Entrepreneurship in the territories: is it the right time?
Les Agences Locales de l’Énergie et du Climat sont des associations dont les adhérents sont des collectivités locales et des entreprises engagées dans la transition énergétique, la diminution de leurs consommations d’énergie et d’émissions de gaz à effet de serre. Ce sont des outils de proximité, d’aide à la décision, au service des habitants (habitat individuel et collectif), des collectivités et des professionnels du territoire.
Créée en 2011, l’Agence Locale de l’Énergie et du Climat Sud Parisienne est basée à Evry-Courcouronnes et agit auprès de 324 communes et 530 000 habitants. L’équipe est composée de 10 salariés motivés, sérieux, bienveillants… qui travaillent de manière efficace dans une ambiance conviviale. L’Agence fait partie d’une fédération (FLAME) qui regroupe 39 ALEC situées partout en France (dont 10 en Île de France) et qui réalisent le même type de missions que sur d’autre territoires.
Votre mission : assister la Directrice de l’ALEC Sud Parisienne dans la gestion administrative et financière de l’agence et la Déléguée générale de la Fédération des Agences Locales de l’Énergie et du Climat dont les bureaux sont situés à Paris, qui a également besoin d’un appui administratif et financier.
Mais rassurez-vous vous n’aurez pas à changer de bureau tous les jours. Vous serez basé.e à Evry-Courcouronnes (91) dans les locaux de l’ALEC Sud Parisienne, et pourrez ne vous déplacer dans les locaux de FLAME qu’une à deux fois par mois.
Le poste est en CDD de 12 mois (avec la perspective d’un passage en CDI) à temps plein avec la répartition du temps de travail suivante sur la semaine entre les 2 structures : 2.5 jours pour l’ALEC Sud Parisienne et 2,5 jours pour la fédération FLAME.
Missions Administratives :
- Assurer les tâches courantes de secrétariat : accueil téléphonique et prise de rendez-vous pour les conseillers, enregistrement, saisie, envoi du courrier, classement, accueil des partenaires, gestion des agendas, gestion des fournitures, réservation de salles
- Gérer la logistique pour les déplacements des salarié.e.s
- Assurer la logistique des réunions de Bureaux, Conseils d’Administration, Assemblées générales etc.
- Mettre à jour des bases de contacts et gérer des comptes MS Teams des collaborateurs.rices
- Mettre en forme des documents informatiques type : courriers, rapports, comptes rendus, tableaux, lettre d’information, etc.
- Classement des dossiers
Missions Comptabilité
- Gérer les factures, les demandes de subventions et les remboursements des frais des salariés
- Gérer les appels à cotisation des membres
- Gérer les pièces comptables et les transmettre à l’expert-comptable ;
Missions Gestion du personnel :
- Préparer mensuellement les éléments pour établir les paies des salariés et assurer le lien avec le cabinet d’expertise-comptable pour qu’il soit en capacité d’établir les paies et charges sociales afférentes
- Assurer le suivi des congés, RTT, chèques déjeuners
- Suivre les aides à l’emploi, les arrêts de travail et les versements des indemnités journalières
- Assurer le suivi permanent du plan de formation, aider à rechercher des formations, assurer leur règlement, gérer les relations avec l’OPCO
- Assurer une veille réglementaire sur les aspects sociaux et actualiser les documents internes régissant le fonctionnement de la structure.
- Lien avec les organismes de mutuelle et prévoyance ainsi qu’avec la médecine du travail
- Publication des offres d’emploi
- Préparer les contrats de travail pour les nouveaux embauché.e.s et leur expliquer les règles de fonctionnement administratives
Missions complémentaires :
- Proposer des améliorations des outils de gestion en place
- Venir en appui à la mise à jour des rubriques du site internet & réseaux sociaux
- Appuyer au plan logistique l’organisation d’évènements organisés par les structures
D’autres tâches pourront être ajoutées selon les besoins et les profils.
