Administrative & Financial Manager - Villeurbanne

Long term
Villeurbanne, France
Learning
Partial remote possible
37000 - 42000€ (Annual)
3 yrs of exp.
Posted on 09-21-2022
Start : novembre 2022
This job is no longer available.

Simplon.co

Simplon.co est un réseau de Fabriques solidaires et inclusives qui proposent des formations gratuites aux métiers techniques du numérique en France et à l’étranger Discover the impact study >

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Placé.e sous la responsabilité du.de la directeur.rice de l’Impact Unit Auvergne-Rhône-Alpes, le/la responsable administratif et financier a pour rôle de piloter les actions d’élaboration, consolidation et suivi budgétaire, de reporting administratif et financier auprès des partenaires et bailleurs, et de suivi de la facturation en lien avec l’équipe et la direction des ressources.

Missions principales :

Administrative

  • Vous créez, révisez, mettez à jour, diffusez et expliquez le cadre de gestion administrative pour l’ensemble des formations déployées (process, documents type, formation des équipes opérationnelles, collecte des documents, etc).
  • Vous pilotez et managez l’équipe administrative, constituée de 2 personnes
  • Vous veillez au bon fonctionnement de votre équipe et vous l’accompagnez pour lui permettre de répondre aux questions administratives des chargés de projets
  • Vous recensez les documents à transmettre (certificats, émargements,conventions, …) en fonction des dispositifs
  • Vous mettez en oeuvre et vous coordonnez un appui des opérationnels pour :
  • la préparation des documents administratifs de rentrée et sortie de formation
  • la centralisation, le classement et l’archivage des documents administratifs
  • la qualité des saisies dans l’ERP de gestion des formations.
  • la prise en main du nouvel outil d’émargement électronique
  • Vous êtes référent.e des outils principaux utilisés dans l’IU
  • Vous contrôlez la bonne application des procédures en vigueur dans le cadre de Qualiopi
  • Vous êtes garant du respect des obligations de déclaration, ainsi que du reporting intermédiaire et final des projets.
  • Vous participez à la rédaction des conventions de partenariat
  • Vous contribuez à la préparation des réponses aux appels à projet

Finances

  • Vous pilotez la facturation pour sécuriser les revenus de l’IU et vous assurez de la bonne collecte et transmission des justificatifs nécessaires
  • Vous réalisez les dossiers de de demandes subventions à l’issue des formations
  • Vous participez au suivi administratif et financier des subventions publiques et privées et assurez les relations administratives et financière avec les différents financeurs
  • Vous accompagnez les équipes opérationnelles dans la réalisation du suivi budgétaire des projets, la consolidation des budgets et participez à l’élaboration des reportings financiers
  • Vous pilotez voire effectuez la saisie des informations et des indicateurs demandés par les financeurs sur leurs plateformes et leurs outils propres propres à chacun
  • Vous contribuez à l’optimisation de la trésorerie en supervisant la saisie des factures de fournisseurs en lien avec les équipes opérationnelles et la direction des ressources
  • Vous suivez les règlements effectués par de la Direction Financière
  • Vous validez et ajustez les tableaux de bord mensuels en lien avec le cadre fixé par la Direction Financière
  • Vous êtes en veille sur les dispositifs de financements publics et privés mobilisables et leurs enjeux.

Logistique

  • Vous évaluez et centralisez les besoins logistiques dans les différentes fabriques.
  • Vous assurez la bonne gestion des stocks et relations fournisseurs
  • Vous contribuez aux démarches administratives et logistiques liées aux déménagements éventuels
Profile

Pour occuper le poste :

  • Bonne connaissance technique comptable et financière
  • Bonne connaissance des obligations liées aux financements publics et savoir appliquer la réglementation des conventions et accords de prise en charge
  • Savoir utiliser des logiciels spécifiques de suivi et de gestion des actions de formation
  • Maîtrise de l’utilisation des systèmes d’information : Excel, google sheet, google drive
  • Compétence en analyse de données
  • En plus : connaître le fonctionnement d’un organisme de formation, les financements OPCO

Expérience souhaitée :

  • Expérience de 3 ans minimum sur une fonction similaire

Qualités requises :

  • Capacité d’analyse, de synthèse, d’organisation et de rigueur
  • Etre méthodique
  • Bonnes qualités relationnelles pour dialoguer avec différents types d’interlocuteurs (opérationnels non financiers), esprit d’équipe
  • Capacité d’organisation et de planification
  • Savoir gérer ses stress et être réactif
  • Savoir déléguer
  • Savoir respecter des deadline imposées
  • Curiosité et esprit critique pour l’analyse des chiffres
  • Autonomie et prise d’initiatives - capacité à proposer des solutions innovantes