Entrepreneurship in the territories: is it the right time?
Sous la supervision du Logisticien Desk et du Chargé des achats terrains, l’assistant(e) support logistique :
Achat :
- Suivi du tableau des signataires
- Suivi des mises à jour des Tableaux de Passation des Marchés (TPM)
- Examine les documents pour les dossiers d’achats réalisés sur le terrain ou au siège (bon de commande, cotations, analyse de cotations, contrats, etc.) et leur adéquation avec les procédures de Solidarités International
- Utilisation du logiciel de gestion des achats « LINK »
- Participe au contrôle interne des missions (sur les achats) en collaboration avec le chargé des achats terrains
- Assure le suivi et l’archivage des dérogations
- Assure le classement et l’archivage de tous les dossiers traités en version informatique
- Participe à l’harmonisation de la documentation interne (rédaction de tutoriels, mémos, mise à jour, traduction,…)
Logistique opérationnelle:
- Vérification des demandes d’achats d’équipement durable
- Participe à la constitution des documents logistiques des rapports finaux pour les bailleurs de fonds (vérification de la présence des équipements dans l’état de parc, préparation des annexes équipements, vérification de la conformité avec les procédures bailleurs, rapprochement des données logistiques avec les données financières etc.)
- Suivi des contrats de locations immobilières
- Participe au traitement du Pack logistique mensuel (état de parc, suivi carburant, suivi BCI, etc.)
- Mise à jour mensuel du Dashboard
- Suivi des factures de téléphone satellites
Vie du Desk et Inter-département :
- Participe aux réunions du Desk Moyen Orient et du département Logistique
- Participe aux réunions hebdomadaires avec les missions terrain
- Interface Skype avec les coordinateurs logistiques et leurs assistants
- Réaliser un exercice de mise en situation consistant à rédiger une demande de subventions humanitaires, en lien avec les assistant(e)s Programme et Finance
Principaux objectifs du stage :
- Connaitre les différents programmes et les domaines d’expertise de Solidarités International
- Comprendre le fonctionnement du siège d’une ONG humanitaire et les liens entre le siège et le terrain
- Découvrir les différents métiers de Solidarités International sur le terrain
- Maîtriser les procédures internes de Solidarités International et les procédures des principaux bailleurs de l’aide humanitaire
- Connaître le fonctionnement logistique d’une mission Solidarités International, en vue de partir en tant que Logisticien sur le terrain
- Découvrir la supervision à l’échelle du siège de la logistique d’une mission humanitaire
- Assurer le lien et la circulation de l’information entre le siège et le terrain
- Travailler conjointement avec les départements programme & finance du desk Moyen Orient
