Entrepreneurship in the territories: is it the right time?
Contexte
Fondée en 2008, L’Auberge des Migrants se donne pour mission de fournir une réponse aux besoins essentiels des personnes en situation d’exil bloquées à la frontière franco-britannique.
À Calais, Dunkerque et le long du littoral nord, des milliers de personnes installées dans des bidonvilles survivent dans des conditions extrêmement précaires en attendant de pouvoir, éventuellement, rejoindre le Royaume-Uni.
L’entrepôt de l’Auberge des Migrants est une plateforme humanitaire dans laquelle, en plus de nos propres projets, nous hébergeons 6 autres organisations indépendantes. Depuis la base arrière que constitue notre entrepôt, se déploie l’essentiel de l’aide humanitaire du Calaisis à destination des exilés.
Pour maximiser l’efficacité commune, L’Auberge des migrants offre divers niveaux de facilitation et de coordination aux organisations hébergées : administrative, financière, logistique et programmatique.
La.le Coordinatrice.teur logistique plateforme humanitaire de l’Auberge des Migrants a pour mission d’optimiser les ressources logistiques du lieu, de soutenir directement nos 2 programmes de terrain et de servir de point de référence pour les usagers concernant tout ce qui a trait à la logistique et au fonctionnement collectif quotidien. Ces missions sont remplies à l’aide d’une personne chargée de logistique/moyen généraux sous sa supervision, de bénévoles et sous la direction du Délégué Général.
Nous les soutenons, d’une part, en gérant un entrepôt nous servant de plateforme logistique ainsi qu’à 6 autres associations humanitaires dont nous facilitons la coordination, et d’autre part, nous menons nos propres actions d’aide directe auprès des exilé.es.
Nos projets de terrain, « Woodyard » et « Channel Info Project », consistent en des distributions de bois de chauffage et en la fourniture d’accès à la connexion numérique et à l’information.
Missions
Pilotage du volet logistique de la Plateforme Humanitaire
- En lien avec DG, proposer des pistes d’orientation stratégique sur le volet logistique de la plateforme humanitaire.
- Animer les réunions de coordination hebdomadaires et mensuelles entre les usagers de l’entrepôt en lien avec DG et la/le coordo prog/com et assurer l’implémentation
- Assurer le suivi, la traçabilité et la communication des décisions prises
- Leader l’élaboration de l’organisation physique de l’entrepôt entre les associations et assurer son implémentation
- Permettre aux usagers de maximiser leur efficience logistique via la dispense de formations techniques et la création puis mise en place de signalétique
- Coordination sur la résolution de conflit liés à la gestion logistique de l’entrepôt
Gestion quotidienne de l’entrepôt et bureaux
- Coordonner avec les différents usagers de l’entrepôt afin d’assurer un usage serein, respectueux et optimisé (ménage, livraisons, utilisation des salles de réunions…)
- Garantir le respect des règles de sécurité et d’hygiène, la mise aux normes et l’optimisation de l’espace de l’entrepôt (incluant l’espace bénévole, les zones projets, l’extérieur, les bureaux et le parking).
- Assurer les relations avec le propriétaire et intervenants extérieurs : Entreprise/Independent/ramassage des poubelle, qui intervienne à l’entrepôt.
- Leader l’élaboration de l’organisation physique de l’entrepôt entre les associations et assurer son implémentation.
- Créer et veiller au respect des protocoles logistiques de fonctionnement de l’entrepôt par l’ensemble des usagers
- Animer les chantiers communs (fonction du nombre de bénévoles) : rangement, aménagement des espaces partagés
Gestion des maisons
- Assurer la recherche des logements en fonction des besoins exprimés et des capacités budgétaires allouées
- Assurer la gestion des logements (entretiens, réparation, équipement) : incluant la présentation du protocole hébergement, et point focal des habitants
- Responsable des liens avec les propriétaires, les entreprises de réparation/personnes ressources.
- Assure le suivi des baux et est responsable de l’anticipation des besoins de gestion.
Gestion des véhicules
- Assurer le suivi et entretien des véhicules
- Assurer la bonne utilisation du parc véhicule par les conductrice.teur autorisés
- Organiser des sessions de conduite de van/camion pour chaque conductrice.teur.
Gestion des équipements et matériels
- Assurer le suivi et l’entretien du matériel (telephone, ordinateurs, outils de stockage et matériel technique)
- Assurer la repartition entre les projets du matériel disponible.
- Gérer l’atelier et suivi des demandes de prêts d’outils
- Superviser l’entretien du matériel technique à disposition de l’ensemble des usagers (chariots élévateurs, compresseurs, karchers, etc.)
Gestion de l’approvisionnement (achats/dons)
- Assurer l’approvisionnement en biens nécessaires au fonctionnement quotidien de l’organisation
- Soutenir les projets dans les procédures d’approvisionnement lorsque sollicité par la/le coordo programme (achats/dons..)
- Assurer la sélection des fournisseurs et à la négociation des prix, des délais et des modes de livraison
- Assurer le suivi des relations fournisseurs
- Assurer le suivi et la répartition des dons matériels reçu à l’entrepôt entre les différentes associations
Gestion informatique
- Assurer l’harmonisation des pratiques (microsoft 365, outlook, teams, archivage)
- Assurer la gestion des adresses mails (création, répartition, gestion des mots de passe)
- Débloquer les problèmes techniques en lien avec l’assistance Microsoft dédiée
- Former/présenter les outils aux nouveaux.elles salarié.e.s de l’organisation
Établissement de rapports et compilation
- Compiler des informations sur les distances, les prix, les modes de transport et les entreprises.
- Assurer la compilation des listes de prix et des fournisseurs, ainsi que des documents en usage (import-export, exonération, taxes)
- Classer et archiver les documents logistiques.
- Archiver les CR des Coordo Meetings
Accueil et représentation
- Accueillir et manager les bénévoles non affectés aux projets terrain pour la/le soutenir dans ses tâches
- Assurer la présentation du fonctionnement logistique de l’association à toute nouvelle personne dans l’entrepôt
- Assurer les visites de l’entrepôt le cas échéant sur délégation de la/du Directrice.eur Général.e
