Entrepreneurship in the territories: is it the right time?
PRESENTATION GENERALE :
ANDES est l’un des principaux réseaux d’aide alimentaire français. Notre mission : innover pour l’insertion durable autour d’une alimentation de qualité pour tous. ANDES fait partie du GROUPE SOS depuis 2019.
ANDES exerce sa mission dans deux pôles d’activités :
- Le réseau des épiceries solidaires : ANDES fédère et anime plus de 580 épiceries solidaires où les bénéficiaires peuvent faire leurs courses en choisissant leurs produits, y compris des fruits et légumes frais, moyennant une faible participation du prix usuel.
- Un pôle d’approvisionnement : 5 chantiers d’insertion « les chantiers de Marianne » anti-gaspi situés au coeur des Marchés d’Intérêt National (M.I.N.) de Rungis, Lille, Perpignan, Marseille et Rouen. Leur objectif est d’approvisionner les structures d’aide alimentaire par le biais de marchandises (notamment des fruits et légumes) issues de la revalorisation des invendus du M.I.N., ou achetées directement auprès des grossistes, en permettant à des personnes éloignées de l’emploi de travailler.
- ANDES est titulaire d’un agrément au titre du service civique depuis le début de l’année. Cet agrément, collectif, bénéficie aux épiceries solidaires adhérentes. 20 volontaires peuvent ainsi être accueillis chaque mois et c’est ANDES effectue la gestion administrative de l’agrément.
DESCRIPTION DU POSTE :
En tant qu’assistant/e administratif/ve, vous intervenez en appui de l’équipe de permanents d’ANDES sur un ensemble de tâches administratives, ainsi que plus spécifiquement sur deux missions à destination des épiceries solidaires adhérentes à ANDES. Vous travaillez en lien étroit avec le DG, le gestionnaire administratif, la comptable et la responsable paie, sous la supervision de la responsable réseau.
Gestion RH
- Suivi des recrutements (classement des candidatures, fixation des rdv, réponse aux candidats)
- Préparation des documents administratifs lors d’une embauche ou d’un changement de situation (contrat de travail, avenant télétravail, avance de frais, autorisation de travail, mise en place de la mutuelle) et ouverture de comptes pour les nouveaux salariés sur les logiciels utilisés par l’association
- Mise en place et résiliation des contrats pour les véhicules de fonction/service, et organisation du convoyage le cas échéant
- Transmission des documents utiles pour tout nouveau salarié (kit d’accueil) et organisation de rdv avec plusieurs membres de l’équipe pour faciliter la prise de poste
- Commande et transmission du matériel de travail (PC, téléphone)
- Suivi du personnel (congés, absences maladie, titres restaurant)
Gestion administrative
- Préparation et classement des documents administratifs
- Gestion de diverses tâches administratives liées au fonctionnement de l’association (déclarations officielles)
- Organisation des réunions et séminaires d’équipe (réservation de salles, matériel, hôtels et envoi des invitations aux personnes concernées)
- Appui à la gestion des fournisseurs liés aux charges de structure (bâtiment, véhicule, téléphonie, assurance…)
- Organisation des formations de l’équipe permanente, auprès de l’OPCO Uniformation (demande de prise en charge, transmission des différents devis/factures)
Gestion des adhérents
- Suivi annuel des cotisations (création des comptes de facturation, création et envoi des factures, suivi des paiements/doublons/non payés/avoirs)
- Traitement des demandes d’attestation (attestation d’adhésion, attestation de versement…)
- Mise à jour mensuelle des épiceries sur le site internet, ainsi que des listes de diffusion
Gestion de l’agrément service civique
- Gestion de l’interface ELISA
- Organisation des campagnes biannuelles de recrutement des volontaires (publication des fiches mission, classement des candidatures, fixation des rdv, réponse aux candidats)
- Mise en place et maintien du lien avec les épiceries accueillant les volontaires (transmission des documents présentant le cadre du service civique/du tutorat, organisation d’une réunion d’information, transmission de la convention entre ANDES et la structure d’accueil…)
- Suivi des volontaires (contrat d’engagement, versement des indemnités, suivi de la formation civique et citoyenne, relais en cas de difficulté avec la structure d’accueil)
- Rédaction d’un court bilan annuel sur le déploiement du service civique dans le cadre de l’agrément collectif
