Entrepreneurship in the territories: is it the right time?
Sous l'autorité du directeur et du directeur adjoint, vous assistez et participez à l'organisation de la direction et de ses services.
Vous organisez et coordonnez la transmission et la rédaction des informations. Vous assurez également l'accueil physique et téléphonique, la gestion du temps du directeur et du directeur adjoint, et vous réalisez diverses tâches de secrétariat, notamment l'enregistrement et la diffusion du courrier. Vous suivez et gérez l'organisation de certains dossiers et assurez un rôle de relais auprès des agents des quatre services de la DRJCP.
Vous assurez l’exécution comptable et financière de certaines factures, notamment celles liées aux activités juridiques et contentieuses et de titres de recettes.
Activités
- Assurant le suivi et l’organisation des agendas du Directeur et du Directeur adjoint, vous prenez les rendez-vous en fonction des priorités et des échéances, en respectant et en faisant respecter les délais de transmission de documents.
- Vous organisez les réunions avec les élus, les personnalités extérieures ou les services (réserver les salles, adresser les convocations et ordre du jour, gérer le quorum, établir les procès-verbaux ou relevés de décision…).
- Vous préparez, organisez et assurez le suivi des déplacements des agents de la direction.
- Dans le cadre de la réception, du traitement et de la diffusion des informations internes ou externes, vous assurez l'enregistrement et le suivi des courriers via l’outil 6TZEN, courriels et appels téléphoniques.
- Vous diffusez et transmettez les informations nécessaires pour les services, en appréhendant le caractère urgent de l’information, notamment en qualité de correspondant Ressources Humaines – Formation.
- Vous assurez le suivi des absences et le planning des congés via le logiciel INCOVAR, le suivi et la saisie des évaluations via le logiciel NEEVA
- Vous rappelez les informations importantes, ainsi que les délais et vous vérifiez le suivi des courriers sensibles.
- A l’aise dans la réalisation de travaux bureautiques, vous prenez des notes et mettez en forme tous types de documents (convocations, PV, comptes rendus, courriers, PPT…).
- Vous réalisez la saisie de documents de formes et de contenus divers, dont les projets de délibération et arrêtés via le logiciel métier AIRDELIB, vous préparez les dossiers.
- Vous triez, classez et ordonnez les dossiers et documents matériels et immatériels de manière simple et accessible.
- Vous assurez le traitement des factures relatives aux fournitures de bureau, des factures et titres de recettes liées aux activités juridiques et contentieuses, ainsi que leur liquidation (engagement, enregistrement et liquidation) via le logiciel financier ASTRE.
- Vous assurez l'enregistrement et le suivi de l'archivage des dossiers via le logiciel THOT.
Informations générales
Intitulé de l'offre: ASSISTANT DE DIRECTION (F/H)
Type de contrat: Permanent
Temps de travail: Temps complet
Taux temps de travail: 100,00 %
Catégorie: C
Cadre d'emploi: ADJOINTS ADMINISTRATIFS TERRITORIAUX
Date limite de candidature: 31/03/2024
Nombre de postes à pourvoir: 1
Affectation
Collectivité: Communauté Urbaine Caen la mer
DGA: DGA RESSOURCES
Direction: DIR RESS JUR. & COM. PUBLI
Service:
Structure d'affectation: DIR RESS JUR. & COM. PUBLI
