Assistant.e RH - Stage - Paris - Paris

Internship
Paris, France
Tech
Partial remote possible
3.90€ (Hourly)
Posted on 08-02-2022
Start : septembre 2022
This job is no longer available.

YAGGO

Aider les équipes de recrutement à recruter mieux, plus vite, en laissant un souvenir positif à celles et ceux qui postulent auprès d’elles, et des conseils pour trouver leur prochain job.

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  • Between 15 and 50 persons
  • Tech
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"Malgré la qualité de votre profil, nous avons décidé de sélectionner un autre candidat”

On imagine que tu as déjà reçu ce type de message impersonnel en réponse à une candidature.

Ça, ou même pire : aucun retour.

C’est déplaisant, parfois blessant. On le sait. Et même du côté des entreprises, ça les dessert plus qu’autre chose.

Du coup, nous on veut changer tout ça.

On veut faire en sorte que chaque candidat-e ait droit à un retour humain, respectueux et bienveillant, avec des conseils pour s’améliorer.

YAGGO, c’est le service personnalisé proposé aux recruteurs des moyennes et grandes entreprises pour leur permettre de répondre à toutes leurs candidatures rejetées.

Start-up de la « HR Tech », nous sommes une équipe de personnes issues d’univers très divers, concernées par l’expérience candidat, opérant chacune dans son domaine.

Nos expert-es en recrutement (l’équipe de Production) utilisent l’application développée en interne par notre équipe Tech pour répondre très rapidement aux nombreux candidats de nos clients de manière personnalisée.

En 2022, notre activité a augmenté et continue d’augmenter considérablement ; notre précieuse DAF, Flavie, a beau être d’une efficacité redoutable, on arrive à un stade où ses missions se diversifient et se complexifient, et où elle commence à manquer de bande-passante pour pouvoir être sur tous les fronts à la fois (juridique, RH, finance, facturation client).

Bref → elle a besoin d’un-e sidekick pour la soutenir sur une partie de ses tâches, en l’occurrence la gestion RH, durant un stage de 6 mois (voire plus si affinités ?) !

EN QUOI CONSISTE LE JOB ?

L’objectif du service Administratif et Financier est de mettre l’huile dans les rouages de l’entreprise pour que tout roule sans accroc.

Tournée vers l’externe autant que centrée sur l’interne, Flavie gère toute la partie juridique au niveau des contrats clients, toute la partie facturation de ces mêmes clients (recouvrement compris), toute la partie financière en support de Matthieu, notre CEO, pour assurer la santé de la boîte, et toute la partie administration du personnel.

Ton job sera d’intervenir sur ce dernier point, et de devenir le point de contact très privilégié de l’ensemble des équipes de la boîte pour tous les sujets RH !

Dans cette mission, tu interviendras sur divers sujets : administration du personnel (beaucoup), lien avec la compta, formation, communication interne, office management (un peu).

En revanche, il est à noter que le recrutement ne fait pas partie des missions, dans la mesure où nous avons un service dédié.

Quelles seront tes tâches au quotidien :

Dans un premier temps, il y aura évidemment une phase d’intégration et d’apprentissage, tant du métier de YAGGO que de la mission en soi.

Puis vient le vif du sujet : la gestion RH.

Voici la liste (non exhaustive mais assez précise tout de même) de tes missions :

  • Gestion des salarié-es : rédaction des contrats de travail (dont avenants), suivi administratif pour : la mutuelle, les tickets restaurant, les arrêts maladie, les congés, les justificatifs Navigo… ;
  • Gestion des alternant-es : établissement des contrats de travail, lien entre l’école et l’OPCO, suivi des demandes de subventions… ;
  • Gestion des stagiaires : établissement des conventions de stages, lien avec l’école ;
  • Liens avec notre comptable externe : préparation des éléments et navettes paies (transmission des éléments) à chaque fin de mois notamment ;
  • Gestion de la formation : recueil et formalisation des besoins, lien avec l’OPCO, établissement des dossiers ;
  • Sujets RH transverses : organisation et suivi des entretiens annuels, convocations et comptes rendus du CSE, référencement fournisseurs (pour les demandes de matériel par exemple), support quotidien des salarié-es (questions sur les fiches de paie, les congés…) ;
  • Veille RH.

