger les notes de l'entité. (facultatif)

• Met à jour les différentes listes (diffusion, organigramme…).

4. Accueil et Image du service :

• Répond aux différentes sollicitations (internes et externes) et propose des réponses adaptées

• Accueille et oriente les visiteurs de l'entité

Profile

• Vous êtes étudiant(e) de niveau d'études : Bac +3

• Vous avez des compétences écrites demandées : Procédures administratives , culture digitale , adaptabilité, capacité d'animation, favoriser la communication, travail en équipe et collaboration, autonomie, initiative, savoir organiser et planifier, maîtrise de l'anglais (B2), expressions et orale.

Alors n'hésitez-plus et postulez !

Localisation : Clermont-Ferrand (63)

Type de contrat : Alternance

Début du contrat : Septembre 2022

Fin du contrat : Septembre 2023