Administrative & Financial Manager - Montreuil

Long term
Montreuil, France
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Partial remote possible
40000 - 45000€ (Annual)
5 yrs of exp.
Posted on 09-19-2022

Simplon.co

Simplon.co est un réseau de Fabriques solidaires et inclusives qui proposent des formations gratuites aux métiers techniques du numérique en France et à l’étranger Discover the impact study >

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Placé.e sous la responsabilité du.de la directeur.rice de l’Impact Unit, le/la Responsable Administratif et Financier Île-de-France a pour rôle de piloter les actions d’élaboration, consolidation et suivi budgétaire, de reporting administratif et financier auprès des partenaires et bailleurs, et de suivi de la facturation en lien avec l’équipe et la direction des ressources.

Le/a Responsable Administrative et Financier est membre du comité de direction de Simplon Île-de-France et encadre une équipe de Chargé.e.s de Gestion Administrative et Financière.

Missions principales :

Finances :

  • Vous êtes garant du P&L de l’Impact Unit Île-de-France
  • Vous réalisez le suivi administratif et financier des subventions publiques et privées, depuis la rédaction des rapports d’étapes jusqu’au rapport final financier ;
  • Vous élaborez et suivez l’échéancier des conventions et des obligations administratives et financières
  • Vous assurez les relations administratives et financières avec les différents financeurs
  • Vous pilotez voire effectuez la saisie des informations et des indicateurs demandés par les financeurs sur leurs plateformes et leurs outils propres propres à chacun
  • Vous accompagnez les équipes dans la réalisation du suivi budgétaire des projets, la consolidation des budgets et vous élaborez les reportings financiers
  • Vous contribuez à l’optimisation de la trésorerie en supervisant l’établissement des devis et factures et vous assurez de la bonne collecte et transmission des justificatifs nécessaires
  • Vous faites vous-mêmes des saisies complexes de facturation achat ou vente
  • Vos suivez les règlements à la demande de la Direction des Ressources
  • Vous établissez les tableaux de bord mensuels de pilotage, en lien avec le cadre fixé par la Direction des Ressources
  • Vous êtes en veille sur les dispositifs de financements publics et privés mobilisables et leurs enjeux.

Administratives :

  • Vous créez, révisez, mettez à jour, diffusez et expliquez le cadre de gestion administrative pour l’ensemble des formations déployées.
  • Vous permettez à votre équipe de répondre aux questions administratives des apprenants
  • Vous recensez les documents à transmettre (protocole, émargements, conventions, …)
  • Vous contrôlez la bonne application des procédures en vigueur dans le cadre de Qualiopi
  • Vous êtes garant du respect des obligations de déclaration, ainsi que du reporting intermédiaire et final des projets.
  • Vous préparez les contrats de prestation, en relation avec les opérationnels, les formateurs et la direction des ressources humaines et apportez un appui aux équipes sur différentes missions RH
  • Vous participez à la rédaction des conventions de partenariat
  • Vous contribuez à la préparation des réponses aux appels à projets

Logistique :

  • Vous évaluez et centralisez les besoins logistiques dans les différentes fabriques.
  • Vous gérez les stocks et relations fournisseurs
  • Vous gérez les démarches administratives et logistiques liées aux locaux et aux déménagements
Profile

Pour rejoindre Simplon :

  • Goût du travail collaboratif
  • Agilité et capacité à s’adapter à des publics très variés
  • Intérêt pour la culture numérique et l’innovation sociale

Pour occuper le poste :

  • Bonne connaissance technique comptable et financière
  • Bonne connaissance des obligations liées aux financements publics et savoir appliquer la réglementation des conventions et accords de prise en charge et savoir utiliser des logiciels spécifiques de suivi et de gestion des actions de formation
  • Connaissance du fonctionnement d’un organisme de formation
  • Maîtrise de l’utilisation des systèmes d’information : Excel, google sheet, google drive
  • Compétence en analyse de données
  • Une bonne connaissance des métiers et de l’écosystème du digital ou de l’ESS est un plus.

Expérience souhaitée :

  • Expérience de 5 ans minimum sur une fonction similaire

Qualités requises :

  • Capacité d’analyse, de synthèse, d’organisation et de rigueur
  • Bonnes qualités relationnelles pour dialoguer avec différents types d’interlocuteurs
  • Savoir être agile et réactif
  • Curiosité et esprit critique
  • Autonomie et prise d’initiatives - capacité à proposer des solutions innovantes