Reception and Administrative Officer – Part-time fixed-term contract (M/F) - Bordeaux - France Active - 25/05/2024

France Active

France Active accompagne les entrepreneurs pour bâtir une société plus solidaire. L’association les soutient dans leurs problématiques financières.

💡 Transition partners

The mission of this structure is to help companies and citizens improve their environmental and social impact. For example, CSR consulting, training, raising awareness of transition issues, media, etc.

Website
Company
Between 250 and 2000 employees
Finance

Carried out an internal impact measurement.

This structure did not communicate to us the labels or certifications that it was able to obtain.

Basé(e) à Bordeaux (33), vos missions seront les suivantes :

Gestion de l’accueil :

Assurer l’accueil physique des visiteurs lors des plages horaires imparties à l’association sur le site de Bordeaux
Assurer le standard téléphonique de l’association et du le transfert des appels vers les interlocuteurs sollicités
Réaliser la prise d’information et la qualification des premiers contacts téléphoniques des porteurs de projets souhaitant mobiliser les services de l’association
Evaluer le degré d’avancement du projet en recueillant toutes les informations nécessaires et assurer les orientations en conséquence
Créer et actualiser les données sur les bases internes lors des primo-accueils
Transmettre les informations aux chargés de Mission

Gestion administrative :

Assurer et contribuer à la gestion administrative du Directeur Général
Traiter le courrier arrivant sur site, envoi de bordeaux par recommandé et réception des colis
Appuyer logistiquement l’organisation des réunions sur le site de Bordeaux
Assurer la gestion des ressources matérielles courantes : commande et suivi consommables sur le site de Bordeaux (petites fournitures de bureau, cartouches de toner, café, etc) et des équipements informatiques et téléphoniques sur le site de Bordeaux
Veiller à la conformité des équipements de sécurité sur le site
Assurer le suivi des adhésions des membres de l’association
Reproduire, diffuser, classer et archiver manuellement ou numériquement des documents
Rédiger divers documents

Formations & expérience

Formation en lien avec le secrétariat / l’assistance administrative
Une première expérience réussie en secrétariat / assistance administrative
Idéalement une connaissance du milieu de l’accompagnement et du monde associatif

Compétences & aptitudes

Très bonne maitrise des outils informatiques dont la suite Microsoft 365 (Teams, Outlook, Excel, Word …)
Esprit d’analyse et de synthèse
Bonne capacité rédactionnelle et d’expression orale
Discrétion et sens de la confidentialité
Sens de l’organisation
Rigueur
Goût pour le travail en équipe et aisance relationnelle

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More than 100 training courses and programs

Train yourself on a wide range of key topics: CSR and sustainability in business, third places, collective intelligence, energy renovation, skills assessment and much more!

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