QUELLE EST L’ORGANISATION DU PÔLE ?

C’est assez simple : le pôle Administratif et Financier est aujourd’hui constitué de Flavie, notre DAF, comme tu l’auras bien compris !

Ce sera elle qui sera donc ta Manager directe et te supervisera.

NB : rigueur et précision sont les mots d’ordre de l’organisation de son travail !

Ceci étant, Flavie travaille au quotidien en étroite collaboration avec Matthieu, le CEO, qui sera ton N+2 et avec qui tu auras également l’occasion d’avoir des interactions directes.

En tant que service central, la DAF est en contact régulier avec tous les autres services bien évidemment, mais aussi beaucoup avec l’externe (clients et prestataires).

Côté outils, tout est centralisé aujourd’hui sur Dropbox. La suite Google est également beaucoup utilisée, et au quotidien les échanges en interne ont lieu sur Slack, outil de messagerie instantanée.

Profile

QUEL PROFIL RECHERCHONS-NOUS POUR CE POSTE ?

Comme évoqué plus haut, il s’agit d’un stage de 6 mois ; le top pour nous : tu cherches un Stage de Fin d’Etudes (mais on a bien conscience que ce n’est pas forcément la bonne période de l’année pour ça, donc ce n’est pas un prérequis !).

Côté formation / diplôme(s) : tu suis une formation RH ou juridique, niveau M1/Bac+4 minimum.

Côté background / expérience : pas d’exigence particulière ; si tu es reconverti-e, viens (la team en compte déjà plusieurs), si tu n’as pas d’expérience, viens aussi, on est ouverts !

Côté compétences techniques (= hard skills), nous demandons :

  • La maîtrise du pack Office (Excel mon amour) ;
  • La maîtrise « parfaite » du français, à l’écrit et à l’oral ;
  • Des bases en droit social et rédaction de contrats de travail.

Côté qualités personnelles (= soft skills), nous demandons :

  • Confidentialité : c’est évident, mais pourtant primordial de le souligner : nombre de données personnelles vont circuler entre tes mains, il est donc essentiel que la discrétion soit une de tes qualités principales ;
  • Flexibilité mentale : au niveau opérationnel, car la nature de tes activités va beaucoup dépendre des périodes et des besoins des autres équipes, mais aussi et surtout au niveau relationnel : les tempéraments et sensibilités sont extrêmement variés dans les équipes, il faut donc être en mesure de répondre aux problématiques de manière adaptée et empathique ;
  • Esprit d’équipe et communication : le soutien entre collègues, la collaboration et les échanges interpersonnels sont des éléments très importants pour mener à bien les projets chez nous !

Enfin, les nice-to-have (= critères non obligatoires sur lesquels nous pourrons te faire monter en compétences) :

  • Initiative : tu seras formé-e et accompagné-e par Flavie bien évidemment, mais on attend quelqu’un qui sache faire preuve d’un minimum d’autogestion : par exemple, ton premier réflexe quand tu as une question ou un doute sur un sujet généraliste est d’aller faire une recherche Google. Le micromanagement ne faisant pas partie de notre culture, l’idée du poste est que tu gagnes en indépendance au fur et à mesure !
  • Organisation : on l’a évoqué plus haut, le pôle DAF requiert rigueur et discipline, et tout ça ne vient pas sans un minimum d’organisation ! En résumé, tu as une appétence pour ce qui est bien ordonné.

INFORMATIONS PRATIQUES

LES LOCAUX : situés au cœur de Sentier (2e arrondissement de Paris), ils sont bien placés et facilement accessibles, avec toutes les commodités autour !

LE TÉLÉTRAVAIL : nous y sommes bien sûr ouverts et proposons à toutes les personnes de l’équipe d’y avoir recours à compter de 3 mois d’ancienneté (à raison de 3j de télétravail pour 2j de présentiel actuellement) selon une Charte de Télétravail mise en place par la Direction et le CSE.

