Entrepreneurship in the territories: is it the right time?
Médecins Sans Frontières, association médicale humanitaire internationale créée en 1971, apporte une assistance médicale à des populations dont la vie est menacée : principalement en cas de conflits armés, mais aussi d'épidémies, de pandémies, de catastrophes naturelles ou encore d'exclusion des soins. La section française est présente dans une trentaine de pays.
Dans le cadre d’une création de poste, nous recherchons un·e Référent·e Processus, Outils et gestion documentaire métier gestion terrain.
Mission :
Le·a référent·e processus et outils métier (RPOM) Gestion terrain centralise les besoins outils métiers de son périmètre. Il·elle assure la cohérence des processus métiers embarqués en conformité avec les contraintes organisationnelles et la stratégie métier. Il·elle gère la mise en place des outils, côté métier, en assurant une conduite du changement et un support utilisateur adaptés. Il·elle est en outre référent sur la partie gestion documentaire pour l’ensemble du service Gestion terrain
Principales responsabilités :
Sous la responsabilité hiérarchique du Responsable de service financier terrain, vous êtes en charge de :
- Recueillir et analyser les besoins métiers :
- Recueillir, qualifier et analyser les besoins métier
- Vérifier la cohérence des besoins en s’appuyant sur le responsable de domaine à la DSI
- Traduire ces besoins en livrables de référence : note de cadrage, expression des besoins détaillée
- Coordination MOA (Maîtrise d’ouvrage) dans l’implémentation des projets :
- Elaborer et mettre en œuvre un plan de communication global et d'accompagnement du changement
- Participer à la rédaction de certain livrable projet : cahier de charges fonctionnel, documentation de spécifications fonctionnelles, cahier des recettes, etc.
- Participer aux appels d’offres et réponses aux appels d’offres lors des lancements de projets
- Piloter le projet côté MOA
- Effectuer le paramétrage fonctionnel des applications métiers, vérifier le bon fonctionnement des interfaces connectées des applications
- Identifier et mettre en œuvre les actions de conduite de changement
- Elaborer le plan de formation
- Effectuer la recette des réalisations et vérifier la conformité au cahier des charges
- Vérifier la conformité des postes utilisateurs post-déploiement applicatif
- Valider les livrables clés de son périmètre
- Participer aux comités de projet ad hoc
- Support aux utilisateurs des applications :
- Qualifier les incidents remontés par les utilisateurs de son périmètre, créer les tickets dans les outils de gestion des incidents référencés
- Gérer le support applicatif de niveaux 1 et 2
- Relayer fonctionnellement le responsable de domaine lors des échanges avec le prestataire
- Dispenser des formations ad hoc aux utilisateurs
- Rédiger les manuels utilisateurs, mettre à jour les FAQs et supports en ligne le cas échéant
- Référent outils :
- Cartographier les processus métiers de son périmètre
- Prioriser les demandes de besoins reçus et développements de projets avec la DSI
- Garantir la cohérence de l’ensemble des outils métiers en s’appuyant sur le(s) responsable(s) de domaine à la DSI
- Assurer une veille technologique en vue de détecter les solutions techniques répondant au mieux aux processus métiers élaborés et aux contraintes légales ou réglementaires
- Organiser et maintenir la gestion documentaire des procédures et politiques Finances
- Coordonner au sein du service gestion terrain l’amélioration de la gestion documentaire
- Créer, diffuser et maintenir les procédures afférentes aux différents outils
- Recenser, structurer, accompagner la rédaction, la diffusion et la maintenance des procédures métiers finances du service et des missions
- Participer à des projets transverses :
- Être force de proposition sur les projets menés par le service Gestion terrain sur les autres domaines (contrôle interne, filière finance, contrôle de gestion…)
- Participer aux réunions intersections relatives à son périmètre
- Être le point focal des finances terrain en matière de gestion documentaire
Notes à l’attention des candidats
Les principaux outils du service Gestion Terrain sont les suivants :
- WEFIN : outil de gestion budgétaire et de suivi de trésorerie
- Outil en ligne utilisable en Offline qui permet à l’ensemble des utilisateurs terrain, coordination et siège de piloter son budget.
- TM1/ PAW : outil Business Intelligence qui permet de compiler l’ensemble des données budgétaires, RH et comptables afin de faire des analyses et du reporting
- Outils Excel :
- Outil d’évaluation et de contrôle interne (FACE)
- Outil de cadrage entre WEFIN et la comptabilité
- Outil de contrôle des pièces comptables
Dans sa lettre de candidature, chaque candidat·e mettra en évidence sa stratégie proposée en termes de recueil d’information et de support aux utilisateurs. Il·elle s’efforcera de présenter les problématiques qu’il·elle identifie dans son travail et les premières pistes de solutions en matière de gestion documentaire.
