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H/F Assistant(e) de direction – Fondation Mines-Télécom - Paris

POSTED SEPTEMBER 28

Partium

www.partium.fr

paris, France


Entreprise

Partium recrute un(e) Assistant(e) de direction pour la Fondation Mines-Télécom, Fondation Reconnue d’Utilité Publique qui collecte des dons pour financer des projets et programmes au bénéfice de l’IMT (Institut Mines-Télécom, 1er groupe français de formation d’ingénieurs et de managers) et de ses écoles.

La Fondation collecte chaque année de l’ordre de 6,5 M€ auprès d’’une soixantaine d’entreprises et de 700 donateurs particuliers et conduit actuellement un plan de développement ambitieux de ses ressources.

Au sein d’une petite équipe dynamique de 6 personnes, ancrée dans l’IMT, la Fondation recrute son assistante de direction en charge du suivi et de la gestion au quotidien de l’ensemble de ses activités.

Poste

Placé(e) sous l’autorité de la Directrice vos principales missions sont :

  • Assurer au quotidien le suivi de l’administration générale, des activités et des opérations comptables de la Fondation
  • Assister la Directrice de la Fondation Mines-Télécom sur l’ensemble de ses activités.
  • Assister la Directrice des Opérations et des Programmes sur les volets administratifs et logistiques dans la gestion des programmes de la Fondation.

Dans le cadre de ces missions le/l’Assistant(e) de direction (H/F) sera responsable de :

Administration générale de la Fondation :

  • Suivi de l’agenda de la Directrice.
  • Suivi du budget de fonctionnement de la Fondation.
  • Organisation des réunions et de la logistique afférente pour toute l’équipe de la Fondation (relances des participants, passation des commandes, réservation des salles, des techniciens pour la sono et la visio).
  • Organisation des missions de toute l’équipe de la Fondation.

Gestion des conventions de mécénat et des appels de fonds

  • Assistance à la rédaction des conventions et suivi en autonomie de celles-ci.
  • Préparation et suivi des appels de fonds ; relances
  • Enregistrement des dons dans la base de données PRODON, émission et envoi des reçus fiscaux.
  • Suivi au quotidien des relations avec les donateurs entreprises.

Paiement des bourses et autres soutiens accordés par la Fondation

  • Gestion des dossiers de bourses, préparation et engagements des paiements.
  • Relations administratives avec les boursiers et récipiendaires des aides de la Fondation.
  • Comptabilisation analytique des opérations et relations avec l’expert-comptable de la Fondation.

Mise à jour de la base de données des partenaires de la Fondation

Assistance dans le pilotage des grands programmes de la Fondation :

  • Organisation des missions, montage de dossiers, participation à certaines réunions.
  • Participation à l’organisation d’évènements en lien avec la directrice des opérations et des programmes de la Fondation, la responsable communication évènementielle de l’Institut Mines-Télécom et avec la chargée de relations partenariales de la Fondation.

Comptabilité de la Fondation et relations avec l’expert-comptable :

  • Suivi au quotidien des comptes bancaires de la Fondation.
  • Relations avec l’agence bancaire.
  • Gestion de la trésorerie (virements des comptes courants vers les comptes Epargne)
  • Transmission mensuelle à l’expert-comptable de la Fondation :

-                     Des encaissements de la période (extraits de Prodon)

-                     Des dépenses de la période

-                     D’une copie du relevé mensuel du compte courant et des frais bancaires mensuels

  • Suivi et transmission des codifications analytiques.
  • Suivi de la clôture annuelle des comptes en lien avec le Commissaire aux Comptes
  • Préparation des variables de paye pour les salarié(e)s de la Fondation et transmission au cabinet chargé d’établir les bulletins (DSP). Edition des bulletins et virement des salaires.
  • Suivi de l’environnement administratif RH (en lien avec le sous-traitant de la paye).
  • Etablissement des bordereaux de déclaration sociale pour la Mutuelle et la Prévoyance. Gestion de la Médecine du Travail.

Elaboration des tableaux de reporting pour les écoles et l’Institut Mines-Télécom

Profil

Vous êtes issu(e) au minimum d’une formation de niveau Bac +2 de type Assistante de Gestion PME ou assistante de Direction, et bénéficiez d’au moins 3 ans d’expérience sur une fonction similaire et dans un environnement proche.

Ce poste nécessite un degré d’autonomie important et des capacités d’initiative notamment dans le suivi de dossiers. Ainsi le niveau d’exigence quant aux compétences, connaissances et expérience des candidat(e)s sera particulièrement élevé.

Il est ainsi impératif de disposer d’un bon niveau en comptabilité générale et d’une très bonne aisance avec les données chiffrées. Des qualités d’organisation, rigueur, précision et fiabilité opérationnelle sont indispensables, au même titre que de bonnes qualités rédactionnelles et la maitrise du pack office.

Le sens des priorités, le sens du service, le goût pour le travail en équipe et le respect de la confidentialité sont autant d’atouts dont vous devrez obligatoirement vous munir pour nous convaincre dans le cadre de ce recrutement.

Vous aurez à faire preuve dans le cadre de vos missions, de souplesse et d’une bonne capacité d’adaptation, ainsi que d’excellentes qualités relationnelles avec des interlocuteurs de tout niveau.

Idéalement vous savez utiliser le logiciel de base de données Prodon (ou un équivalent) et avez un anglais opérationnel (rédaction de mails à prévoir). Le poste basé à Paris est à pourvoir au premier trimestre 2018 en CDI. Rémunération annuelle brute 35-40k€.


APPLY FOR THIS JOB

Ce recrutement est pris en charge par le Cabinet Partium. Pour postuler veuillez remplir le dossier à partir du lien suivant à recopier dans votre navigateur : http://jobaffinity.fr/apply/84596/424100 Ou en vous rendant directement sur le site www.partium.fr dans la rubrique « nos missions », où vous retrouverez l’intitulé du poste H/F Assistant(e) de direction – Fondation Mines-Télécom - Paris

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