Chargé de gestion administrative (H/F) - CDI - Paris

Long term
Paris, France
Health
Occasional remote authorized
1 yrs of exp.
Posted on 11-30-2021
This job is no longer available.

La Chaîne de l'Espoir

La Chaîne de l'Espoir a pour vocation de renforcer les systèmes de santé pour donner à chacun et en particulier aux enfants les mêmes chances de survie et de développement

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  • NGO
  • Between 50 and 250 employees
  • Health
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À PROPOS DE LA CHAÎNE DE L’ESPOIR

La Chaîne de l’Espoir (la CDE) est une ONG internationale fondée en 1994. Elle a pour vocation de renforcer les systèmes de santé pour donner à chacun et en particulier aux enfants les mêmes chances de survie et de développement. Aider les enfants les plus marginalisés est plus qu’une obligation morale, c’est une condition indispensable pour atteindre les objectifs 2030 des Nations Unies relatifs à la santé et au bien-être des enfants. Nous intervenons dans 27 pays par une approche globale, centrée sur l’enfant mais également sur les mères et les communautés défavorisées :

  • Prévention et dépistage dès le plus jeune âge, notamment dans le cadre de programmes de santé à l’école.
  • Soin et chirurgie, afin de répondre aux besoins les plus urgents des enfants et de leurs mères.
  • Formation et transferts de compétences aux équipes locales grâce à notre réseau international d’experts dans tous les domaines de la chirurgie.
  • Construction et équipement de structures hospitalières adaptées aux besoins locaux.

 

POSTE ET MISSION

Sous la supervision de la Directrice des Ressources Humaines et au sein de la Direction des Ressources Humaines, et en collaboration avec le Chargé RH, le.a Chargé(e) de mission administrative a pour mission d’assurer le suivi et la gestion administrative du personnel siège et international de la Chaine de l’Espoir. Il/Elle participe également aux volets recrutement et intégration du personnel. Le.a chargé(e) de mission administrative sera également amené.e à contribuer à la définition de la stratégie RH et aux différentes politiques RH pour accompagner la structuration du département.

Le.a chargé(e) de mission administrative se verra confier les missions suivantes :

1.    Assurer la gestion administrative du personnel

2.    Participer au recrutement et à l’intégration du personnel

3.    Rendre compte de son activité et communiquer

4.    Participer aux politiques et à la stratégie RH

 

1 – Assurer la gestion administrative du personnel

·        Elaborer les contrats et avenants des salariés siège, stagiaires et expatriés

·        Accompagner l’élaboration des accords de volontariat

·        Assurer la création et mise à jour des dossiers administratifs du personnel

·        Transmettre et suivre les documents internes relatifs aux fins de contrat à durée déterminée, fin de période d’essai, fin de période de mutation, renouvellement des CDD des personnels

·        Gérer au quotidien, les échanges avec les services administratifs / organismes sociaux (caisses et organismes d’assurance), assurer le suivi effectif des arrêts maladie et les relations avec la médecine du travail.

·        Garantir la conformité documentaire, déclarative et administrative des dossiers du personnel

·        Mettre à jour les dossiers, en interne et auprès des services administratifs et sociaux, préparer les avenants au contrat de travail

·        Clore les dossiers en fin de contrat, en interne et auprès des services administratifs et sociaux ; veiller à l’édition des documents règlementaires de fin de contrat.

·        Organiser la mise à jour et l’archivage des dossiers administratifs de l’ensemble du personnel de la Chaine de l’Espoir

·        Assurer la prise des RDV auprès de la Médecine du travail et auprès de l’institut Pasteur et partager les convocations aux salariés

·        Effecteur l’affiliation et la radiation des salariés auprès des organismes de santé et assurance (Mutuelle, CFE, prévoyance santé)

·        Réaliser les DPAE

·        Garantir la tenue à jour des outils de suivi RH (suivi charte de télétravail, visites ACMS, visites Pasteur)

·        Participer à la veille juridique et administrative

·        Être à l’écoute du personnel, répondre aux besoins d’information

2 – Participer au recrutement et à l’intégration du personnel siege et expatrié

·        Assurer la publication des annonces sur les différents sites de recherche d’emploi utilisés par la Chaine de l’Espoir

·        Participer au tri des candidatures en collaboration avec le Chargé RH

·        Créer et tenir à jour des tableaux de suivi des candidatures

·        Réaliser la présélection téléphonique des candidatures

·        Organiser les rdv candidats et tests écrits

·        Suivre le processus de recrutement et de fin de contrat, anticiper les besoins d’ouverture / de renouvellement ou de fermeture des dossiers administratifs 

·        Participer à l’accueil les nouveaux embauchés


3 – Rendre compte de son activité et communiquer

·        Définir, en coordination, avec l’équipe RH un plan de suivi des contrats de travail

·        Etudier les demandes des autres services, les attentes du personnel sur les questions administratives et proposer des améliorations

·        Assurer l’appui RH sur les audits

·        Répondre aux demandes de renseignements divers, documents, courriers relatifs à la "vie" des salariés des personnels siège et terrain

·        Créer des outils de reporting sur l’activité RH (turn-over, délais de recrutement, ancienneté…)


4 – Participer aux politiques et à la stratégie RH

·        Participer à l'amélioration de la qualité de vie au travail :

·        Accompagner la mise en place de projets RH

·        Participer à la communication RH (emails d’accueil des nouveaux salariés et stagiaires)

·        Participer à l’élaboration de supports de communication (fiches d’information)


Profile

PROFIL ET COMPETENCES REQUISES

FORMATION / EXPERIENCE

De formation supérieure BAC+2 minimum de type gestion des ressources humaines. Une expérience réussie au siège d’une association ou ONG internationale est un atout.


COMPETENCES ET APTITUDES:

·        Gestion des déclarations administratives du personnel

·        Gestion des contrats-type de travail (élaboration, modification, renouvellement, fin de contrat)

·         Connaissance du droit social / droit du travail

·        Très bon relationnel, savoir travailler en équipe et avec des multiples interlocuteurs

·        Adaptabilité, polyvalence

·        Réactivité, proactivité, anticipation, contrôle et autonomie

·        Dynamisme, résistance au stress, capacité à travailler sur de multiples dossiers de manière concomitante, sens de l’humour

·        Capacité d’écriture excellente et rigueur rédactionnelle (français et anglais), capacité d’analyse et de synthèse

·        Maîtrise des outils informatiques (Excel, Word, PowerPoint, Outlook)

·        Anglais professionnel (niveau intermédiaire minimum, à l’écrit comme à l’oral)

·        La connaissance / intérêt du secteur humanitaire est un atout