Director of Operations - (M/F) - CDI Paris (04) - Paris

Long term
Paris, France
Occasional remote authorized
2260 - 2350€ (Monthly)
3 yrs of exp.
Posted on 05-25-2022
This job is no longer available.

Action Emploi Réfugiés

Favoriser l’insertion des personnes réfugiées par l’emploi, et contribuer à donner une image positive des personnes réfugiées, vecteur d’enrichissement culturel et de compétences pour l’économie.

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Le poste :

Sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice Générale, le.la Directeur.rice des Opérations coordonne l’ensemble des projets en cours, leur conformité et leur bonne réalisation par rapport aux conventions établies avec les financeurs dont il.elle élabore les calendriers et veille à leur respect. En particulier, il.elle supervise les activités d’accompagnement des personnes réfugiées et de mobilisation des entreprises en mobilisant toutes les ressources humaines ou financières de l’association ainsi qu’externes. Enfin, il.elle contribue au côté de la Directrice Générale à la définition et à la bonne exécution du développement de l’association.

  • Encadrement des équipes opérationnelles et gestion des ressources humaines dans le respect du cadre légal et conventionnel
  • Encadrer, animer et conduire les équipes opérationnelles placées sous sa responsabilité (Coordinateurs.rices des programmes d’accompagnement/Chargé de mission Développement emploi, stages et services civique le cas échéant), en vue de l’aboutissement de l’ensemble des projets en cours et en développement.
  • S’assurer de la mise en œuvre d’une gestion du personnel conforme : rédaction des contrats de travail, suivi médical des salariés, préparation des EVP, constitution de dossiers du personnel, organisation et validation des congés, …
  • Développer les compétences individuelles et collectives : repérer les besoins en formation, procéder aux entretiens annuels d’évaluation et professionnels
  • Mener les procédures de recrutement et signer les contrats de travail des équipes opérationnelles
  • Evaluer/rédiger les fiches de poste des équipes opérationnelles, en accord avec la Direction Générale
  • Veiller au respect de la règlementation en matière d’hygiène et de sécurité au travail et prendre toutes les mesures utiles nécessaires à la bonne exécution de cette obligation
  • Assurer l’information et la formation pratique du personnel en matière de sécurité
  • Créer et piloter les outils nécessaires pour le management de l’équipe (ex : réunions opérationnelles périodiques, comptes rendus/relevés des décisions, animation de moment d’échange et de réflexion, tableaux de répartitions de taches, etc…)
  • Animation des réunions institutionnelles de l’association, en lien avec la Directrice Générale.

Direction opérationnelle des projets et programmes de l’Association :

  • Supervision et coordination de l’ensemble des projets/programmes en cours au niveau national (en collaboration avec la direction des antennes et la DG) et Ile de France et leur conformité par rapport aux conventions établies avec les financeurs.
  • Elaboration des calendriers des projets et veiller à leur respect : organisation/participation aux COPIL et autres instances prévues par les conventions, coordination des partenariats, élaboration et envoi des rapports/bilans narratifs et financiers, ainsi que de tout autre document demandé par les bailleurs. Ceci de façon autonome ou en collaboration avec les membres de l’équipe référents pour des projets/programmes spécifiques ;
  • Elaboration/suivi des outils de pilotage (tableaux des projets/programme, chronogrammes, budgets, autres) ;
  • Supervision des programmes d’accompagnement des personnes réfugiées, et en particulier :
  • Élaboration d’une stratégie, du plan d’action et des outils d’accompagnement des BPI vers l’emploi en collaboration avec les membres de l’équipe référents et les référents des Antennes, le cas échant.
  • Supervision et appui au Chargé de mission Développement emploi, dans l’élaboration de la stratégie, du plan d’action pour la mobilisation des entreprises et la mise en relation directe entre les BPI et les entreprises. Veiller à la bonne mise en œuvre de l’action et du respect des échéances identifiées.
  • Superviser et appuyer à la collecte de données relatives aux activités de l’association via les outils (CRM, tableurs), les critères et indicateurs déjà établis. Il.elle contribue aussi à l’évolution et définition de nouveaux indicateurs ;
  • Elaborer des programmes d’accompagnement spécifiques en collaboration avec les membres référents de l’équipe ; pilotage de leur mise en œuvre, prospection sur les possibles sources de financements.

