Stage Assistant administratif / Gestion administrative des formations HDF (H/F) - Roubaix

Internship
Roubaix, France
Partial remote possible
Posted on 04-14-2021

SIMPLON.CO

Simplon.co est une entreprise agréée sociale et solidaire et labellisée LUCIE26000 résolument engagée pour un numérique inclusif, solidaire et responsable.

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  • Between 50 and 250 employees
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Au sein de l’équipe Hauts de France, l’assistant.e administratif.ve appuiera la chargée Administration. Il/Elle aura en charge les missions suivantes :

Missions principales :

1/Formations

Démarches administratives liées aux démarrages des formations :

  • Suivi des feuilles de présence en lien avec les Chargés de projet formation
  • Contribution au suivi de la démarche qualité : classement et archivage, préparation des audits, appui aux Chargés de projet formation
  • Collecter les documents administratifs nécessaires à la prise en charge des actions et à la rémunération des stagiaires (EDOF, Kairos, ASF, Transition Pro, Pôle Emploi, Conseil Régional, Etat…)
  • Contribuer à la gestion administrative des passages de certifications


2/Contrats

Être en lien avec le secrétariat général pour les démarches administratives et la contractualisation des prestataires :

  • Support administratif dans la constitution des contrats en alternance
  • Aide à la mise en oeuvre des contrats de prestations des formateurs


3/ Assurer le suivi financier des actions de formations

  • Relancer et accompagner les opérationnels sur la saisie des bons de commandes
  • Suivre les bons de commande à facturer
  • Être en lien avec les services comptables du siège pour l’émission des factures et avoirs clients
  • Suivre la facturation des prestataires en lien avec les chargés de projet formation et le service comptable du siège
  • Contrôler les divers documents (feuilles d’émargement, conventions…) et transmission aux organismes financeurs
  • Contribuer à l’atteinte des objectifs des actions en termes de contenu et de délai


4/Gestion du flagship

  • Contribuer aux démarches administratives et logistiques liées au déménagement (Gérer les relations avec les fournisseurs)


Profil recherché


Conditions :

  • Stage conventionné 3-6 mois
  • Temps de travail : 35 heures
  • Date de début : ASAP
  • Gratification au minimum légal 3,90€/heure
  • Convention collective Syntec