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Placé sous l'autorité de la cheffe de l'état-major et de l'appui au pilotage, la.le gestionnaire logistique et administratif organise et coordonne le soutien logistique et les services généraux de la délégation. Ses principales activités se déclinent comme suit :
Gestion logistique
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Gérer administrativement et techniquement la flotte de véhicules (voitures et vélos) :
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Gérer les réservations, suivre l'utilisation du parc, piloter son entretien et son renouvellement
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Effectuer les procédures administratives (assurances, gestion des aléas)
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Rédiger les procédures relatives à l'utilisation du parc
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Sensibiliser les agents aux bonnes pratiques
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Accompagner à l'élaboration et au déploiement du plan de mobilité de la délégation dans le cadre de la transition énergétique de l'Etat
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Gérer les ressources et les moyens de la délégation (fournitures, badge, flotte téléphonie) : suivi des stocks et inventaires, gestion des contrats, suivi des devis, proposition de commandes
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Coordonner la réservation et la préparation des salles (matériels techniques et informatiques) dans le cadre des évènements et formations réalisées par la délégation.
Gestion technique et prévention
- Coordonner la gestion du bâtiment et son fonctionnement, en lien avec l'agence de l'immobilier de l'Etat (AGILE) :
- Assurer l'interface avec le gestionnaire de site sur les aspects techniques
- Participer à la rédaction des procédures internes, diffuser les procédures de sécurité communes (incendie, règlement intérieur) et s'assurer de leur bon déploiement
- Contribuer à la mise à jour et suivre la bonne exécution du Document Unique des Risques Professionnels de la délégation
- Actualiser les procédures réglementaires, assurer une veille permanente sur les normes environnementales, réglementaires et techniques. La.le gestionnaire logistique et administratif aura un rôle d'assistant de prévention pour la délégation et sera formé s'il ne bénéficie pas de ces compétences.
Gestion administrative
- Accompagner au pilotage et à l'aide à la décision avec le suivi de tableaux de bord
- En lien avec la responsable administratif et financier, assurer la gestion des déplacements et traiter les états de frais.
La.le gestionnaire logistique et administratif pourra être amené.e à prendre en charge des dossiers transversaux à la demande de sa hiérarchie sur son périmètre d'activité
