medical office coordinator - Lyon

Long term
Lyon, France
Health
Occasional remote authorized
33750 - 37500€ (Annual)
3 yrs of exp.
Posted on 09-07-2022
This job is no longer available.

ipso santé

Réinventer la médecine de proximité : vers des approches plus collaboratives, plus pratiques pour les patients, plus orientées vers la prévention et le relationnel.

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  • Between 50 and 250 employees
  • Health
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Coordinateur / coordinatrice de cabinet - Lyon 6e

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l’entreprise

ipso santé est un réseau de cabinets médicaux fondé en 2012 par des médecins, des ingénieurs et des spécialistes en organisation. Sa mission : réinventer la médecine de proximité pour répondre aux défis actuels et garantir des soins de qualité accessibles à tous.

La conviction d’ipso santé est qu’il est nécessaire de faire évoluer la médecine vers des approches plus collaboratives, plus pratiques pour les patients, plus orientées vers la prévention et le relationnel.

Pour cela, professionnels de santé et ingénieurs travaillent côte à côte dans les cabinets ipso pour développer les outils utilisés au quotidien, notamment des logiciels médicaux développés en interne.

ipso santé a un concept qui a fait ses preuves, avec notamment des indicateurs de qualité et d’efficience supérieurs aux normes du secteur, un fort engouement des patients et un modèle économique éprouvé. L’entreprise compte début 2022 quatre cabinets médicaux à Paris, pour une soixantaine de professionnels de santé et 100.000 consultations par an, et vise à 5 ans un réseau d’une vingtaine de cabinets pour couvrir les besoins d’environ 500.000 patients.

L’ambition d’ipso santé est avant tout sociétale : promouvoir un modèle de système de santé durable, équilibré et vertueux.

les missions

Nous recherchons un coordinateur/ une coordinatrice pour l’ouverture d’un nouveau cabinet à Lyon.

En binôme avec un·e praticien·ne associé·e, le coordinateur / la coordinatrice est en charge de la coordination générale de l’ensemble des opérations et projets sur le cabinet. Il est responsable de l’intégration et l’animation d’une équipe de 15 à 40 personnes (professionnels de santé, assistants médicaux et postes transverses), et de la gestion au quotidien du cabinet.

Les missions du poste sont amenées à évoluer à mesure que le cabinet grandit et que le réseau ipso croit.

Les missions au quotidien sont les suivantes :

coordination

  • prioriser, coordonner et faire avancer les différents sujets
  • assurer la communication interne, planifier et animer des réunions
  • superviser le confort de l’équipe, la convivialité, la bonne tenue de l’environnement de travail, et résoudre les problèmes au quotidien
  • superviser les achats, la logistique, la gestion des stocks et du matériel, les petits travaux et réparations, et les relations fournisseurs
  • dépanner sur l’accueil quand il y a un problème, résoudre les problèmes rencontrés à l’accueil par les assistants médicaux
  • participer à l’installation du cabinet (petits travaux, aménagements, etc.)

administratif et financier

  • gérer la paie (salaires et rétrocessions) et les démarches contractuelles, assurer le premier niveau de réponse sur les questions sociales et administratives de l’équipe
  • assurer l’interface avec l’équipe administrative & financière, les banques, assurances et organismes sociaux
  • suivre les équilibres économiques, la caisse du cabinet et la facturation
  • assurer et analyser le reporting opérationnel : commentaires/réclamation patients, tableau de bord et baromètre d’équipe mensuels
  • participer à l’installation administrative du cabinet (installation des praticiens, formalités administratives de la structure etc.)

animation d’équipe

  • gérer l’intégration des nouvelles recrues
  • accompagner l’équipe dans sa montée en compétences
  • organiser les plannings des médecins & assistant·e·s et identifier les besoins en recrutement
  • assurer les entretiens individuels des assistants médicaux
  • s’assurer du bien-être individuel et collectif de l’équipe
  • participer aux décisions RH relatives à l’équipe, conjointement avec l’équipe d’associés

