Entrepreneurship in the territories: is it the right time?
Ce poste vise à manager une équipe de secrétaires médicales, animer et gérer opérationnellement trois espaces médicaux.
Gynea développe des espaces dédiés à la santé de la femme, rassemblant des équipes pluridisciplinaires constituées de : gynécologues, sages-femmes, ostéopathes, kinésithérapeutes, psychologues, diététiciennes, thérapeutes bien-être.
Les missions au quotidien sont les suivantes :
Responsabilités managériales et organisationnelles (60%)
- Manager l’équipe de secrétaires médicales (équipe de 4 personnes actuellement, 12 personnes à terme)
- Assurer l’accueil et la formation des nouvelles secrétaires médicales
- Maintenir le planning du secrétariat (gestion des absences et des congés)
- Superviser le planning des praticiens (recueillir les absences et faire appel à des remplaçants sur ces périodes) et optimiser le remplissage des salles des consultations
- Gérer les ouvertures de créneaux des praticiens sur Doctolib
- Gérer la paie des secrétaires
- Gérer les contrats de remplacement pour les professionnels de santé
- Suivre la caisse des cabinets
- Participer à l’installation administrative du cabinet (installation des praticiens, formalités administratives de la structure etc.)
- Contribuer à l’intégration des nouveaux professionnels (présentation des logiciels et du fonctionnement des espaces Gynea, remise d’un livret d’accueil)
Responsabilités opérationnelles (20%)
- Superviser les achats (matériel médical, parfums d’ambiance, bureautique, thé, café, snacks) et gérer les relations avec les fournisseurs
- Superviser et contrôler l’équipe de nettoyage (entreprise sous-traitante)
- Résoudre les événements indésirables (panne de matériel, vandalisme, sanitaires bouchés etc.) en faisant appel à des artisans et contrôler leurs interventions
- En cas de plainte de la part d’une patiente, l’appeler dans les 24 heures pour comprendre le dysfonctionnement rencontré et le résoudre
- S’assurer de la propreté et du confort des espaces Gynea pour les patientes et les équipes
- Centraliser les demandes de réparation et menus travaux, et organiser les interventions
- Organiser le déjeuner d’équipe bimensuel dans chaque espace Gynea
Événementiel (20%)
- Gérer le calendrier des événements, ateliers et conférences bien-être (yoga, nutrition, sophrologie, groupes de parole etc.)
- Rassembler des éléments de communication (photos, vidéos) afin de promouvoir les événements
- Relayer les besoins en communication auprès de l’équipe dédiée chez Gynea (contenu de la vidéo en salle d’attente, posts instagram, newsletter)
- Organiser les événements d’équipes (anniversaires, déjeuner annuel de Noël, formations)
