Entrepreneurship in the territories: is it the right time?
Le projet
Le Groupe Ares, Association pour la Réinsertion Économique et Sociale, est le premier acteur de l’insertion par l’activité économique en Ile-de-France. Depuis 1991, nous favorisons l’insertion de personnes en grande exclusion (chômeurs de longue durée, jeunes sans qualification, etc.) en leur proposant un parcours d’insertion fondé sur le travail salarié et un accompagnement social et professionnel individualisé.
Pour accompagner près de 3000 personnes par an (incluant les salariés en insertion et les bénéficiaires de nos programmes), plus de 400 salariés permanents travaillent au siège à Pantin et dans sa vingtaine d'établissements.
Log’ins 91 est l’un des établissements du Groupe : une Entreprise Adaptée Tremplin en joint-venture sociale avec GXO Logistics. Par le travail en logistique d’entrepôt, Log’ins en Île-de-France accompagnait en 2022 plus de 155 personnes en situation de handicap et éloignées de l’emploi, ayant manifesté une forte motivation pour intégrer à l’issue d’un parcours d’insertion une entreprise classique.
Le poste
Sous la responsabilité de la Directrice de Log’ins 91, et en lien avec la Responsable d’Accompagnement Social et Professionnel ainsi qu’avec le Responsable d’Exploitation, vos principales missions seront :
- Accueil et secrétariat
- Prendre en charge l’accueil téléphonique, l’accueil sur le site et l’orientation des personnes.
- Réceptionner les candidatures parvenant sur le site, et les transmettre au RASP ou à la direction.
- Assurer le secrétariat administratif : gestion du courrier, rédaction de correspondances, mise à jour et classement des dossier, rédaction des comptes rendus de réunion quand nécessaire.
- Faciliter la bonne transmission des informations du planning aux encadrants et salariés en insertion.
- Suivi administratif des salariés
- Constituer le dossier administratif et informatique pour chaque entrant dans la structure et transmettre les documents aux différents interlocuteurs internes (dossiers, contrats…) et externes (ASP / EA2 entre autres).
- Effectuer les démarches d’embauche pour chaque entrant (inscription au registre du personnel, demande de visite médicale, DPAE…) et assurer leur suivi (bilans de santé effectués, inscriptions à la mutuelle…).
- Assurer la saisie des données nécessaires sur les logiciels métiers permettant la création des plannings, le suivi des EVP, et l’édition de la
- Editer les avenants de renouvellement de contrat, pour mise à la signature
- Collecter mensuellement les informations relatives à la paye des salariés et les transmettre au service Paye en mettant à jour les tableaux de suivi : RTT, Congés Payés, récupérations, absences, arrêts maladies, accidents du travail, demandes d’acompte, justificatifs de transport, régularisations… Mise sous plis des bulletins de paie et suivi de leur bonne distribution.
- Aider l’équipe sociale dans les démarches administratives simples des salariés en insertion (déclaration Assedic et CAF, copies, prises de rendez-vous, aide à l’organisation pratique des départs si nécessaire…).
- Suivi administratif d’exploitation
- Gérer les fournitures de l’agence, les stocks de vêtements de travail et équipements de protection individuelle (chaussures de sécurité, gants, etc…). Emettre les commandes d’Achats auprès des fournisseurs référencés dans le cadre des besoins de chaque chantier.
- Collecter chaque jour les heures travaillées auprès des encadrants, les saisir dans un fichier de suivi, en veillant à contrôler la cohérence des données.
- Relancer les clients pour obtenir les bons de commande manquants avant facturation et pour régulariser les situations de litiges de paiements.
- Elaborer le planning hebdomadaire en fonction du planning prévisionnel des activités et des démarches sociales mises en place, en lien avec le REX et le RASP.
- Préparer, classer et archiver les dossiers clients : s’assurer de leur mise à jour régulière et informer directement le Responsable d’Exploitation de toute pièce justificative manquante (devis, factures…), prendre les mesures nécessaires pour compléter le dossier le cas échéant.
- Reporting
- Saisir les données sur le tableau de suivi des heures mensuelles (tableau des congés, des formations et des heures…).
- Assister le Responsable d’Exploitation dans la saisie des informations clients et fournisseurs dans le logiciel de gestion commerciale et éditer les documents de suivi des commandes (bons de livraisons, devis à valider, etc.).
- Réaliser des Audits mensuels de sécurité/qualité.
Processus de recrutement
- 1 entretien RH
- 1 entretien avec la Directrice de Log’ins 91
