Organize an event from A to Z for a high-impact association (Paris/Bastille) 5-month fixed-term contract - Paris

short term contract
Paris, France
Education
Occasional remote authorized
1800€ (Monthly)
2 yrs of exp.
Posted on 05-03-2022
Start : juin 2021
> End : octobre 2022
This job is no longer available.

ViensVoirMonTaf

ViensVoirMonTaf (VVMT) c’est le réseau des jeunes sans réseau ! Nous accompagnons des collégiens sans réseau dans la recherche d’un stage de 3e de qualité et pertinent pour leur orientation.

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ViensVoirMonTaf (VVMT) c’est le réseau des jeunes sans réseau !

ViensVoirMonTaf est une association, fondée par deux journalistes, Mélanie Taravant (Le Monde en Face, C à dire, C l’hebdo sur France 5) et Virginie Salmen (ex-Europe 1) et une professeure d’anglais en REP Gaëlle Frilet, qui accompagne des collégiens sans réseau dans la recherche d’un stage de 3e de qualité et pertinent pour leur orientation.

Notre objectif : lutter pour plus d’égalité des chances.

Notre credo : décloisonner les milieux, les générations et casser les a priori.

En six ans d’existence, nous avons déjà permis à plus de 8.000 élèves de faire un stage à la hauteur de leurs ambitions !

PÉRIMÈTRE DU POSTE

Sous l’autorité de la direction et en lien avec les équipes opérationnelles, vous êtes en mesure de mettre en oeuvre l’organisation d’un événement rassemblant professionnels, collégiens & professeurs, qui doit se tenir en octobre 2022.

Vous serez plus particulièrement en charge des thématiques suivantes :

> Logistique des événements (conception des stands, envoi des invitations, traiteur, badges…)

> Coordination des prestataires et invités (entreprises, techniciens, hôte·sses)

> Négociation et suivi des budgets

> Communication pré et post événementielle (RS, presse) en plein avec le pôle communication

> Collecte de contenu de communication le jour de l’événement

Détail des missions

Logistique des événements :

Dans l’optique d’un forum rassemblant plusieurs centaines de personnes, professionnels et collégien·nes de 3e, en octobre 2022, vous assurerez la préparation logistique, le suivi rigoureux et la réalisation de l’événement, sous la supervision de la directrice en charge de la communication et en lien avec le pôle collèges et le pôle entreprises de ViensVoirMonTaf.

Vous veillerez à anticiper tous les besoins techniques, relationnels et de communication liés à l’événement. Concrètement, vous aurez en charge la conception des stands dans un espace de 1000m2, le service de traiteur, les consignes aux techniciens (électricien, régisseur…), l’invitation et la relance des différents invités et participants, l’application par les services de sécurité des consignes sanitaires en vigueur.

L’événement sera répliqué à quelques jours d’intervalle à Lyon, où ViensVoirMonTaf a une antenne régionale. Vous serez amené à prendre en charge l’organisation de l’événement, dans un plus petit format, avec l’appui de l’équipe lyonnaise sur place.

ViensVoirMonTaf travaille avec de grandes entreprises, des chercheur·ses, des journalistes, des artistes, des artisans : autant de gens qui exigent la qualité et la précision dans le déroulé des prestations.

Coordination des prestataires et invités :

Les entreprises ou indépendants qui tiendront un stand le jour de l’événement auront besoin de vos talents d’organisateur·trice en amont, sur place et après le jour J pour parfaire leur installation. Vous serez en charge, par exemple, du bon raccordement en électricité, vidéo-projecteur, lumière des stands du forum, avec l’aide de l’équipe de ViensVoirMonTaf.

Négociation de budgets :

ViensVoirMonTaf est une association à but non lucratif. Chaque euro est utilisé au service des élèves et est donc précieux. Vous veillerez à négocier au plus juste les devis des prestataires (électricien, sécurité, badges, foyers…), sous la supervision de la responsable de la communication.

Communication pré et post événementielle :

Pour assurer le succès de l’événement, vous veillerez à l’envoi des invitations, calibrées selon le niveau de participation de chacun, puis des relances par mail.

Vous viendrez en appui du pôle communication sur le volet communication autour de ce forum sur les réseaux sociaux (photo, texte, vidéo), dans la presse et pour alimenter nos contenus propres.

Collecte de contenu le jour de l’événement :

Vous serez attentif·ve aux situations qui illustrent particulièrement bien l’action de ViensVoirMonTaf et contribuerez à la collecte de contenu en prenant photos ou courtes vidéos sur le vif le jour de l’événement pour alimenter les réseaux sociaux de ViensVoirMonTaf.

Profile
  • Formation post bac communication / événementiel
  • Première expérience réussie d’organisation d’un événement ouvert au public, et ayant fait l’objet d’une préparation poussée

Savoirs

  • Compétences et expérience probante en logistique d’évènements regroupant un large public ;
  • Compétences en techniques de communication ;
  • Connaissance des outils, techniques et enjeux de community management ;

Savoir-faire

  • Identifier les besoins en matière d’organisation événementielle ;
  • Elaborer des cahiers des charges d’organisation d’événements ;
  • Gérer la logistique et assurer le suivi des prestataires ;
  • Bonne maîtrise des nouvelles technologies et des réseaux

Savoir-être

  • Rigueur, organisation, méthode ;
  • Autonomie et esprit d’initiative ;
  • Dynamisme ;
  • Curiosité ;
  • Capacité d’adaptation ;
  • Diplomatie, amabilité et sens de l’écoute ;
  • Appétence pour le travail en petite équipe, dans un contexte de forte croissance ;
  • Disponibilité, souplesse dans les horaires de travail (horaires décalés à prévoir lors de l’événement) ;