LE TEMPS DE TRAVAIL : en temps complet, il s’agit d’un contrat classique à 35h hebdomadaires, les horaires de base étant 10h – 18h, avec une pause d’une heure au déjeuner. Nous sommes cependant adeptes de la souplesse et nous nous adaptons aux contraintes de chacun-e.

LA GRATIFICATION : basée sur le minimum légal fixé à 3,90€ par heure. Ce montant peut être révisé à la hausse en fonction du profil. Et nous avons des tickets resto (carte Swile) à 8,50€ pris en charge à 50%.

Par ailleurs, l’entreprise finance évidemment 50% des titres de transport.

QUELQUES PRECISIONS SUR NOTRE CULTURE D’ENTREPRISE

Notre vision

Créer un monde dans lequel postuler n’est plus un calvaire ni une machine à broyer les candidat-es.

Notre mission

Aider les équipes de recrutement à recruter mieux, plus vite, en laissant un souvenir positif à celles et ceux qui postulent auprès d’elles, et des conseils pour trouver leur prochain job.

Nos valeurs

1. D’humains à humains : la considération pour chacune et chacun, l’humain qui parle à l’humain pour l’aider à s’améliorer (entre nous, au candidat et au recruteur).

2. Amélioration continue : de nous, des candidats, des autres, de ce qu’on fait et de comment on le fait. Mais surtout, pour s’améliorer : on fait.

3. Ouverture à 360° : on ne cherche pas à uniformiser, au contraire, on célèbre l’unicité et la flexibilité. On s’en inspire même.

D’ailleurs, en ce sens, nous avons sacralisé le mercredi après-midi pour faire de la formation continue et de l’amélioration des services / projets de la boîte.

Autrement dit, le mercredi après le dej, chacun-e est censé-e sortir la tête de son travail pour se consacrer à de la réflexion et/ou de l’apprentissage (en groupes ou en solo).

Ces après-midis portent le nom de Blanquette et sont organisés selon un planning et avec un dossier partagé rassemblant toutes les ressources personnelles ou collectives utilisées durant les formations et ateliers.

LES + DU JOB ?

  • Rallier un projet novateur et créatif (on est les seuls aujourd’hui à faire ce qu’on fait), avec une dimension altruiste (rendre service à des centaines de milliers de candidat-es), bref, prendre part à une mission qui a du sens ;
  • Intégrer un environnement de travail RÉELLEMENT bienveillant et inclusif (65% de reconverti-es dans la boîte, profils diversifiés…) ; quels que soient tes centres d’intérêt, tu trouveras forcément quelqu’un chez nous avec qui en parler !
  • Développer / solidifier tes compétences (techniques comme personnelles) : d’une part, on a la Blanquette, d’autre part, travailler avec Flavie et Matthieu te fera évoluer vite et bien ! D’ailleurs, les missions ne sont pas figées, et si jamais tu exprimes l’envie d’explorer d’autres horizons liés au pôle DAF, la discussion sera ouverte !

POUR POSTULER :

Classique, envoie-nous ton CV !

Moins classique : pas de lettre de motivation, on s’en fiche ; par contre, on te pose 2 petites questions assez simples auxquelles on te demande de répondre SINCÈREMENT (#beyourself) :

  • Quelle(s) mission(s) t’attirent le plus dans les RH ? As-tu envie de t’ouvrir à d’autres missions, purement RH ou autres ?
  • Qu’as-tu pensé de notre annonce ?

NB : YAGGO entrant dans la période des congés estivaux, les délais de traitement sont exceptionnellement allongés ; tu auras des nouvelles de notre part à compter de fin août.

Ø En cas de non-match, tu recevras évidemment un retour négatif personnalisé.

Ø En cas de match, notre process comporte ensuite 3 étapes :

  • Call de préqualification, avec Elodie la Responsable du Recrutement ;
  • Entretien opérationnel, avec Flavie, la Manager ;
  • Entretien culture de boîte, avec Matthieu le CEO.