Entrepreneurship in the territories: is it the right time?
Ekopolis connaît aujourd’hui un très fort développement et souhaite renforcer son équipe avec les compétences d’un.e responsable administratif et financier.
> Missions et activités principales
L’association compte actuellement 10 salariés, et devrait croitre pour atteindre 12 à 15 salariés d’ici fin 2021 (dont 2 stagiaires). Le budget annuel est d’environ 800K€, dont 50% de subventions. La saisie comptable et la gestion de la paye sont externalisées.
La.e responsable administratif et financier occupe un poste pivot et stratégique au sein de l’association. Vous êtes garant.e de la bonne tenue administrative, comptable et financière de l’association. Vous travaillez en étroite collaboration avec la direction, en lien fort avec l’ensemble de l’équipe et en relation avec nos partenaires financiers et adhérents.
> Répartition des activités principales
Gestion financière et comptable
· Gestion des produits : demandes de versement/compte-rendus financiers de subventions, élaboration et transmission des factures émises sur prestations réalisées (formations, contrats Bdf etc) et appels à cotisation auprès des adhérents, ...
· Gestion des charges et paiements à réaliser : règlements des salaires, factures fournisseurs, notes de frais, moyens généraux, …
· Suivi de la trésorerie en lien avec la direction
· A terme, préparation et suivi du budget prévisionnel
En lien avec l’expert comptable :
· Imputation analytique des charges et produits, préparation et contrôle des pièces et de la saisie, suivi TVA collectée
· Préparation des éléments de comptabilité analytique et du bilan comptable annuel en étroite collaboration avec l’expert comptable
Gestion sociale
· Collecte, contrôle et envoi mensuel à l’expert comptable des éléments pour établissement des payes, vérification des bulletins reçus, transmission à l’équipe et règlement.
· Gestion des tickets restaurants
· Projets RH en cours : mise en place du règlement intérieur, participation à la mise en place d’un nouveau cadre contractuel et package RH, participation à la mise en place administrative du télétravail au sein de l’association.
Gestion administrative
· Participation à l’élaboration des conventions de subventions et contrats auprès des clients/partenaires, en collaboration avec la direction.
· Pilotage des demandes de versements liées aux subventions publiques
· Soutien à l’organisation des réunions statutaires de l’association : élaboration et envoi des convocations aux Conseils d’administration (3/an) et à l’Assemblée générale annuelle.
· Gestion administrative des adhésions : appels à cotisation annuels, enregistrement des adhérents en lien avec le pôle communication digitale et leur référencement sur le site internet.
· Gestion administrative des acteurs liés à la démarche Bdf, agrée par l’association : accompagnateurs Bdf, membres de commissions Bdf…
· Soutien à la gestion administrative des formations assurées par l’association : déclaration annuelle Direccte, certification, en lien avec la responsable de formation.
Secrétariat divers
· Gestion de l’accueil et secrétariat divers: gestion de la boîte mail contact, accueil téléphonique en complément d’un répondeur automatique, gestion du courrier
· Moyens généraux : loyers (suivi du contrat et des règlements), gestion des commandes de matériel et du stock de fournitures.
· Veille légale et réglementaire
· Soutien logistique ponctuel sur les évènements organisés par l'association
> Profil recherché
Gestionnaire administratif et financier expérimenté(e) ayant une bonne connaissance du milieu associatif.
Pré-requis du poste
· BAC + 3 minimum
· Expertise sur la gestion comptable et administrative d’une entreprise, ainsi qu’en droit du travail.
· Expérience de 3 à 5 ans dans le secteur administratif et financier, dont expérience en gestion de subventions.
· Qualités relationnelles, aisance orale et discrétion : aptitudes au travail en équipe, capacité à se positionner sur un poste en lien avec des données confidentielles et sensibles.
· Bonne maîtrise de la langue française, à l’écrit comme à l’oral, rigueur et autonomie.
· Volonté de contribuer à un développement soutenable de la société.
Apprécié
· Connaissance du secteur bâtiment, aménagement et/ou développement durable
· Engagement au sein de la société civile
> Contexte
Ekopolis pôle de ressources francilien pour la construction et l’aménagement durables est une association loi 1901 fondée en 2009. Elle fédère les principaux acteurs franciliens de l’aménagement et de la construction.
Ekopolis a pour objectif :
· de contribuer au développement soutenable de la société en accompagnant l’évolution des pratiques professionnelles actuelles et futures de l’aménagement et de la construction durables en Ile-de-France.
· d’être un lieu de rencontre entre les professionnels (maîtres d’ouvrages, architectes, bureaux d’études, artisans et entreprises, associations professionnelles…) et les institutionnels (ADEME, services de l’Etat, région Ile-de-France…)
Ses actions sont :
· Informer sur l’actualité francilienne du secteur : 10 000 visiteurs par mois sur le site internet, 7000 abonnées à notre infolettre
· Valoriser et encourager les bonnes pratiques : 25o opérations présentées et valorisées en ligne et lors d’évènements
· Animer un réseau interprofessionnel : 3000 participants aux événements en 2019, 120 structures adhérentes
· Accompagner les équipes sur leurs opérations : 60 opérations de construction/rénovation en démarches Bâtiments durables franciliens/Bdf
Ses valeurs sont : Indépendance et neutralité, intelligence collective, et accessibilité
> S’engager chez Ekopolis
Travailler chez Ekopolis c’est :
· un positionnement unique en Île-de-France permettant d’avoir un impact significatif sur un nombre important de professionnels et d’opérations
· intervenir sur l’ensemble des sujets de bâtiment et aménagement durables
· une structure entrepreneuriale qui implique fortement ses salariés dans l’évolution de leurs compétences, leurs ambitions de développer des projets, les modes d’organisation de l’équipe et la stratégie de développement.
