Executive Assistant - Paris

Long term
Paris, France
Consulting
Partial remote possible
35000 - 50000€ (Annual)
10+ yrs of exp.
Posted on 02-18-2022

SIRSA

Sirsa est un cabinet de conseil en transformation durable. Sa méthode : activer les données pour mettre en mouvement les organisations vers plus de transparence et d’impact.

More informations
  • Website
  • Company
  • Between 15 and 50 persons
  • Consulting
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SIRSA agrandit son équipe et recrute un(e) Executive Assistant en CDI

Nous recherchons notre futur(e) Executive Assistant dont l'objectif sera de soutenir notre CEO et notre CFO dans la réalisation de leurs missions au quotidien et de faciliter la vie de toute notre équipe dans nos bureaux parisiens et lors de nos offsites.

En ligne directe avec le CEO et le CFO, mais également en interaction l’ensemble des équipes, votre rôle sera triple :

  • Accompagner le CEO dans un rôle d’assistant(e) de direction au quotidien
  • Être en soutien du CFO sur des tâches administratives et juridiques
  • Assurer une bonne gestion des locaux et de la vie d’équipe

Vos missions

Assistant(e) de direction auprès du CEO (30%) :

  • Assister le CEO au quotidien dans la réalisation de ses missions
  • Assurer les prises de rendez-vous et la gestion complexe de l’agenda du CEO
  • Prioriser les sollicitations du CEO en autonomie
  • Organiser les réunions externes, engagements publics du CEO et leurs logistiques
  • Assister aux réunions, communiquer les ordres du jour, prendre des notes et suivre les mesures à prendre.
  • Organiser les déplacements et réservations du CEO
  • Traiter régulièrement des informations sensibles et confidentielles

Soutien administratif et juridique du CFO (45%) :

  • Rédaction des drafts des contrats clients et envoi de contrats pour signature via DocuSign sur la base d’un contrat template (en cas de négociation, le CFO reprend la main)
  • Assistance administrative RH : note de frais, gestion de l’outil de paie (Payfit) et les applications de bénéfices des employés (Swile).
  • Participer à l’onboarding des nouveaux collaborateurs dont la préparation des contrats sur la base de contrats template
  • Mettre à jour ou rédiger certains process de la société

Office management (25%) :

  • Veiller au bon fonctionnement de nos locaux parisiens d’un point de vue matériel et organisationnel (commande du matériel informatique et des fournitures, supervision du nettoyage et de la propreté des locaux, gestion du courrier et des colis, amélioration de l’aménagement,)
  • Accueillir les visiteurs, gérer le registre de visites (peu de visites dans nos locaux) et filtrer les entrées en accord avec nos règles de sécurité
  • Organiser les évènements clients (petits-déjeuners, soirées clients, webinars, soirée de Noël) et internes (petits-déjeuners de bienvenue, Séminaires, apéro et soirée diverses) dans les bureaux ou offsite
Profile

Profil recherché

  • Vous avez au moins 10 ans d'expérience sur un poste similaire
  • Vous savez travailler de manière autonome et avez une bonne capacité d’organisation
  • Vous aimez communiquer avec différentes parties prenantes (Direction générale, Clients, Consultants, etc.)
  • Vous aimez et avez l'habitude de travailler dans un environnement en constante évolution
  • Vous avez un diplôme en gestion et administration des entreprises, en assistanat, en support à l’action managériale.
  • Vous avez le sourire, vous aimez rendre service, vous aimez résoudre les problèmes et trouver des solutions pour les gens avec qui vous travaillez

Compétences requises

  • Excellentes qualités de communication orale et écrite (orthographe impeccable)
  • Excellentes capacités d’organisation et de planification
  • Compétence MS Office (Outlook, Word, Excel et PowerPoint), et autres outils (Teams, Notion, …)
  • Autonomie et Proactivité
  • Niveau d’anglais : vous pouvez comprendre et écrire un anglais professionnel de base

Bénéfices et environnement de travail

  • Entreprise engagée et en forte croissance
  • Petite équipe et management de proximité
  • Plan d’épargne entreprise
  • Obligations légales : 50% de la carte de transport + 9€/jour de carte repas (Swile) + mutuelle Alan avantageuse
  • Politique de télétravail formalisée

Informations complémentaires

  • Type de contrat : CDI
  • Lieu : Paris, France (75010)
  • Niveau d'études : Bac+2 à Master
  • Expérience : minimum 10 ans
  • Salaire : à discuter selon profil et expérience (entre 35 000 € et 50 000 € de package annuel)