Mise en œuvre et suivi des partenariats financiers, associatifs et institutionnels

  • Mettre en œuvre et suivre les partenariats stratégiques avec les acteurs associatifs et institutionnels en lien avec la Directrice Générale ;
  • Coordonner et établir, en relation avec les membres de l’équipe concernés et la DG, la rédaction des dossiers de subvention, les réponses aux appels à projet, le montage des projets, les reporting et bilans demandés par les bailleurs. La Directrice Générale reste garante de la qualité des dossiers transmis (« contrôle qualité ») ;
  • Veiller sur les dispositifs de subvention et les appels à projets, en collaboration avec les autres membres de l’équipe et en particulier la Directrice Générale et la directrice de l’antenne de Bordeaux ;
  • Elaborer et suivre des outils de pilotage nécessaires.

Gestion administrative et budgétaire dans le respect du cadre légal et des procédures internes

  • Gérer et planifier, en accord avec la Direction Générale, les moyens matériels et budgétaires de l’Association (engagement des dépenses, suivi budgétaire, contrôle des pièces comptables, contrôle des matériels affectés aux services, …)
  • Effectuer le suivi de la gestion administrative des dossiers des personnes suivies, mettre en place et piloter des outils de reporting de l’activité (file active, …)
  • Etablir le rapport d’activité et les compte rendus financiers
  • Assurer la gestion des baux, des contrats de maintenance et des contrats de prestation de services
  • Veiller à ce que l’activité de l’activité de l’Association soit couverte par un contrat d’assurance de manière adaptée
  • Veiller à la conformité de l’établissement aux normes d’hygiène et de sécurité en vigueur

Représentation et veille stratégique

  • Sur délégation de la Directrice Générale, participation et représentation de l’association dans les événements et les manifestations au niveau régional et national et auprès des médias ;
  • Veille informationnelle sur l’actualité et les initiatives au niveau national.

Essaimage

  • Coordination avec l’antenne de Bordeaux ;
  • Contribution à l’élaboration d’une stratégie d’essaimage en collaboration avec la Directrice générale, le.s/la Directeur.s/Directrice.s Régional.e/aux et tout autre membres de l’association concernés (ex : définition d’un plan d’action);
  • Coordination opérationnelle de l’essaimage avec les membres de l’équipe concernées – référents financier, Coordinateurs.trice, Directeurs.trices des autres Antennes - (ex : ouverture de l’Antenne, recrutement des salariés, mobilisation des partenariats locaux, etc.)

Elaboration des contenus pédagogiques

  • Par ailleurs, sur la base de ses compétences et appétences spécifiques, le.la Directeur.rice des opérations aura la charge de :
  • Elaborer un plan d’action pour la mise à jour du guide IER :
  • Pilotage à l’élaboration des mises à jour du guide Info Emploi Réfugiés – IER : en faisant recours à des ressources internes et externes ;
  • Etablissement d’un partenariat avec les éventuels bailleurs et partenaires ;
  • Suivi de la publication du guide
Profile

Profil et compétences recherchées :

  • Compétences en Gestion du cycle de projet, de la conception à l’évaluation en passant par la mise en œuvre et le pilotage financier (expérience souhaitée d’au moins 5 ans).
  • Capacité à développer des partenariats, animer des réseaux, négocier en mode projet (expérience souhaitée d’au moins 4 ans)
  • Connaissance des dispositifs et acteurs de l’asile, de la formation et de l’insertion par l’emploi.
  • Expérience dans le management d’équipe pluridisciplinaire direct et en mode projet d’au moins 3 ans.
  • Excellente communication écrite et orale
  • La connaissance du public cible et en particulier de l’accompagnement de personnes en exil et/ou public éloigné de l’emploi et/ou accompagnement à l’insertion professionnelle serait un formidable atout
  • Maîtrise de l’anglais ; la maîtrise d’une autre langue étrangère (arabe, persan, espagnol…) serait un plus
  • Formation bac +4/5

Savoir-être :

  • Sens de l’organisation, rigueur, réactivité, autonomie ;
  • Polyvalence et adaptabilité à différentes situations ;
  • Très bon esprit d’équipe et de collaboration ;
  • Capacité à s’impliquer dans la réussite d’un projet.