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Vos missions :
Sous la responsabilité de la direction et du bureau associatif, vous encadrerez l’ensemble des services fonctionnels et veillerez à son équilibre économique. Vous conseillerez la direction sur les éléments financier et les obligations légales pour le bon fonctionnement de la structure.
Vous mettrez en place les indicateurs pertinents permettant une analyse juste de l’activité économique et alerterez en cas d’écart important en matière de santé financière :
Administratif :
• Assurer la gestion administrative quotidienne et une veille sur les différentes échéances relatives aux obligations de la structure.
• Suivre les contrats de prestations et recherche des pistes d’optimisations.
• Assurer une politique d’achat éco-responsable et optimisée.
• Rédiger les notes de services et procédures internes en lien avec la direction.
Financier :
• Assurer la gestion financière de la structure et contribuer au suivi et au respect des engagements (suivi de la facturation, relance…).
• Préparer le budget prévisionnel de l’association et assurer un suivi régulier avec la direction.
• Préparer et suivre le plan de trésorerie avec la direction.
• Gestion courante des diverses opérations financières (préparation / réception des règlements, dépôt en banque …).
• Centraliser et compiler toutes les propositions financières émises par les pôles Educ et Veille Eco.
• Récupérer, vérifier les éléments liés aux notes de frais et assurer le paiement aux salariés.
• Enregistrer et assurer la bonne tenue des pièces comptables dans l’espace partagé avec le cabinet comptable.
• Participation à la clôture comptable dont la proratisation
• Mettre à jour des indicateurs financiers pertinents permettant un contrôle, un pilotage et les ajustements en matière budgétaire en lien avec la Direction et le trésorier de l’association.
• Assurer une relation partenariale avec les établissements bancaires.
• Alerter en cas d’écart et proposer des mesures correctives.
Ressources Humaines :
• Garantir la gestion administrative des Ressources Humaines.
• Recueillir auprès des responsables de pole les décomptes temps des salariés pour établir les éléments de paies.
• Recueillir auprès des responsables de pole les éléments liés aux notes de frais.
• Assurer le lien avec le service de paie externalisé pour la réalisation des bulletins de paies et après vérification effectuer les paiements.
• Gérer et mettre à jour les dossiers du personnel.
• Assurer un suivi des compteurs d’absence du personnel et alerter la direction et les manageurs en cas d’anomalies.
• Contribuer en appui à la direction à la mise en œuvre de la stratégie RH et les chantiers attenants.
• En lien avec la direction, veiller à la conformité des locaux : DUER, affichages obligatoires, aménagement des postes de travail…
• Veille RH et droit du travail.
