Entrepreneurship in the territories: is it the right time?
CONTEXTE
Adossée à l’institut de recherche Inria, la Fondation Inria est la seule fondation en France entièrement dédiée au numérique. Elle construit depuis plusieurs mois, avec Femmes@Numérique, France Universités, la Conférence des grandes écoles et la Conférence des directeurs des écoles françaises d'ingénieurs, un programme d’accompagnement et d'empowerment à 360° destiné aux étudiantes inscrites dans les filières de formation au numérique, du bac au master 2 : TechPourToutes. Ce programme ambitionne d’apporter aux jeunes femmes qui souhaitent commencer ou poursuivre des études supérieures dans le numérique l’ensemble des moyens qui leur manquent pour définir leur projet, accéder aux formations visées, s’y intégrer puis s’insérer dans les meilleures conditions dans l’univers professionnel. Lancé par la Première Ministre Madame Elisabeth Borne à VivaTech le 16 juin dernier, le programme TechPourToutes est inscrit dans le volet « Culture de l’Egalité » du Plan interministériel pour l'égalité entre les femmes et les hommes présenté en mars 2023.
MISSION
L’assistant.e administratif.ve et financier.ère assure le fonctionnement administratif, financier et opérationnel du programme TechPourToutes. En interaction forte avec les autres membres de l’équipe du programme, l’assistant.e contribue à la qualité des relations de la fondation avec l’ensemble des partenaires du programme en assurant un suivi de ses obligations contractuelles du point de vue administratif et financier. Il/Elle travaille également en étroite interaction avec l’équipe administrative et financière de la Fondation Inria pour assurer le respect des processus internes et des obligations légales et contractuelles de la fondation dans le cadre des activités du programme. Il/Elle est sollicité.e en tant que de besoin pour la mise en œuvre opérationnelle d’actions engageant toute l’équipe du programme (organisation d’événements, entre autres).
ACTIVITES
Gestion administrative du programme
- Préparer les notes, conventions et documents contractuels du programme, assurer le compterendu des réunions, rédiger les correspondances… ;
- Participer à l’élaboration des réponses aux APP/AMI en support du/de la chargé.e des partenariats et du mécénat du programme ;
- Assurer le suivi des conventions de subvention, de mécénat et de partenariat en support du/de la chargé.e des partenariats et du mécénat du programme ;
- Préparer les rapports d’activité en appui du/de la chargé.e des partenariats et du mécénat du programme ;
- Veiller au respect de la réglementation en matière de protection des données personnelles ;
- Coordonner et gérer l’organisation des missions de membres de l’équipe du programme, mais aussi des partenaires et bénéficiaires ;
- Organiser les points de coordination entre l’équipe en charge du programme et l’équipe fondation en charge de la gestion administrative et financière ;
- Classer et archiver les documents administratifs et financiers du programme (en papier/sur l’espace documentaire numérisé).
Suivi financier et budgétaire du programme, en interaction étroite avec l’équipe administrative et financière de la fondation
- Appuyer le/la chef.fe de projet dans la préparation du budget annuel du programme ;
- Suivre l’exécution budgétaire du programme : mise à jour de tableaux de suivi et transmission de rapports en lien avec l’équipe en charge de la gestion administrative et financière de la fondation ; Fondation Inria 2/2
- Assurer le traitement et le suivi des subventions et dons en appui du/de la chargé.e des partenariats et du mécénat du programme ;
- Assurer le suivi des conventions de partenariat en appui du/de la chargé.e des partenariats et du mécénat du programme ;
- Préparer les rapports financiers en appui du/de la chargé.e des partenariats et du mécénat du programme en respectant les échéances indiquées dans les conventions avec les financeurs publics ou privés du programme ;
- Gérer la facturation (émission/réception) du programme dans sa totalité ; veiller à la correcte imputation des dépenses (code analytique) avant l’envoi des factures à l’équipe administrative et financière de la fondation ;
- Contrôler l’éligibilité des documents financiers (devis, factures, bons de commandes) ;
- Traiter les notes de frais de l’équipe et des personnes externes (participants aux événements organisés par la fondation).
Gestion logistique du programme
- Appuyer l’organisation des événements du programme : réservation de salles, traiteurs ;
- Accueillir le public pendant les événements organisés par la fondation.
