Administrative Assistant Bilingual FR/EN - Paris

short term contract
Paris, France
Handicap
Partial remote possible
24000 - 27000€ (Monthly)
2 yrs of exp.
Posted on 08-02-2022
Start : septembre 2022
> End : juillet 2023
This job is no longer available.

L'Arche Internationale

Chaque jour, L'Arche transforme des vies et contribue à bâtir une société plus humaine où chaque vie compte.

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  • Website
  • NGO
  • Between 15 and 50 persons
  • Handicap
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L’Arche, une vie partagée entre personnes ayant ou non l’expérience de vivre avec un handicap intellectuel.

La Fédération Internationale de L’Arche fédère 157 communautés dans 38 pays à travers les 5 continents qui ensemble, s’engagent à contribuer à une société plus humaine. L’Arche Internationale est une organisation de droit français, à but non lucratif, basée à Paris avec une trentaine de collaborateurs basés dans différents pays. Notre responsabilité est de garantir l’unité autour de notre mission commune.

Mission

Avec la Coordinatrice Administrative de L’Arche Internationale, l’Assistant(e) administrative est le premier point de contact de la Fédération de L’Arche International pour les questions et demandes de l’équipe internationale et des représentants de la Fédération.

Responsabilités principales :

· Assurer un soutien logistique et administratif pour l’équipe soutien de L’Arche International, en particulier :

o La gestion de voyages (interface avec l’agence de voyages, soutien pour les demandes de Visa, etc.)

o L’administration des comptes Zoom

o La gestion des calendriers

o La diffusion de communication à l’intention des différentes équipes de L’Arche Internationale

· Assurer les besoins logistiques et administratifs de l’équipe Formation

o L’organisation via Zoom des formations en ligne

o L’assistance technique pendant les sessions et rôle de conseils sur le bon usage de l’outil Zoom

o La gestion administrative des formations en ligne (inscription, gestion des documents, facturation, etc.)

En collaboration avec la Coordinatrice Administrative (tâches « partagées ») :

· Assurer le soutien informatique de l’équipe internationale :

o Rôle d’administrateur sur Microsoft 365 et en particulier d’administrateur des comptes mail

o Point de contact en cas de soucis/ question informatique, assurer le conseil pour les nouveaux investissements

o Interface avec les prestataires informatiques externes

o Soutien dans l’intégration avec un outil CRM de Microsoft 365

o Gestion du stock d’équipements informatiques au bureau de Paris

· Assurer l’accueil et la logistique du siège de l’association à Paris 15 ème :

o Entretien général et logistique du bureau (rangement, gestion des clés, gestion du courrier)

o Achat de fournitures et de matériel, suivi des stocks

o Réception du courrier

o Accueil des visiteurs (logement, organisation de réunions, etc.)

o Assistance dans le suivi des services généraux (prestataires, contrats de fournitures, etc).

o Assurer le standard téléphonique et la gestion de la boîte mail centrale.

Profile
  • Excellente expression orale et écrite en français et en anglais
  • Excellentes capacités organisationnelles : réactivité, priorisation, capacité à rester calme / serein face à de multiples demandes
  • Curiosité, sens du service et de l’accueil
  • Très bonnes compétences informatiques, en particulier maîtrise de Zoom
  • Adhésion aux valeurs de L’Arche
  • Expérience professionnelle de 2 à 3 ans minimum, de préférence dans un contexte international.