Administrative and HR Assistant - (internship or work-study) - Marseille

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Marseille
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Posted on 07-28-2022

Solinum

Innover ensemble pour lutter efficacement contre la pauvreté

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  • Between 15 and 50 persons
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Innover ensemble pour lutter efficacement contre la pauvreté.

Porté par l’ambition d’un numérique vraiment inclusif, utile aux questions sociales et porteur de solutions, Solinum développe des projets innovants de lutte contre la pauvreté.

Fondée en 2016, Solinum détecte les problématiques clés dans la lutte contre la pauvreté, expérimente des solutions, mesure leurs effets et les généralise.

L’association porte actuellement deux projets :

Leur approche :

Hiérarchie : Le.la assistant.e administratif et RH exerce ses missions sous la responsabilité du Chargé administratif et financier, et de la Coach RH de l’association et en coordination avec l’ensemble de l’équipe.

Descriptif du poste : Solinum connaît une croissance rapide afin de répondre au besoin social, et est passé en 1 an de 11 à 25 départements d’action. Pour répondre à ce changement d’échelle, nos challenges sont multiples et passionnants : suivi administratif et accompagnement RH d’une équipe de plus de 30 salariés, diffusion de la culture de Solinum, suivi financier et comptable des projets portés par l’association et mise à jour des outils de suivi de gestion permettant à la direction de prendre de décissions de manière agile et efficace…

Missions : Vous avez envie de contribuer à l’innovation pour lutter contre la précarité ? Ce poste est fait pour vous !Afin de renforcer sa structuration dans le cadre d’une croissance rapide, Solinum recherche un.e assistant.e administratif et RH.Rattaché.e au Cercle Admin et Financements de Solinum, vous travaillerez sur des sujets variés tout en prenant en charge de manière autonome certains aspects de la gestion administrative, comptable et des ressources humaines.

Ressources humaines et office management :

  • Rédiger les contrats et avenants ;
  • Garantir le suivi et le remboursement des notes de frais et accompagner les salariés dans l’application des process liés à la gestion des budgets par territoire ;
  • Contribuer à la vie des locaux (archivage numérique et papier, gestion du courrier, achat de fournitures, gestion des salles…) ;
  • Accompagner les responsables des locaux dans la gestion du matériel (ordinateurs, téléphones portables, entre autres…)
  • Préparer les éléments variables à transmettre au service de paie externalisé (CP, absences maladie, variations des salaires et primes, entre autres…) ;
  • Participer au processus de recrutement (aide à la rédaction des fiches de poste, suivi des évoilutions de notre convention collective, tri des CV, gestion des candidatures sur Welcome to the jungle, entretiens téléphoniques…) ;
  • Organiser les temps forts de la vie de l’association (onboarding des nouveaux arrivés, formations initiales, journées collectives, réunion mensuelle avec les partenaires…) ;
  • En lien avec la Coach RH, accompagner les salariés dans les projets de formation et sa gestion administrative (OPCO)

Gestion financière et comptable :

  • Saisir les écritures comptables (rapprochement bancaire) et participer à la réalisation d’une comptabilité mensuelle et trimestrielle fiable ;
  • Réaliser le classement des conventions et assurer la bonne tenue des pièces comptables sur AirTable et Google Drive ;
  • En lien avec le cabinet d’expertise comptable et la CAC, assister à la clôture des comptes ;
  • Émettre des reçus fiscaux ;
  • Participer à l’élaboration du budget et du prévisionnel de trésorerie, ainsi qu’à son suivi ;

En fonction des envies de la personne les missions suivantes peuvent être propossées :

  • Rédiger des dossiers de financement et des bilans financiers en lien avec le service administratif et financier.
  • Participer à l’élaboration de nos processus et proposer de nouveaux outils pour optimiser nos actions administratives et financières ;
  • En lien avec son tuteur(trice), aider les équipes à intégrer les enjeux financiers dans le cadrage de leurs projets (hypothèses clés, gestion du budget, etc.) ;
  • Participer à l’élaboration des structures de coûts pour chacune des activités de l’association et à la modélisation des différents scénarios de croissance ;

Les plus de ce poste !!

  • Des missions variées qui vont te plonger dans le fonctionnement d’une jeune structure en forte croissance ;
  • Une équipe jeune et dynamique avec une bonne ambiance de travail ;
  • L’opportunité de découvrir en 6 ou 12 mois une large partie du fonctionnement administratif d’une structuren à but non lucratif (Association loi 1901)
Profile

Stage type césure ou fin d’études / Alternance - Rémunération légale

  • D’une formation administrative/ressources humaines, tu prépares un niveau BTS ou Licence ;
  • Tu es très à l’aise avec les outils digitaux ;
  • Tu maîtrises les principes administratifs, RH et comptables ;
  • Tu es responsable et efficace, tu aimes travailler dans un environnement très évolutif et participer au développement d’une association en pleine croissance ;
  • Réactif.ve, organisé.e, tu apprends vite et tu as le sens des priorités ;
  • Tu as un vrai intérêt pour l’action sociale, l’ESS et les projets innovants ;
  • Tu as un bon relationnel, des qualités de communication orales et écrites, et une capacité à dialoguer avec des interlocuteurs très variés ;