Administrative Assistant - Paris

Long term
Paris, France
Impact
Occasional remote authorized
28000 - 30000€ (Annual)
1 yrs of exp.
Posted on 08-23-2022

Agence LUCIE

Proposer des solutions RSE adaptées pour toutes les organisations : des outils, des formations, de l'accompagnement par des experts ou des labels RSE thématiques ou génériques (LUCIE 26000)

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  • < 15 persons
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Présentation de l’entreprise

L’agence LUCIE est une SAS détenue, aujourd’hui, à 50 % par des associations et à 50 % par des entreprises.

Notre mission : Proposer des solutions RSE Positive adaptées pour toutes les organisations :

  1. S’informer, partager, s’outiller
  2. Se former : un centre de formation 100% RSE avec plus de 25 formations RSE (lien pour en savoir plus sur le CFL, lien pour en savoir plus sur les formations proposées).
  3. Progresser par étapes
  4. Se labelliser : L’Agence LUCIE propose des labels pour s’engager à 360° sur la RSE : LUCIE 26000 et TOUMAÏ, ou sur certaines thématiques : Le Label Numérique Responsable, Envol et Biodiversity Progress

La communauté LUCIE : C’est aujourd’hui plus de 900 organisations engagées à travers les solutions RSE de l’Agence LUCIE. Une communauté qui progresse rapidement : + 60 % entre 2020 et 2021. C’est ainsi la première et plus grande communauté d’organisations engagées en RSE d’Europe (pour en savoir plus : www.agence-lucie.com).

Poste

Dans le cadre du développement de LUCIE, l’agence recherche un(e) « Assistant(e) administratif(ve) » en CDI à temps plein et à pourvoir dès que possible à Paris.

Vous travaillerez sur plusieurs sujets administratifs garantissant le bon fonctionnement de l’Agence LUCIE.

Vous serez amené.e à collaborer en priorité avec le Centre de Formation LUCIE et la Direction Administrative et Comptable mais aussi avec tous.tes les autres collaborateurs.rices de l’Agence.

Les missions qui vous seront confiées à ce titre seront notamment (liste non-exhaustive) :

Administration et comptabilité :

  • Contrôle de dossiers administratifs clients et fournisseurs. Facturation.
  • Relances clients sur réception de documents pour conformité des dossiers notamment en lien avec la norme Qualiopi et le suivi de paiements
  • Recherche et mise à jour d’informations sur CRM ou autres outils numériques. Contrôles et mises à jour divers de la base de données CRM. Traitements ponctuels de données sur tableurs.
  • Suivi de dossiers de financement de formation (OPCO, Pôle Emploi…), clôture et validation des dossiers de formation. Polyvalence gestion des inscriptions en formation (remplacement vacances, absences, accroissements ponctuels d’activités…)
  • Suivi des dossiers d’accompagnements (prestations externes)
  • Accueil standard téléphonique, traitement des dossiers administratifs et répartition des demandes aux personnes concernées, mise à jour des données sur CRM.
  • Soutiens aux services généraux et Office Management divers (Courriers, éditions, gestion d’approvisionnements courants…)
  • Soutien à la constitution de dossiers d’appels d’offres, la mise à jour de bases de données commerciales externes (mise à jour de listes de formations par exemple…)
  • Soutien à l’administration du système d’information (paramétrages simples, tests ponctuels, réponse à questions particulières des équipes, gestion du prestataire de service…)
Profile
  • Vous savez utiliser les outils bureautiques courants (Pack Office) et avez une réelle facilité à vous adapter à de nouveaux outils numériques.
  • Vous avez idéalement un niveau Bac+2 avec 1 à 3 ans d’expérience.
  • Vous savez vous montrer optimiste, patient(e), persévérant(e) et autonome face à des processus de développement s’inscrivant dans la durée.
  • Vous êtes doté(e) d’une grande capacité d’adaptation, de polyvalence, d’autonomie, de proactivité, vous avez une appétence pour les outils numériques de gestion (CRM, Suite Office, Drive…).
  • Motivé(e), rigoureux (se) et très organisé(e), vous aimez contribuer à la réussite d’une équipe.
  • Vous partagez nos valeurs de de responsabilité sociétale des entreprise et de protection de l’environnement.

Rémunération et avantages :

  • Un fixe entre 28 et 30 000 K€ par an selon expérience + un variable de 3 000€ sur objectifs collectifs,
  • Développement des compétences en continu via notre Centre de Formation LUCIE 100% dédié à la RSE
  • Tickets restaurant (valeur faciale 9€ / jour)
  • Remboursement à 75% du forfait de téléphone mobile
  • Prise en charge légale de 50% du Pass Navigo RATP
  • Mutuelle santé avec un bon niveau de prise en charge
  • Possibilité de télétravail
  • Participation à un séminaire annuel de réflexion sur la stratégie de l’agence et participation à des activités de cohésion d’équipe et moments conviviaux tout au long de l’année
  • Lieu de travail central situé à Paris (Châtelet-les-Halles)

Attention : Avant de postuler, merci de bien lire l’offre et le profil attendu. Il est important de vous reconnaitre tant dans les missions que dans le profil afin de nous proposer votre candidature.