Financial and Administrative Manager - Marseille

Long term
Marseille, France
Learning
Partial remote possible
36000 - 38000€ (Annual)
3 yrs of exp.
Posted on 11-16-2022

Simplon.co

Simplon.co est un réseau de Fabriques solidaires et inclusives qui proposent des formations gratuites aux métiers techniques du numérique en France et à l’étranger Discover the impact study >

More informations
  • Website
  • Company
  • Between 50 and 250 employees
  • Learning
Read more

Placé.e sous la responsabilité du directeur de l’Impact Unit Région Sud à Marseille, le/la responsable administratif et financier a pour rôle de piloter les actions d’élaboration, de consolidation et de suivi budgétaire, de reporting administratif et financier auprès des partenaires et bailleurs, et de suivi de la facturation en lien avec l’équipe siège de Simplon. .

Il travaille en collaboration avec la Direction Administrative et Financière du siège.

ÊTRE RESPONSABLE ADMINISTRATIF ET FINANCIER CHEZ SIMPLON

Missions financières (40%)

  • Pilotage, suivi et vérification de la facturation (OPCO dans le cadre de l’alternance, acteurs publics dans le cadre de marchés publics) et du règlement des fournisseurs, en lien avec la DAF Siège pour sécuriser les revenus et la trésorerie de l’IU.
  • Suivi administratif et financier des subventions publiques et privées et des marchés publics ainsi que relations avec les différents financeurs
  • Accompagnement des équipes opérationnelles dans l’élaboration, le suivi budgétaires et le reporting financiers des projets
  • Validation et ajustement des tableaux de bord mensuels en lien avec le cadre fixé par la Direction Financière

Missions administratives (40%)

  • Être référent.e du cadre de gestion administratif des formations déployées (process, documents type, formation des équipes opérationnelles, collecte des documents, reporting etc).
  • Encadrer l’équipe administrative composé d’une chargée de gestion administrative en alternance et la soutenir dans la réponse aux questions des équipes opérationnelles
  • Être référent.e du bon usage des outils utilisés pour le déploiement de nos actions de formations (classement et l’archivage documents administratifs de rentrée et sortie de formation, qualité des saisies dans l’ERP de gestion des formations, etc.)
  • Contrôler la bonne application des procédures en vigueur dans le cadre de Qualiopi
  • Contrôler et contribuer à la rédaction de tout document administratif (conventions de partenariat, appels à projets…)
  • Être garant du respect des obligations de déclaration, ainsi que du reporting intermédiaire et final des projets (subvention publique, appels à projets, marchés publics, contrat d’apprentissage, etc.)

Logistique (20%)

  • Évaluer et centraliser les besoins logistiques dans les différentes fabriques.
  • S’assurer de la bonne gestion des stocks et relations fournisseurs
  • Contribuer aux démarches administratives et logistiques liées aux déménagements éventuels
Profile

Pour rejoindre Simplon :

  • Goût du travail collaboratif
  • Agilité et capacité à s’adapter à des publics très variés
  • Intérêt pour la culture numérique et l’innovation sociale

Pour occuper le poste :

  • Bonne connaissance technique comptable et financière
  • Bonne connaissance des obligations liées aux financements publics et savoir appliquer la réglementation des conventions et accords de prise en charge (Subvention Régionale, Action de Formation Conventionnée avec Pôle Emploi, Fond Social Européen, etc.)
  • Savoir utiliser des logiciels spécifiques de suivi et de gestion des actions de formation
  • Connaître le fonctionnement d’un organisme de formation, les financements OPCO, les AFC Pôle Emploi, etc.
  • Maîtrise de l’utilisation des systèmes d’information : Excel, google sheet, google drive
  • Compétence en analyse de données financières

Expériences requises : Vous justifiez d’une expérience d’au moins 3 ans sur un poste de Gestion budgétaire, administratif et financier ou de contrôle de gestion. Vous avez idéalement déjà travaillé dans un organisme de formation ou en comprenez les enjeux.

Vous êtes intervenu dans une structure ou votre fonction était essentielle à son bon fonctionnement (sur des aspects administratifs et financiers).