Puis quand les fondamentaux sont maîtrisés, il est possible de participer à des missions transverses de développement du projet ipso, par exemple :

  • recruter et développer des formations
  • piloter des projets d’amélioration opérationnelle (développer de nouveaux outils ou processus)
  • piloter des projets transverses de développement (par exemple prospection et ouverture de nouveaux cabinets, lancement de nouvelles activités, initiatives de santé publique, etc.)
  • s’investir dans la communication et le développement du réseau ipso

la formation et les évaluations

  • les premières semaines, formation en binôme avec un(e) coordinateur/trice expérimenté(e) sur un cabinet déjà ouvert
  • culture du compagnonnage et de l’entraide, accompagnement dans la progression
  • points réguliers (au cours de la période de formation puis au minimum tous les 6 mois) pour évaluer la maîtrise des compétences, le savoir-être et la bonne intégration dans l’équipe
  • mise en place de coaching et de formations si besoin
Profile

les conditions du poste

Type de poste : CDI

Statut : cadre

Horaires : horaires classiques de bureau, avec ponctuellement des horaires décalés (les cabinets sont ouverts sur des horaires étendus afin de proposer une permanence de soins). Grande souplesse pour s’organiser (horaires libres, télétravail ponctuel).

Lieu :

  • au démarrage pour les premiers mois : télétravail + déplacements réguliers à Paris (minimum 10 jours/mois, organisation à discuter selon contraintes personnelles)
  • puis : cabinet ipso Lyon, 12 boulevard Jules Favre, Lyon 6e + déplacements ponctuels à Paris quelques fois par an

NB : prise en charge du transport et du logement pour les déplacements à Paris

Rémunération :

  • 33 750€ brut par an, dont prime annuelle (37 500€ bruts par an pour les profils avec une expérience significative sur un poste similaire)
  • statut cadre au forfait jour, 12 jours de RTT par an
  • tickets restaurant de 9€ / jour travaillé, pris en charge à 60% par ipso
  • complémentaire santé prise en charge à 90% par ipso
  • remboursement de la moitié de l’abonnement transport comme prévu par la loi, ou forfait mobilité durable

Évolution : des progressions relativement rapides sont possibles sur le poste. A plus long terme il est possible d’évoluer vers d’autres rôles.

le profil recherché

Études et expériences : Nous sommes intéressés par des diplômé·e·s d’école de commerce, d’ingénieur ou équivalent, ou encore des profils plus autodidactes ayant fait leurs preuves. Une expérience avec des responsabilités managériales est requise.

Savoir-être et valeurs humaines :

  • une capacité à être moteur et une bonne autonomie
  • un sens de l’organisation et de la rigueur
  • une capacité à se remettre en cause, l’envie de progresser et faire progresser les autres, de rester ouvert et de s’adapter
  • une capacité à animer une équipe, avec un esprit collectif, humble et bienveillant, à savoir gérer des situations humaines parfois complexes
  • une grande honnêteté intellectuelle, capacité à remonter les problèmes et recevoir du feedback
  • une capacité à rester efficace, positif et empathique même dans les moments difficiles
  • un sens éthique, une motivation pour la valeur sociale du projet

Le coordinateur/la coordinatrice est le point de contact principal pour une grande partie de l’équipe, notamment les nouvelles recrues. Il doit représenter les valeurs du projet et les insuffler à l’équipe. L’ambiance de travail est très bonne, mais le poste est exigeant et polyvalent, vous êtes beaucoup sollicité et challengé.

Compétences techniques :

  • la capacité à faire des plans d’action détaillés, à prioriser et à organiser une équipe
  • une compréhension de base du fonctionnement comptable, fiscal, social, juridique, financier d’une entreprise
  • une bonne maîtrise des outils de bureautique, notamment Excel, et d’une manière générale une aisance minimale avec l’informatique et les nouvelles technologies
  • une expression orale et écrite claire et synthétique

La connaissance du milieu médical et un niveau minimal en anglais sont des plus, mais ne sont pas indispensables.

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