Entrepreneurship in the territories: is it the right time?
I. Description du poste
L’Office manager occupe un rôle polyvalent au sein de la Fondation de l’École normale supérieure (ENS), assurant une assistance administrative de haut niveau tout en contribuant activement à la gestion opérationnelle. Le poste implique la coordination des relations administratives et financières avec les mécènes de l’ENS et les services de l’ENS, l’appui logistique à l’organisation de réunions (notamment les conseils d’administration de la FENS), de missions et d’événements, et l’appui à mise en œuvre de la stratégie de communication.
II. Responsabilités Principales
· Suivi administratif et financier
- Validation des dons des mécènes, envoi des reçus fiscaux
- Suivi administratif et financier des projets financés par la Fondation de l’ENS (chaires, programmes de bourses) en lien avec un cabinet comptable externe (GMBA) : suivi des appels des fonds aux mécènes, des conventions de reversement à l’ENS
- Relecture des projets de convention
- Garantie de la conformité des processus comptables et du suivi des budgets établis.
· Appui Logistique pour l’organisation de réunions, d’événements et de missions, ainsi que des conseils d’Administration de la FENS.
- Organisation des réunions, événements et conseils d’administration de la Fondation en liaison avec la direction et le bureau de la FENS, le cabinet comptable externe.
- Coordination logistique incluant la réservation de lieux, la gestion des fournisseurs et le suivi des invitations, en liaison avec l’assistant(e) de développement
- Appui à l’organisation de missions (réservations, suivi des remboursements).
· Appui à la mise en œuvre de la stratégie de communication de la FENS
- Suivi des relations avec les intervenants externes : graphistes, photographes, imprimeurs
- Contribution à la stratégie de communication de la Fondation.
· Gestion des Ressources Humaines de la Fondation de l’ENS
- Superviser les activités liées aux ressources humaines, notamment les embauches, les congés, les tickets restaurant, les salaires, les remboursements, les relations avec la mutuelle des salariés, avec l’appui d’un cabinet externe (GMBA)
- Suivi des dossiers du personnel, traitement des éléments administratifs
- Accueil et accompagnement des stagiaires et des emplois-étudiants dans leur prise de poste
