SIRSA agrandit son équipe et recrute un(e) Executive Assistant en CDI
Nous recherchons notre futur(e) Executive Assistant dont l'objectif sera de soutenir notre CEO et notre CFO dans la réalisation de leurs missions au quotidien et de faciliter la vie de toute notre équipe dans nos bureaux parisiens et lors de nos offsites.
En ligne directe avec le CEO et le CFO, mais également en interaction l’ensemble des équipes, votre rôle sera triple :
- Accompagner le CEO dans un rôle d’assistant(e) de direction au quotidien
- Être en soutien du CFO sur des tâches administratives et juridiques
- Assurer une bonne gestion des locaux et de la vie d’équipe
Vos missions
Assistant(e) de direction auprès du CEO (30%) :
- Assister le CEO au quotidien dans la réalisation de ses missions
- Assurer les prises de rendez-vous et la gestion complexe de l’agenda du CEO
- Prioriser les sollicitations du CEO en autonomie
- Organiser les réunions externes, engagements publics du CEO et leurs logistiques
- Assister aux réunions, communiquer les ordres du jour, prendre des notes et suivre les mesures à prendre.
- Organiser les déplacements et réservations du CEO
- Traiter régulièrement des informations sensibles et confidentielles
Soutien administratif et juridique du CFO (45%) :
- Rédaction des drafts des contrats clients et envoi de contrats pour signature via DocuSign sur la base d’un contrat template (en cas de négociation, le CFO reprend la main)
- Assistance administrative RH : note de frais, gestion de l’outil de paie (Payfit) et les applications de bénéfices des employés (Swile).
- Participer à l’onboarding des nouveaux collaborateurs dont la préparation des contrats sur la base de contrats template
- Mettre à jour ou rédiger certains process de la société
Office management (25%) :
- Veiller au bon fonctionnement de nos locaux parisiens d’un point de vue matériel et organisationnel (commande du matériel informatique et des fournitures, supervision du nettoyage et de la propreté des locaux, gestion du courrier et des colis, amélioration de l’aménagement,)
- Accueillir les visiteurs, gérer le registre de visites (peu de visites dans nos locaux) et filtrer les entrées en accord avec nos règles de sécurité
- Organiser les évènements clients (petits-déjeuners, soirées clients, webinars, soirée de Noël) et internes (petits-déjeuners de bienvenue, Séminaires, apéro et soirée diverses) dans les bureaux ou offsite