Entrepreneurship in the territories: is it the right time?
Médecins Sans Frontières, association médicale humanitaire internationale créée en 1971, apporte une assistance médicale à des populations dont la vie est menacée : principalement en cas de conflits armés, mais aussi d'épidémies, de pandémies, de catastrophes naturelles ou encore d'exclusion des soins. La section française est présente dans une trentaine de pays.
Dans le cadre d’une création de poste, nous recherchons un·e Responsable Supply Chain Cellule 4.
Mission:
Haïti, Afghanistan (+Palestine*)
Le/la responsable Supply Chain assure le support aux opérations sur toutes les questions liées à la chaîne d’approvisionnement des missions du portfolio de sa cellule (*à la prise de poste, il s’agit des missions Haïti, et Afghanistan, avec la perspective de la réintégration à moyen terme de la Palestine actuellement gérée par la cellule des urgences, et l’ajout d’un autre pays au cours de l’année – sujet à modification dans le temps).
Vous êtes sous la responsabilité hiérarchique de la Responsable Cellule (RC) et travaillez en étroite collaboration avec l'ensemble des membres de la cellule (Med, Log, RH, Fin).
Vous êtes également sous la responsabilité fonctionnelle de la responsable approvisionnement du département Achat & Approvisionnement et collaborez avec les référents métier de ce département, ainsi qu’avec les responsables Supply Chain des autres cellules.
En tant que membre de l’équipe cellule, vous participez à la définition des objectifs du programme des pays du portfolio et leur pilotage.
Vos activités principales sont les suivantes :
Être responsable de la stratégie achat et approvisionnement des missions du portfolio :
- Appuyer et supporter les coordinations de chaque mission du portfolio sur la définition, la mise à jour et l’implémentation d'une stratégie pour tous les piliers de la Supply Chain (planification, achats locaux, gestion des commandes, gestion des stocks, entreposage, transport, importations).
- Analyser les problématiques Supply Chain spécifiques des pays de la cellule, identifier les risques et mettre en place des mesures de mitigations.
- Assurer qu’une veille des marchés et des contraintes pays soit en place pour permettre une adaptation agile de la stratégie.
- S’assurer que les fournisseurs stratégiques et critiques sélectionnés sont ceux qui répondent le mieux au besoin exprimé, dans le cadre des politiques et procédures existantes.
- Identifier les opportunités d’amélioration de l’efficience de la Supply chain et assister la prise de décision des fonctions médicales et logistiques en tenant compte des impacts opérationnels et budgétaires.
- Elaborer les scenarios d’achat et d’approvisionnement en lien avec la stratégie ePrep en collaboration étroite avec les responsables logistiques, médicaux et opérationnels.
- Maintenir le lien avec ses pairs des autres sections présentes dans les pays du portfolio pour partager des informations, favoriser les synergies et optimiser les ressources là où cela est pertinent ; collaborer notamment étroitement avec OCB sur l’amélioration continue du set-up mutualisé en Afghanistan.
Coordonner la mise en œuvre opérationnelle de la politique achat et approvisionnement sur les missions de son portfolio :
- Garantir la diffusion et le respect des politiques, procédures, outils et bonnes pratiques Supply Chain, veiller à leur application effective dans les missions de la cellule et à la justification adéquate des exceptions.
- Superviser et conseiller la mise en place de la chaîne d’approvisionnement opérationnelle par les équipes terrains : identification des différentes sources d’achat locales ou régionales pertinentes, positionnement et dimensionnement des stocks, points d’entrée et de transits, modes de transport internationaux et locaux.
- Informer le reste de la cellule des enjeux Supply Chain spécifiques des programmes et alerter sur les risques et contraintes ayant un impact potentiel sur les opérations.
- Être responsable de l’adaptation des procédures au contexte en s’appuyant sur les référents / experts métier.
- Définir les mesures à mettre en place pour assurer une moindre exposition au risque de fraudes, en collaboration avec les responsables logistique, médical et financier de la cellule, ainsi que le contrôle interne.
Manager fonctionnellement les équipes sur le terrain de son périmètre :
- Encadrer, conseiller, être en support, motiver, et développer les compétences des coordinateurs en charge de la Supply Chain et de l’ensemble des personnels Supply Chain terrain, le cas échéant en mobilisant les équipes support (référents, flying) pour des visites ciblées.
- Participer à l’orientation et à l’évaluation de leur travail en collaboration avec le Chef de Mission, notamment à travers une feuille de route pour les postes de SupplyCo et/ou STL.
- Garantir l’adéquation aux objectifs opérationnels de la programmation définie par les SupplyCo.
- Assurer la composition adéquate des équipes Supply Chain terrain en conseillant les missions sur le set-up RH et en collaborant avec la gestion de pool et le département Achat & Appro sur les matching.
- Participer au développement des équipes Supply dans leur ensemble, et à l’identification des futurs cadres.
- Effectuer régulièrement des visites.
Être responsable du suivi et de l’analyse de son activité & participer au suivi financier :
- Evaluer et analyser l’avancement des activités de la Supply chain des missions de la celulle, définir des objectifs selon les KPI utilisés et assurer la mise en place d’actions correctives si nécessaire.
- Garantir la remontée des informations nécessaires au pilotage de son activité, et assurer le reporting auprès de ses responsables fonctionnel et hiérarchique.
- Participer à l’élaboration du budget et au suivi budgétaire ; effectuer en particulier le suivi des coûts de la chaîne d’approvisionnement et identifier les opportunités d’optimisation et le plan d’action pour les réaliser.
Encadrer le suivi des commandes internationales et des frets internationaux :
- Appuyer les responsables logistiques et médicaux de la cellule et des missions dans l'élaboration, l'analyse et le suivi des commandes internationales et assurer une communication fluide et un partage d’information adéquat avec les interlocuteurs de MSF-Logistique et du Casier départ.
- Assister la prise de décision sur les modes de transport, consolidations de fret ou stratégies appro en tenant compte des impacts opérationnels et budgétaires.
Transmission des compétences et capitalisation :
- Veiller à la capitalisation des connaissances et des méthodes acquises sur le terrain, rédiger les retours d'expérience et assurer l’archivage adéquat des documents et informations clés de son domaine pour les missions de la cellule.
- Assurer les briefings et débriefings des IMS sur tous les postes Supply et Pharma (y compris l’organisation de briefings département Achat & Appro et MSF Logistique lorsque pertinent), et participer aux briefings et débriefings de tous les coordinateurs.
- Participer à la formation des responsables Supply chain, Pharma et Logistique sur le terrain ou lors de sessions internationales (SUFITRA, SUTETRA, SUMATRA, TLB,…).
Participer à la vie de la cellule et du département Achat & Approvisionnement :
- Participer aux réunions ou autres événements d’équipe et de département.
- Contribuer aux projets transversaux et objectifs institutionnels en lien avec la Supply Chain (par ex. réduction de l’empreinte carbone du fret et des achats, « know your partner », Supply chain transformational topics).
- Collaborer avec le service métier et outils sur l’amélioration continue du référentiel Supply Chain, ainsi qu’avec la Global Procurement Unit, le BI, MSF Log.
- Au besoin, assurer le backup d’un autre Supply Cellule (périodes courtes).
