Administrative & Financial Manager - Montreuil

Long term
Montreuil, France
Learning
Partial remote possible
5 yrs of exp.
Posted on 07-27-2022
This job is no longer available.

Simplon.co

Simplon.co est un réseau de Fabriques solidaires et inclusives qui proposent des formations gratuites aux métiers techniques du numérique en France et à l’étranger Discover the impact study >

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  • Website
  • Company
  • Between 50 and 250 employees
  • Learning
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Simplon.co est une entreprise agréée “Sociale et Solidaire”, labellisée LUCIE26000 et résolument engagée pour un numérique inclusif, solidaire et responsable.

La mission de Simplon en tant que plus grand réseau français d’écoles numériques inclusives : détecter, orienter, former et accompagner vers l’emploi dans les métiers techniques du numérique des talents de tous horizons.

Nos apprenants sont issus de territoires fragiles (quartiers, ruralité, Outre-mer et à l’international dans plus de 20 pays), de milieux modestes ou défavorisés. Ils peuvent également être des personnes peu ou pas diplômées, réfugiées ou primo-arrivantes ou en situation de handicap.

Pour l’ensemble des apprenant-es avec un objectif de parité femmes-hommes.

Quelques chiffres..

Simplon.co a formé plus de 10 000 personnes depuis sa création avec un taux de sortie positive supérieur à 70%.

Aujourd’hui présent au travers de plus de 100 implantations en France et à l’international, Simplon.co poursuit son développement et sa forte croissance avec un objectif de doubler son impact dans les 3 prochaines années.

Vous êtes expert technique et vous voulez transmettre ? C’est possible : Simplon vous forme à former !

VOTRE MISSION

Placé.e sous la responsabilité du.de la directeur.rice de l’Impact Unit, le/la Responsable Administratif et Financier Île-de-France a pour rôle de piloter les actions d’élaboration, consolidation et suivi budgétaire, de reporting administratif et financier auprès des partenaires et bailleurs, et de suivi de la facturation en lien avec l’équipe et la direction des ressources.

Le/a Responsable Administrative et Financier est membre du comité de direction de Simplon Île-de-France et manage une équipe de Chargé.e.s de Gestion Administrative et Financière.

Missions principales :

  • Finances

  • Vous êtes garant du P&L de l’Impact Unit Île-de-France

  • Vous réalisez le suivi administratif et financier des subventions publiques et privées, depuis la rédaction des rapports d’étapes jusqu’au rapport final financier ;

  • Vous élaborez et suivez l’échéancier des conventions et des obligations administratives et financières

  • Vous assurez les relations administratives et financières avec les différents financeurs

  • Vous pilotez voire effectuez la saisie des informations et des indicateurs demandés par les financeurs sur leurs plateformes et leurs outils propres propres à chacun

  • Vous accompagnez les équipes dans la réalisation du suivi budgétaire des projets, la consolidation des budgets et vous élaborez les reportings financiers

  • Vous contribuez à l’optimisation de la trésorerie en supervisant l’établissement des devis et factures en lien avec les équipes opérationnelles et la direction des ressources, et vous assurez de la bonne collecte et transmission des justificatifs nécessaires

  • Vous faites vous-mêmes des saisies complexes de facturation achat ou vente

  • Vos suivez les règlements à la demande de la Direction des Ressources

  • Vous établissez les tableaux de bord mensuels de pilotage, en lien avec le cadre fixé par la Direction des Ressources

  • Vous êtes en veille sur les dispositifs de financements publics et privés mobilisables et leurs enjeux.

  • Administrative

  • Vous créez, révisez, mettez à jour, diffusez et expliquez le cadre de gestion administrative pour l’ensemble des formations déployées (process, documents type, formation des équipes opérationnelles, collecte des documents, etc).

  • Vous permettez à votre équipe de répondre aux questions administratives des apprenants

  • Vous recensez les documents à transmettre (protocole, émargements,conventions, …)

  • Vous mettez en oeuvre et coordonnez un appui des opérationnels pour :

  • la préparation des documents administratifs de rentrée et sortie de formation

  • la centralisation, le classement et l’archivage des documents administratifs

  • la qualité des saisies dans l’ERP de gestion des formations.

  • la prise en main du nouvel outil d’émargement électronique et référente pour l’IU

  • Vous contrôlez la bonne application des procédures en vigueur dans le cadre de Qualiopi

  • Vous êtes garant du respect des obligations de déclaration, ainsi que du reporting intermédiaire et final des projets.

  • Vous préparez les contrats de prestation, en relation avec les opérationnels, les formateurs et la direction des ressources humaines et apportez un appui aux équipes sur différentes missions RH

  • Vous participez à la rédaction des conventions de partenariat

  • Vous contribuez à la préparation des réponses aux appels à projets

  • Logistique

  • Vous évaluez et centralisez les besoins logistiques dans les différentes fabriques.

  • Vous gérez les stocks et relations fournisseurs

  • Vous gérez les démarches administratives et logistiques liées aux locaux et aux déménagements

Profile

Pour rejoindre Simplon :

  • Goût du travail collaboratif
  • Agilité et capacité à s’adapter à des publics très variés
  • Intérêt pour la culture numérique et l’innovation sociale

Pour occuper le poste :

  • Bonne connaissance technique comptable et financière
  • Bonne connaissance des obligations liées aux financements publics et savoir appliquer la réglementation des conventions et accords de prise en charge et savoir utiliser des logiciels spécifiques de suivi et de gestion des actions de formation
  • Connaissance du fonctionnement d’un organisme de formation
  • Maîtrise de l’utilisation des systèmes d’information : Excel, google sheet, google drive
  • Compétence en analyse de données
  • Une bonne connaissance des métiers et de l’écosystème du digital ou de l’ESS est un plus.

Expérience souhaitée :

  • Expérience de 5 ans minimum sur une fonction similaire

Qualités requises :

  • Capacité d’analyse, de synthèse, d’organisation et de rigueur
  • Bonnes qualités relationnelles pour dialoguer avec différents types d’interlocuteurs
  • Savoir être agile et réactif
  • Curiosité et esprit critique
  • Autonomie et prise d’initiatives - capacité à proposer des solutions innovantes