MISSIONS DU POSTE
1. Accueil et communication interne (environ 0,2 ETP)
- Gestion de la boite mail « Contact » et du standard téléphonique, réception / envoi du courrier (centralisé par la Friche)
- Orientation des visiteurs et des bénéficiaires
- Soutien logistique (réservation salles, etc.)
- Vigilance et coordination de l’intendance (gestion du lieu, propreté des espaces)
- Collecte et redistribution d’informations transversales / d’équipe (absences, occupation des locaux, etc.)
- Appui de la direction dans l'organisation logistique et administrative des temps collectifs : réunions internes, séminaires, etc. (réservation, commande repas, comptes-rendus, etc.)
2. Assistanat de gestion (environ 0,8 ETP)
- Gestion administrative Bénéficiaires : constitution et suivi des dossiers, suivi et encaissement des adhésions et autres frais (PAF, etc.)
- Gestion administrative Clients : soutien au montage et suivi de demandes de financements de formations, émission et envoi de factures, suivi des paiements et relances clients, suivi logistique et administratif des mises à disposition d’espaces.
- Gestion administrative Fournisseurs : gestion et suivi des achats et du matériel, réception et classement de devis et factures, mise à jour des contrats, recherche d’optimisation des dépenses (informatique et téléphonie, consommables, assurance, intendance, fournitures, mutuelle, etc.), suivi du journal de caisse
- Gestion administrative Ressources Humaines (lien équipe et cabinet comptable) : suivi des démarches administratives liées à l’arrivée et au départ de salarié/es/volontaires/stagiaires, montage et suivi des dossiers de financement de formations, vérification des notes de frais, suivi administratif des absences, suivi du planning salariés, vérification des bulletins de salaire.
- Gestion administrative Vie associative : soutien logistique et administratif à l’organisation des AG, des réunions de CA, suivi des démarches administratives liées à la vie associative (déclarations en Préfecture, etc.).
PROFIL
Convaincu/e par les valeurs de l’ESS, le/a chargé/e d’accueil et assistant/e de gestion maitrise la gestion administrative de structures évolutives. Coopératif.ve, il/elle réalise ses missions en tenant compte de la vision et de la stratégie du groupement. Doté/e d’un bon relationnel et attentif.ve aux besoins de ses collègues, il/elle participe au pôle administratif et financier.
COMPÉTENCES
- Gestion administrative (et financière) :
o Clients / Fournisseurs
o Gestion sociale
- Sens du contact et du relationnel (bénéficiaires entrepreneur/es, clients, fournisseurs, équipe, membres du Conseil d’Administration)
- Capacité d’écoute, patience et pédagogie
- Maitrise des outils de bureautique (suite Microsoft Office), notamment Excel
- Sens de l’organisation, rigueur et polyvalence
- Les plus :
o automatisation et digitalisation administrative
o administratif FSE
o administratif organisme de formation
QUALIFICATION ET EXPERIENCE
Niveau d'étude requis : BAC + 2 (gestion, secrétariat, etc.)
Expérience requise : minimum 3 ans sur poste équivalent
CONDITIONS
- CDI : à partir du 10 juin 2024, période essai de 2 mois
- Salaire brut mensuel : entre 1869€ et 1933€ selon expérience
- Titres restaurants
- Mutuelle et abonnement mensuel de transports en commun pris en charge à 100%
- Poste basé à Marseille (Friche Belle de mai).
- Télétravail possible 2 jours / semaine maximum (en accord avec la DAF)
MODALITES DE RECRUTEMENT
Avant le 26 mai 2024: Envoyez votre CV et partagez votre motivation (support libre : lettre, audio, vidéo) à Julia LEGRAND, Cliquez sur candidater pour accéder aux informations. – Merci d’indiquer dans l’objet du mail votre nom
28 mai 2024: Invitation aux entretiens par téléphone et mail
30 mai 2024 (9h30-18h) à Marseille: Entretien n°1
4 juin 2024 (14h-18h) à Marseille: Entretien n°2
10 juin 2024: Prise de poste
