Entrepreneurship in the territories: is it the right time?
Date de prise de fonction souhaitée : 19/09/2022
Durée du stage : 12 mois
Localisation : siège de SOLIDARITES INTERNATIONAL à Clichy
Principales missions :
Assister le.a Responsable Achats et Approvisionnement (RAA) du Département Logistique ainsi que le.a chargée d’achats et d’approvisionnement (CAA) dans l’exécution des tâches relative aux achats à destination du siège principalement.
Principaux objectifs :
- Assister la RAA et la CAA sur les demandes d’achat des différents départements du siège relatives aux fournitures, prestations de services et travaux à destination du siège ;
- S’assurer de la bonne application de procédures SI et bailleurs lors du processus d’achat ;
- Maîtriser les outils relatifs aux achats;
- Maîtriser les procédures internes de Solidarités International et les procédures des principaux bailleurs de l’aide humanitaire ;
- Assurer le lien et la circulation de l’information entre les différents interlocuteurs (desk, services HQ, terrain, bailleurs).
- Connaître les différents programmes et les domaines d’expertise de Solidarités International ;
Principales tâches :
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Assiste la chargée d’approvisionnement dans la gestion des commandes des missions dans le respect des procédures de Solidarités International ;
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Prend en charge les commandes siège. Assure le lien avec les autres services du siège (RH, Log, Communication) sur les questions relatives aux achats
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Réalise les dossiers d’achat et traitement des commandes chez les fournisseurs (appel d’offre, analyse et comparaison de cotation)
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Réceptionne les commandes
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Effectue les mises à jour la base de données des commandes et les partage avec les services du siège
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Effectue le suivi des contrats récurrents de prestation de service, alerte en cas de fin à venir et assume les renouvellements contractuels
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Clôture et archive les dossiers d’achats en s’assurant de leur conformité
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Suit les paiements fournisseurs avec la comptabilité fournisseurs, communique les alertes à la chargée des achats et/ou Responsable Achats
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Accompagne les demandeurs aux achats du siège dans l’appréhension du processus (assume à cette fin des sessions régulières de sensibilisation / formation)
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Contribue à la revue / préparation de documents à destination des services du siège et des missions en lien avec les achats (gestion relation fournisseurs / support de comm etc)
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Participe aux différentes réunions impliquant le département logistique ;
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Participe aux liens commerciaux avec les différents fournisseurs ; assure une veille produit pour les besoins des opérations ; assure la mise à jour de la base de données fournisseurs
Apports de l’alternance :
- Découvrir le fonctionnement du siège d’une ONG ainsi que les relations entre départements d’un siège
- Connaître les exigences des bailleurs de fonds et leur impact sur les procédures de Solidarités International
- S’initier à la relation fournisseurs
- Découvrir les problématiques humanitaires de Solidarités International et leur impact sur les achats et approvisionnements internationaux
- S’initier aux procédures en place au sein de Solidarités International
- Découvrir les différents métiers de Solidarités International au siège et sur le terrain
- Avoir une première approche du fonctionnement d’une mission et de ses contraintes spécifiques
- Comprendre les relations entre les différents acteurs humanitaires
- Découvrir les contraintes propres au transport d’aide humanitaire
- Immersion au sein d’un service en lien direct avec le terrain via les expatriés
- Découvrir la stratégie d’une ONG et son élaboration
CONTEXTE
Les tâches à effectuer sont transversales et nécessitent donc autonomie, rigueur et polyvalence. Un souhait de comprendre le milieu humanitaire et ses contraintes est fortement souhaité.
Les tâches décrites dans cette annonce sont susceptibles d’évoluer en fonction des chantiers en cours au siège et en fonction des besoins.
SOLIDARITES INTERNATIONAL s’engage à offrir à l’aternant.e une variété de tâches ainsi qu’une formation interne de préparation au départ lui permettant de renforcer utilement sa formation/son expérience en vue d’un engagement humanitaire futur.
Cette alternance constitue une opportunité de comprendre en profondeur le fonctionnement d’une ONG humanitaire, ses contraintes et les différentes approches.
