En relation étroite avec le directeur, l’assistante de gestion et les assistantes administratives, il/elle aura en charge la comptabilité générale de l’association et supervisera le pôle administratif. Il/elle veillera à la bonne gestion administrative et financière de l’association et intègrera le comité de direction.
Responsable du pôle administratif :
· Coordonne l’action des permanents affectés au pôle administratif et anime des temps d’échanges (réunions d’équipes, groupes de travail thématiques…) ;
o planifie et coordonne les tâches administratives,
o répartit les tâches et s’assure de leurs bonnes exécutions,
· Manage l’ensemble des permanents rattachés pôle administratif :
o assiste la direction sur le recrutement, la gestion de la formation et les entretiens annuels,
o gère les absences et les congés payés,
o suit et valide les paies des salariés,
o gère les stagiaires,
o veille au respect de la sécurité des personnes et des biens,
o gère si besoin des situations d’urgence ou de conflit,
Administratif
· Est responsable de la gestion, de la planification et de l’exécution des tâches administratives affectées à l’ensemble des activités du groupe AIDEN;
· Supervise et enregistre les contrats administratifs et financiers du groupe AIDEN ;
Comptabilité Générale des associations du groupe AIDEN
· Tient la comptabilité (comptabilité analytique, lettrage, pointage…);
· Réalise le contrôle des achats et le règlement des fournisseurs ;
· Enregistre les factures, suit les règlements et les relances ;
· Est en relation avec les banques, les fournisseurs et les financeurs ;
· Supervise la gestion des fonds ainsi que de la Trésorerie ;
· Réalise les déclarations comptables et fiscales ;
· Elabore les actes relatifs à la gestion du personnel : contrats, avenants, dossiers de salariés et documents de sortie ;
· Assure le suivi de l’enregistrement des données relatives à la paie, aux congés, aux remboursements de frais, à la médecine du travail…
· Réalise les paies (élaboration des bulletins, contrôle des charges et du prélèvement sur le revenu, contrôle des conventions collectives et de l’accord d’entreprise) et les déclarations DSN ;
· Elabore les budgets et les prévisionnels de trésorerie;
· Effectue le suivi du budget et réalise des situations trimestrielles ;
· Réalise le suivi des subventions : édition des courriers, suivi des échéances, versement des acomptes et des soldes … ;
· Prépare les bilans et la clôture des comptes ;
· Se tient quotidiennement informé de l’évolution des contraintes fiscales et comptables.
Intègre le comité de direction
· Informe en permanence le directeur sur la santé du groupe, les évolutions législatives et veille au bon développement du groupe AIDEN ;
· Conseil à la bonne gestion générale de la structure ;
· Participe à l’élaboration de la politique financière court/moyen/long terme,
· Participe à la rédaction des dossiers de demande de subventions ainsi qu’aux dossiers de demandes de conventionnement avec : l’Etat, la Direccte, la Métropole et des Communes ;
· Prépare les éléments financiers nécessaires aux bilans financiers relatifs aux différentes conventions ;
· Prépare les éléments financiers nécessaires aux réponses de marchés et appels à projets ;
· Participe aux manifestations nécessaires à la promotion de l’association ;
· Participer à la rédaction du bilan d’activité annuel.