Entrepreneurship in the territories: is it the right time?
Dans le respect du projet associatif de l’Anaé, des projets de séjours adaptés et sous l’autorité de la responsable du service séjours, vous supervisez l’organisation générale de tous les séjours adaptés prévus par le service, à destination des enfants et des adultes en situation de handicap. Vous concevez et élaborez des séjours qui répondent aux besoins et attentes des bénéficiaires, vous garantissez leur suivi et leur bon déroulement.
Votre implication est forte dans l’évolution générale du service. Vous proposez et mettez en œuvre les outils de développement du service, dans une dynamique de gestion transversale et associative.
Lieu de travail :
- Siège de l’association : 2 rue Zimmermann Lyon 7ème, dans le centre Etic ;
- Travail en présentiel et télétravail : travail 4 jours par semaine à l’espace coworking Etic dédié à l’économie sociale et solidaire, et 1 jour par semaine en télétravail ;
- Déplacements : ils sont fréquents sur les lieux de séjours (plus de 5 mois par an) pour diriger les séjours en hiver, et animer et soutenir les équipes encadrantes en saison (région AURA, PACA et toute autre région dans laquelle l’association sera amenée à organiser des séjours) ;
- Divers : chaque semaine, animation d’un temps de coordination en visio-conférence en lien avec la responsable du service séjours.
Mission 1 – Préparation des séjours :
- Participer à la planification des séjours avec la responsable du service
- Cadrer et contrôler les budgets prévisionnels des séjours
- Traiter les demandes de séjours : répartition sur un séjour en fonction du profil
- Recrutement des équipes accompagnantes (assistant(e)s sanitaires, animateurs, bénévoles).
- Réception des dossiers, vérification du contenu et des pièces et traitement des informations (lit médicalisé, convoyage, spécificité liée à l’accompagnement, soins infirmiers…)
- Préparation matériel des séjours (outils partagés, réservations des prestations internes et externes, réservation des soins infirmiers et du matériel médicalisé, des véhicules…)
- Planification, réservation et coordination des convoyages
- Réservation des billets de train des accompagnateurs hors convoyage
- Répartition des participants (rooming) sur logiciel de gestion Venue 360
- Préparations des documents pour les responsables de séjours (déclarations séjours, budget des séjours, dossiers, projet pédagogique, contrats de travail, protocoles à fournir…)
- Envoi des convocations pour le séjour aux familles et/ou tuteurs
- Envoi des convocations pour le séjour aux équipes
- Faire le lien avec les responsables de sites au cas par cas internes et externes à l’ANAE
- Contrôler le bon déroulement du séjour
- Assurer les tâches en complément / en aide aux responsables de séjours
- Création de 2 groupes Whatsapp pour chaque séjour
Mission 2 – Gestion des séjours :
- Préparer, gérer et diriger certains séjours hiver et été
- Accompagnement des équipes en amont et sur site
- Accueil des vacanciers et de leurs familles / accompagnateurs en gare ou sur site
- Organisation et participation aux convoyages et coordination des ressources en véhicules
- Liens complémentaires avec les familles / institutions en cas de difficultés durant le séjour en lien avec les directions
- Accompagnement présentiel en début des directions de séjours et/ou à distance ensuite au cas par cas
- Transmissions de toutes les informations administratives à l’assistante du service séjours (équipes pour paye, comptabilité, factures…)
- Vérification et envoi des bilans individuels des vacanciers, photos et enquêtes de satisfaction
- Inventorier le matériel à disposition pour le service
Mission 3 – Gestion de la transversalité et du développement :
- Aider à la préparation des bilans par saison et du bilan annuel
- Contribuer au développement des séjours
- Participer à la création des protocoles et des outils prêts à l’emploi (comptabilité, sanitaire, gestion d’équipes…)
- Contribuer au développement de la base de données vacanciers / animateurs / responsables
- Actualiser le règlement intérieur pour les équipes en lien avec la responsable du service
- Participer à des rencontres diverses et éventuelles (forums institutionnels, CNLTA, partenaires, salons…)
- Participer à des actions de recrutements (journée de formation dans des écoles, rencontre avec des associations étudiantes, salons…)
- Participer à l’élaboration et à la mise en place de temps ou de week-end de formation pour les équipes accompagnantes
- Assister la responsable de séjours dans la conception et la réalisation des nouveaux séjours sur les sites ANAE comme sur des sites extérieurs
- Co-construire et mettre en place des moyens, outils et fonctionnements pour fidéliser les responsables de séjours et les équipes
